Uitbesteden van inkoopprocessen in de zorg wint aan terrein
Het uitbesteden van de afdeling inkoop is binnen de zorgsector bezig met een flinke opmars. Jeroen Meijer van inkoopadviesbureau Coppa volgt de ontwikkelingen al vanaf het prille begin. Hij ging met ons in gesprek over de verschillende voordelen die zorgen dat het uitbesteden van de afdeling inkoop zo’n vlucht aan het nemen is, en legt uit waar zorginstellingen op moeten letten bij het selecteren van de juiste samenwerkingspartner.
Jaarlijks kopen zorginstellingen voor enorme bedragen goederen en diensten in. Om hoeveel geld het in totaal precies gaat is lastig vast te stellen, maar voor ziekenhuizen geldt dat het ongeveer 30-35% van hun budget is, voor de VVT en GGZ-sector rond de 20%.
Bij het uitbesteden van de afdeling inkoop kijken zorginstellingen meestal gelijk naar hun operationele taken. Meijer: “Het daadwerkelijk bestellen van goederen en diensten kan eenvoudig door een derde partij worden uitgevoerd. Het gaat dan echt om alles wat een zorgorganisatie bestelt – van pacemakers tot uitzendkrachten en van een elektronisch patiëntendossier tot aan voeding en stents.”
Maar wanneer het aankomt op de tactische inkoopactiviteiten (denk aan het contracteren van leveranciers) of zelfs strategische taken (denk aan het opstellen en uitrollen van het inkoopbeleid), dan komen veel meer overwegingen om de hoek kijken. “Zorginstellingen moeten dan onder meer kijken wat ze scharen onder hun kernactiviteiten en of hun inkoopactiviteiten daar wel bij horen”, aldus Meijer.
Wat tal van praktijkvoorbeelden uit binnen- en buitenland duidelijk laten zien is dat een goed functionerende inkoopfunctie een flinke bijdrage kan leveren aan de financiële gezondheid en slagvaardigheid van een zorginstelling.
“Juist dit is voor kleine- tot middelgrote zorginstellingen moeizaam te realiseren”, geeft Meijer aan. “Op dat moment is het beter om de afdeling inkoop en de bijbehorende activiteiten te gaan uitbesteden.”
De voordelen van uitbesteden
Hij trekt de vergelijking met het IT-domein, waar uitbesteden “de gewoonste zaak van de wereld is”. De voordelen van IT-outsourcing zijn, zo legt hij uit, ook grotendeels van toepassing op de inkoopfunctie.
Het meest voor de hand liggende voordeel van uitbesteden zijn besparingen. “Inderdaad”, beaamt Meijer. “Het uitbesteden van de afdeling inkoop brengt vrijwel altijd een structurele inkoopbesparing met zich mee doordat gespecialiseerde inkopers betere prijsafspraken kunnen maken met leveranciers en het inkoopproces efficiënter kunnen inrichten. Bovendien nemen inkoopspecialisten de verantwoordelijkheid over voor het opleiden van medewerkers en de inzet van inkooptools.”
“Vaak worden inkoopcontracten door de afdelingen zelf afgesloten. Daar ontbreekt de benodigde inkoopexpertise, zodat veel contracten kwalitatief niet op orde zijn.”
Een tweede belangrijk voordeel is dat zorginstellingen zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten. “Inkoop is echt een vak, dat doe je er niet zomaar bij. Sommige zorginstellingen maken daarom de strategische keuze om inkoop – mogelijk deels – niet langer in-house uit te voeren.”
“Neem het care-segment als voorbeeld”, geeft hij aan. “Daar zie je dat steeds meer partijen zich steeds meer gaan richten op het worden van een regieorganisatie. Daar past bij dat steeds meer bedrijfsactiviteiten worden uitbesteed, omdat de organisaties zich vooral willen focussen op het verlenen van zorg.”
Zorgorganisaties die de inkoop wel zelf blijven doen lopen geregeld tegen problemen aan, licht Meijer toe. “Vaak zie je dat inkoopcontracten decentraal, door de afdelingen zelf, worden afgesloten. Daar ontbreekt de benodigde inkoopexpertise, zodat veel contracten dan kwalitatief niet op orde zijn.”
Ook kwaliteit speelt een rol – “en een die niet moet worden onderschat”, benadrukt Meijer. “Specialisten kunnen een professioneel inkoopproces waarborgen. Ze zorgen ook dat zorginstellingen altijd over up-to-date inkoopkennis en -systemen kunnen beschikken.”
Tegelijkertijd zorgt eigenaarschap bij één professionele partij (multi-inkoopuitbesteding komt in tegenstelling tot in de IT bijna niet voor) ervoor dat er meer regie is op datakwaliteit. In de hedendaagse datagedreven wereld leg je hiermee het fundament voor performance management en continu verbeteren.
