Valcon realiseert RPA-center of excellence voor overheidsorganisatie
Binnen enkele maanden verschillende processen automatiseren en hierdoor duizenden uren aan eentonig werk besparen. Het klinkt te mooi om waar te zijn, maar het is mogelijk met een Center of Excellence (CoE) voor Robotic Process Automation (RPA). Valcon heeft voor een uitvoeringsorganisatie van de overheid een RPA CoE gerealiseerd, en deze heeft na een paar maanden al veelbelovende resultaten laten zien.
De uitvoeringsorganisatie had te veel administratief werk omhanden. Er waren niet voldoende medewerkers voor de vele klussen en er was vaak geen tijd voor structurele IT-oplossingen. Hierdoor liep de organisatie het risico vertraging op te lopen in haar kernprocessen en dat de kwaliteit van de verwerking verloren zou gaan. Om deze reden werd Robotic Process Automation (RPA) onderzocht als mogelijke oplossing om taken sneller te automatiseren.
Hoe werkt RPA en waarom kiezen onze relaties ervoor?
De term 'robot' slaat op het idee dat de softwareprocessen worden uitgevoerd zoals een mens dat zou doen, maar dan sneller en efficiënter. Een robot voert één proces tegelijk uit en vervangt daarmee repetitief werk. Softwarerobots kunnen bijvoorbeeld op knoppen klikken, informatie in tekstvelden verwerken en bestanden openen, lezen en bewerken.
RPA voegt veel waarde toe aan de organisatie, aangezien robots snel tijd en geld kunnen besparen, kwaliteit verbeteren en het werk voor medewerkers leuker maken. Het grote voordeel van RPA is snelle oplevering, het feit dat het gebruikmaakt van de bestaande user interface en er geen ingewikkeld implementatietraject voor nodig is.
Wat heeft het opgeleverd?
RPA heeft binnen de uitvoeringsorganisatie de volgende waarde opgeleverd:
- Er worden dagelijks documenten uit één systeem opgehaald, verwerkt en weer geüpload, wat gemiddeld 6,5 uur aan tijd bespaart voor de medewerkers.
- Bovendien is er een robot gebouwd die de juistheid controleert van data die is overgezet van de ene applicatie naar de andere. Dit zou een mens 155 weken hebben gekost, een robot slechts drie. Het niveau van datakwaliteit is substantieel verhoogd.
- Daarnaast werkt een robot aan het opleveren van documenten. Hierbij wordt informatie uitgelezen uit een pdf en vervolgens ingevuld in een template. Een tijdwinst van van veertig minuten werk per document voor de juridische medewerker als resultaat. In totaal een besparing van 17.200 uur en in geld uitgedrukt meer dan 1 miljoen euro.
Wat is een RPA Center of Excellence?
RPA was voor de uitvoeringsorganisatie en haar medewerkers een nieuw begrip met als gevolg dat het nogal wat voeten in de aarde had om dit tot een succes te maken en tevens de kennis rondom robots te borgen in de organisatie.
Om deze reden is er een Center of Excellence ingericht. Dit is een team met als taak om RPA te verankeren in de organisatie. Het is belangrijk om RPA te laten schalen, efficiënt te laten werken en mensen de nieuwe technologie te laten begrijpen. Een aantal taken dat wordt uitgevoerd door dit CoE:
- Het uitdenken van richtlijnen over wanneer en hoe RPA te gebruiken binnen de IT-architectuur;
- Het vastleggen van rollen, taken, en verantwoordelijkheden;
- Het identificeren, beoordelen en prioriteren RPA-kansen;
- Het opstellen van heldere processen, werkwijzen en kaders voor de ontwikkeling van robots;
- Het regelen van change management en communicatie;
- Het inrichten van de RPA-beheerorganisatie.
Conclusie
Valcon heeft door RPA toe te passen voor deze uitvoeringsorganisatie veel waarde toegevoegd. Aan de ene kant zijn er al diverse softwarerobots gebouwd die veel tijd hebben bespaard en kwaliteit hebben verbeterd, en aan de andere kant is er een Center of Excellence ingericht, welke nog steeds verder uitgebouwd wordt, om het succes van RPA te waarborgen.
Ook geïnteresseerd in snel en efficiënt automatiseren binnen je organisatie? Neem dan contact op met Valcon.
