Vier korte video’s over agile portfoliomanagement
Wat is agile portfoliomanagement? En hoe pas je het toe? En waar moet je allemaal aan denken tijdens de implementatie? In vier korte video’s geven Mathilde Tempert en Michelle Hermsen van Prowareness antwoord op deze en meer vragen.
Wat is agile portfoliomanagement?
In de eerste video van de reeks, leggen de experts uit wat agile portfoliomanagement precies is. In de door Prowareness gehanteerde definitie is agile portfoliomanagement het “kort cyclisch kiezen, prioriteren, plannen en sturen van strategische initiatieven.”
Het gebruik van agile portfoliomanagement kan verschillende voordelen opleveren. Het belangrijkste voordeel is dat het inzicht geeft in het volledige veranderportfolio, wat betekent dat resources en middelen die eventueel gedeeld moeten worden beter op elkaar kunnen worden afgestemd. Bovendien zorgt het voor een betere risicobeheersing, en nauwere aansluiting tussen veranderinitiatieven en de algehele strategische richting.
“Agile portfoliomanagement is een manier van werken die programmateams, afdelingen en organisaties in staat stelt inzicht te krijgen in gezamenlijke ambities en activiteiten, verbinding te leggen tussen mensen en activiteiten en richting te geven en te kiezen voor wat écht belangrijk is”, duiden de experts in de video.
Het agile portfoliomanagement-vak staat nog in zijn kinderschoenen, blijkt uit onderzoek van de agile specialist. Zo is bijna vier op de tien grote organisaties vrij recent gestart met de toepassing van de methodologie, en is iets meer dan een derde net meer dan een jaar bezig met agile portfoliomanagement.
Hoe volwassen is mijn agile portfoliomanagement?
Alvorens leiders aan de slag gaan met agile portfoliomanagement, is het om te beginnen belangrijk om een goed beeld te krijgen waar de organisatie momenteel staat. In de tweede video uit de reeks leggen Mathilde en Michelle uit hoe organisaties de volwassenheid kunnen meten van hun huidige agile portfoliomanagement en welke kenmerken horen bij elke volwassenheidsfase.
Prowareness ontwikkelde het model omdat “er nog niet zo’n raamwerk beschikbaar was op de markt” en omdat “we een bijdrage wilden leveren aan de verdere professionalisering van het agile portfoliomanagement-vak.”
Aan de hand van de vier volwassenheidsfases kunnen organisaties inzicht in krijgen in waar ze staan en welke stappen nodig zijn om de volwassenheid naar een hoger niveau te tillen. Ook geeft het model inzicht in de te verwachten opbrengsten.
Hoe creëer ik draagvlak?
Als het startschot is gegeven voor het invoeren van agile portfoliomanagement, dan is de eerste stap het creëren van draagvlak. Want zoals bij iedere nieuwe manier van werken moeten mensen bekend raken met de methodologie en nieuwe manier van werken. Niet alleen de mensen op de werkvloer, maar ook de managementlaag.
In onderstaande video geven Mathilde en Michelle verschillende tips hoe draagvlak kan worden gecreëerd en, ook niet onbelangrijk, hoe draagvlak behouden kan worden zodat de aanpak beklijft:
Omgaan met uitdagingen
Het verankeren van een nieuwe manier van werken kent vaak opstartproblemen. Zo ook agile portfoliomanagement. Volgens onderzoek van Prowareness is slechts 17% van de ondervraagde organisaties (zeer) tevreden is over de huidige opzet van portfoliomanagement in hun organisatie. Kortom: volop werk aan de winkel.
De grootste uitdaging die door respondenten in het onderzoek wordt aangestipt is de complexiteit die gepaard gaat bij het efficiënt prioriteren van nieuwe initiatieven. Hoe moeten schaarse middelen worden ingezet? In de vierde video van de reeks, weiden Mathilde en Michelle uit over hoe zo’n prioritiseringsvraagstuk het beste kan worden opgelost, en wat daarvoor nodig is.
Een andere uitdaging is het zorgen voor voldoende commitment vanuit de top, en in het verlengde hiervan het effectief omgaan met weerstand. Verder moet ook – niet geheel verrassend – op een agile manier worden omgegaan met mogelijke veranderingen in het externe landschap of binnen de organisatie. Het continu en snel kunnen bijsturen is een randvoorwaarde voor succes.
Data is volgens Prowareness een belangrijke ‘enabler’ van effectief agile portfoliomanagement, omdat het de inzichten levert waarmee fact-based besluiten gemaakt kunnen worden.
Uit recent onderzoek van BearingPoint blijkt dat bedrijven die agile werken hebben omarmd zich beter staande hebben weten te houden tijdens de Covid-19 crisis.