Maatschappelijk verantwoord inkopen
Ten slotte kan ook meer focus worden aangebracht in andere doelstellingen, zoals flexibiliteit of maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Meijer: “Wij zien natuurlijk dat MVI een steeds belangrijker thema wordt en ook daar helpen wij onze klanten mee. Zo doen steeds meer zorginstellingen mee aan de Milieuthermometer Zorg en wij helpen hen om hun doelstellingen op dit onderwerp te bereiken met inkoop.”
Ook organiseert Coppa zelf jaarlijks ‘de week van de duurzaamheid’. “Daar geven bekende sprekers binnen dit thema een presentatie. Veel van onze klanten zijn gedurende deze week bij één of meerdere sessies aanwezig. Zo bevorderen wij aandacht voor dit onderwerp, inspireren ze en helpen klanten om er ook daadwerkelijk uitvoering aan te geven binnen de zorginstelling en dit verder te ontwikkelen.”
MVI is ook het thema waarbinnen Meijer dit jaar de meeste ontwikkelingen ziet waar zorgorganisaties van kunnen profiteren. “Een voorbeeld is dat we samen met leveranciers kijken of cliënten van de betreffende zorginstelling bij hen aan het werk kunnen.”
Daarnaast blijven ook ICT-kennis en robotisering nog altijd belangrijker worden, voegt hij toe. “Met deze drie onderwerpen gaan wij samen met onze klanten in 2022 verder aan de slag.”
De juiste samenwerkingspartner
Zoals bij de selectie van elke leverancier, is het vinden van de juiste inkooppartner een traject dat vraagt om een zorgvuldige benadering. “Bij een uitbesteding wordt een relatie aangegaan voor meerdere jaren – vaak vijf tot zeven jaar – waarbinnen opdrachtgever en dienstverlener niet eenvoudig van elkaar af kunnen. Er ontstaat dus een relatie waarin beide partijen afhankelijk zijn van elkaar.”
Belangrijk is daarom om een partner te vinden die al jarenlange ervaring heeft met dit type dienstverlening. Daarnaast benadrukt Meijer dat iedere uitbesteding altijd de nodige organisatorische en menselijke uitdagingen met zich meebrengt.
In de overgangsfase is het belangrijk om de transitie te behandelen als een veranderproject. “Naast het inregelen van de processen en governance dient ook aandacht te worden gegeven aan de mensen die de impact zullen voelen, vooral de medewerkers die overgaan naar de externe inkooppartner.”
“Zorginstellingen die hun inkoop uitbesteden zijn veel beter gepositioneerd om snel in te spelen op de voortdurende ontwikkelingen binnen de markt.”
Ook buy-in van het leiderschap is een absolute randvoorwaarde. “Alles valt of staat met commitment van het hoger management om de inkooptransformatie te ondersteunen. En met vertrouwen in de partner – alleen als het een echte samenwerking is, dan is de uitbesteding kansrijk.”
“Wij werken daarom ook altijd met een stuurgroep inkoop of een procurement board”, legt Meijer uit. “Hierin is het hoger management vertegenwoordigd, waarmee zij verantwoording nemen voor het slagen van de inkoopfunctie. Zij keuren immers inkoopprojectplannen goed en zorgen voor voldoende resources om alle inkoopactiviteiten goed te kunnen uitvoeren en sturen bij indien dat nodig is.”
Ook maakt Coppa gebruik van het centraal geleide inkoopbesturingsmodel “In dit model zitten de inkopers zoveel mogelijk op de locatie van de klant en zo dicht mogelijk bij de business – de afdeling waar zij voor inkopen om zo de verbinding met hen te houden. Wij zorgen er als inkoopexperts voor dat de inkopers de benodigde expertise bezitten van de productgroepen die deze afdeling inkoopt.”
Beter gepositioneerd
Al met al verwacht Meijer dat inkoopoutsourcing in de zorg verder aan terrein zal winnen in de komende jaren. “De Covid-19-crisis heeft gezorgd voor een versnelde bewustzijnsverhoging van hoe belangrijk het is om in controle te zijn over je voorraden – denk alleen al aan mondmaskers. Daarnaast speelt in de huidige zorgmarkt ook de noodzaak om kostenefficiënt te opereren en je te kunnen focussen op waar je als zorginstelling echt een verschil maakt: het verlenen van zorg.”
Al met al meer dan genoeg redenen dus voor kleine tot middelgrote zorginstellingen om werk te maken van het uitbesteden van hun inkoopprocessen, concludeert Meijer. “In zijn algemeenheid durf ik te stellen dat deze zorginstellingen die hun inkoop uitbesteden veel beter zijn gepositioneerd om snel in te spelen op de voortdurende ontwikkelingen binnen de markt.”
Coppa is naast consultant voor inkooptransformatie ook een managed services provider voor inkoopprocessen. Het bureau verzorgt momenteel de gehele inkoop van meer dan 20 zorginstellingen, waaronder ziekenhuizen, jeugdzorginstellingen, ggz- en ouderenzorginstellingen.
