Valcon helpt retailer bij opzetten van een nieuw distributiecentrum

Een groeiende Nederlandse retailer heeft de ambitie om haar logistieke netwerk en capaciteit uit te breiden. Samen met Valcon wordt deze ambitie momenteel tot uitvoering gebracht. Een blik op het project en de bijdrage van de consultants.

De retailer heeft een bestaand netwerk van distributiecentra dat volgens prognoses op korte termijn niet meer voldoet aan de groeiende klantvraag. Daarom wil deze partij haar distributienetwerk en logistieke capaciteit uitbreiden.

Valcon is gevraagd om te ondersteunen bij het uitwerken en realiseren van het doel. Dit alles gebeurt in nauwe samenwerking met de medewerkers van de retailer.

De werkzaamheden waarbij Valcon een belangrijke rol speelt worden in vier fases uiteengezet.

Fase 1: Vaststellen plan

Samen met de collega’s van de retailer hebben een projectmanager en business analist van Valcon een plan van aanpak opgesteld. Hiervoor zijn verschillende scenario’s uitgewerkt om te kijken welk scenario het beste aansluit bij de situatie van de retailer. Het resultaat? De retailer heeft besloten om enerzijds een nieuw distributiecentrum op te zetten en anderzijds een bestaand distributiecentrum opnieuw in te richten. Deze keuze komt voort uit de verwachte groei van de klantvraag.

Daarnaast zijn er grofweg twee processen te onderscheiden die efficiënter worden uitgevoerd als dit in aparte distributiecentra plaats vindt. Om de centra optimaal te benutten wordt daarom ook de verdeling van de producten per pand opnieuw beoordeeld.

Fase 2: Opstellen plan

De volgende fase omvat het opstellen van een investeringsplan. Hiervoor zijn verschillende analyses uitgevoerd om vast te stellen waaraan het bestaande en nieuwe distributiecentrum moet voldoen. De belangrijkste analyses voor het investeringsplan zijn:

• Logistieke requirements (wat moeten de processen en het pand faciliteren?)
• De benodigde grootte van het distributiecentrum (m2)
• De verdeling van producten over de distributiecentra (de productmix)
• De inrichting en layout van het nieuwe distributiecentrum
• De herinrichting van het bestaande distributiecentrum
• Grove uitwerking van de logistieke processen in en om het distributiecentrum
• Korte uitwerking van verwachte uitdagingen
• Productiviteitsmodel
• Benodigde mechanisatie en equipment
• Selectie van het pand (leasen, kopen of bouwen)

Deze analyses zijn samen met een controller van de retailer omgezet in een investeringsplan. Het management heeft op basis van dit plan een akkoord gegeven voor de realisatie.

Fase 3: Realisatie (huidige fase)

Het investeringsplan uit de vorige fase wordt gebruikt als uitgangspunt voor een gedetailleerdere uitwerking van de benodigde logistieke processen. Samen met experts uit de operatie worden de processen voor beide panden een voor een nauwkeurig doorlopen en wordt vastgesteld hoe de distributiecentra in de toekomst moeten gaan werken.

Ook wordt bepaald welke IT-ontwikkelingen en rapportages er nodig zijn om de processen goed te faciliteren.

Zodra een proces gereed is, worden er user stories en test scripts geschreven, zodat de IT-afdeling direct kan starten met de ontwikkelwerkzaamheden. Zo ontstaat er een geschakelde planning en realisatie die zorgt dat de tijdslijnen kort blijven.

Fase 4: Test en overdracht

Tot slot worden alle processen en IT-ontwikkelingen grondig getest zodat iedereen zeker weet dat er geen fouten zijn ontstaan tijdens de realisatiefase. Door fouten snel op te lossen worden de werkprocessen en de ondersteunende IT-applicatiessnel mogelijk startklaar gemaakt voor de (her)opening van het pand.

Alle experts van de retailer moeten door het testen voldoende vertrouwen krijgen om een goedkeurig te geven. Na deze goedkeuring kan de overdracht naar de logistieke service provider plaatsvinden. Dit is een partij die de operatie van het pand uitvoert en beheert in opdracht van de retailer.

De logistieke service provider leidt haar personeel op en bereidt zich voor op de overdracht van de operationele verantwoordelijkheden. Voor het nieuwe pand betekent deze overdracht een officiële opening, voor het bestaande pand wordt dan de nieuwe werkwijze actief.

Valcon heeft een doortastende methode om samen met de retailer concrete plannen op te stellen en te implementeren. Deze plannen worden vervolgens snel tot actie omgezet om direct resultaat te boeken.