De groslijstmethodiek: Voordelen en implementatietips
Bij Europees aanbesteden is het erg belangrijk om leveranciers te selecteren op basis van objectieve criteria. Een van de manieren om een objectieve wijze die selectie uit te voeren is met een groslijstmethode. Sabrina Vermeulen, inkoopexpert bij Adjust Consulting, vertelt over de voordelen van de methodiek en deelt implementatietips.
Op grond van artikel 1.4 van de Aanbestedingswet 2012 dienen aanbestedende diensten ook bij onderhandse aanbestedingen ondernemers te selecteren op basis van objectieve criteria. De groslijstmethodiek biedt hiervoor uitkomst.
Simpelweg houdt de groslijstmethodiek in dat er per vakgebied een lijst (of lijsten) wordt bijgehouden door de aanbestedende dienst met geïnteresseerde ondernemers, waarbij per opdracht één, enkele of alle ondernemer(s) van de relevante lijst gevraagd wordt/worden om een offerte in te dienen.
De wijze waarop het uitnodigingsbeleid per opdracht ingevuld wordt is eveneens beschreven. Het beste voorbeeld daarbij is dat kwaliteit beloond wordt in die zin dat de ‘best performers’ worden uitgenodigd, aangevuld met eventuele nieuwe toetreder(s).
Ondernemers kunnen namelijk doorlopend toegelaten worden tot de groslijst wanneer ze mee willen dingen naar opdrachten die per groslijst door de aanbestedende dienst zijn vastgesteld en voldoen aan bepaalde kwalificaties.
Grote voordelen van de groslijstmethode zijn onder meer:
- Partijen die voldoen aan de eisen kunnen doorlopend toetreden tot de groslijst.
- Het uitnodigingsbeleid is transparant en wekt vertrouwen bij marktpartijen.
- Impuls voor de lokale economie aan de hand van objectieve regionale meerwaarde.
- Enorme focus op kwaliteit.
Van tekentafel naar implementatie
Om een succesvolle methodiek te implementeren is het voor inkopers van belang om in elk geval de volgende vragen te stellen:
- Welke beleidsdoelen kunnen goed ingevuld worden met deze systematiek?
- Welke categorieën kies je of lenen zich goed voor een groslijstmethodiek?
- Wat zijn de uitdagingen bij het implementeren en hoe tackel ik die?
Het implementatietraject in het kort. Een goede groslijstmethodiek:
- sluit uiteraard aan bij het inkoopbeleid;
- heeft draagvlak en bekendheid binnen de organisatie;
- dekt die inkoopcategorieën af waar met regelmaat leuke opdrachten te vergeven zijn (die niet boven de Europese drempel komen);
- is aanpasbaar wanneer er sprake is van specifieke projectdoelen;
- kent een verhouding van aantal opdrachten versus ondernemers waarbij elke leverancier tenminste één keer per jaar aan de beurt is om een aanbieding te doen (zodat ondernemers niet gefrustreerd raken);
- is niet te complex. Indien niet met preferred suppliers wordt gewerkt, houd het dan echt simpel: gebruik dan een loting of roulatieschema;
- is digitaal ondersteund om het beheer zo efficiënt mogelijk te maken;
- is bedoeld om te laten rouleren. Tip is dan ook om naast de voorkeursleveranciers altijd via loting of een vast roulatieschema twee overige ondernemers vanuit de groslijst te selecteren;
- wordt regelmatig door de aanbestedende dienst geëvalueerd om te kijken of de uitvoering nog naar tevredenheid is.
Sabrina Vermeulen is sinds augustus 2017 werkzaam bij Adjust Consulting, een middelgroot inkoopadviesbureau.
