KlimaatGesprekken en Arlande winnen Impact Matters Award

Eind vorig jaar viel een veranderproject van Stichting KlimaatGesprekken in de prijzen. De betrokken professionals vertellen wat de aanleiding vormde voor het traject en waarom het zo in de smaak viel bij de jury van de Impact Matters Awards.

Stichting KlimaatGesprekken is een non-profitorganisatie die mensen en organisaties coacht zodat klimaatvriendelijke keuzes als vanzelfsprekend worden ervaren. Dat doet de stichting door middel van een zesdelige reeks huiskamergesprekken en e-learnings.

De stichting begon in 2017 en is vandaag de dag actief in ruim 70 Nederlandse steden. Inmiddels zijn er circa 250 klimaatcoaches verbonden. Nu KlimaatGesprekken in vijf jaar tijd flink is gegroeid is het belang van het zorgen voor een gestroomlijnde informatievoorziening aanzienlijk groter geworden.

Dat geldt in het bijzonder voor verschillende informatiestromen binnen KlimaatGesprekken, tussen coaches en deelnemers, maar ook intern en met de diverse opdrachtgevers en overige stakeholders. Lisette de Waard, vicevoorzitter bij Stichting Klimaatgesprekken, zegt daarover: “De informatievoorziening werkte frustrerend. Dat wilden we graag veranderen.”

Daarom ging KlimaatGesprekken op zoek naar een externe adviespartner. De stichting kwam uit bij Arlande, een 50-koppige managementadviesbureau voor consultancy en interimdiensten. Arlande analyseerde de veranderwens en kwam ook tot de conclusie dat er genoeg verbeterpotentieel was ten aanzien van de informatievoorziening.

Het bureau deed verschillende aanbevelingen. Zo adviseerde het de stichting om voortaan enkel nog te werken met Google Docs (KlimaatGesprekken werkte eerder met meerdere documentbeheersystemen). Ook deden de adviseurs aanbevelingen voor meer structuur op de gemeenschappelijke documenten, ontwikkelden ze een plan voor het opschonen van documenten en het vastleggen van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor Google Docs.

Meer grip en overzicht

Naast het opstellen van een projectplan en het geven van advies, nam Arlande ook de uitvoering van de plannen voor zijn rekening. In navolging van die uitrol plukt KlimaatGesprekken inmiddels de vruchten van de transitie. “We zien direct resultaat”, vertelt De Waard. “Een overzichtelijke documentenstructuur en meer grip op de informatievoorziening.”

Tegelijk met alle organisatorische aspecten hadden de consultants van Arlande uiteraard ook volop oog voor verandermanagement. Want hoe goed een systeem en de governance ook zijn, als gebruikers niet tevreden zijn of het niet gebruiken dan schiet het zijn doel voorbij. Door middel van enkele heldere informatiesessies kunnen de medewerkers die een belangrijke rol hebben in het op orde houden van de informatie goed met het nieuwe documentsysteem overweg. 

De twee adviseurs die vanuit Arlande betrokken waren – Meryl Coutinho en Suzanne Jongerius – kijken met trots terug op het programma. “Er was gelijk een klik met Lisette. Het was makkelijk schakelen met haar. Ze is kritisch en toegankelijk. Het liep allemaal vlot.”

Goede samenwerking

De Waard zegt over de samenwerking: “Je merkt dat Meryl en Suzanne veel met professionals werken. Ze hadden een hele goede samenwerking. Voor mij was het ook duidelijk of ik bij Suzanne óf Meryl moest zijn voor een bepaalde vraag. Ze versterken elkaar, zijn communicatief sterk en hebben goede producten opgeleverd. Ik ervoer het als een ideaalplaatje. Echt een pluim voor Meryl en Suzanne.”

KlimaatGesprekken is niet de enige partij die onder de indruk is geraakt van het traject. Impact Matters, een partij die experts als vrijwilligers koppelt aan goededoelenorganisaties met een specifiek vraagstuk, heeft het verandertraject bekroond met de Impact Matters Award. Jaarlijks plaatst Impact Matters meer dan 200 experts bij ruim 50 goededoelenorganisaties, en uit al deze trajecten is KlimaatGesprekken als winnaar uit de bus gekomen (in de team award-categorie).

Henriëtte van Eeghen, de oprichter van Impact Matters, prijst de winnaars: “Van harte gefeliciteerd met deze prijs voor jullie super goede samenwerking!”