Aanbesteden kan stuk wendbaarder met agile tendermanagement

01 juli 2019 Consultancy.nl

Het populaire gedachtegoed agile is vandaag de dag in vrijwel ieder domein sterk in opkomst. De verbetermethode belooft processen wendbaarder te maken en werknemers tevredener in hun werk. De wereld van tendermanagement mag vanzelfsprekend niet achterblijven, stellen Rick Uringa en Gidion Peters, die de handen ineen hebben geslagen om agile werken als een olievlek te laten verspreiden in de wereld van aanbestedingen. 

“Wij zien dat veel organisaties uitdagingen ondervinden met het effectief en efficiënt managen van tendertrajecten”, zegt Rick Uringa, die directeur is bij Cinfield, een adviesbureau gespecialiseerd in tendermanagement. “Dit zorgt voor stress en onnodig tijdverlies, en dus hogere kosten.”

Ineffectief

Aan beide kanten van de tafel verloopt tendermanagement vaak nog ineffectief. De organisator van de tender, de opdrachtgever, moet allerlei taken verrichten, zoals het opstellen van de aanbestedingsrichtlijnen, het organiseren van de uitvraag naar de markt en pitches, en het selecteren tussen pitchende dienstverleners. En dat alles georganiseerd op een efficiënte, flexibele (wanneer omstandigheden veranderen) wijze, en op een manier die een continue dialoog met de markt ondersteunt.

Aan de kant van de dienstverleners ligt de uitdaging in het vrijmaken van de juiste mensen om een voorstel en pitch te creëren en om te zorgen dat alle ondersteunende documentatie in orde is, binnen de vastgestelde tijdskaders. Gidion Peters, directeur van Organize Agile, komt dit in de praktijk regelmatig tegen. “Ik ervaar zelf hoe lastig aanbestedingen kunnen zijn vanuit de aanbieder. Het is telkens zoeken naar hoe je de juiste mensen de juiste bijdrage kan laten leveren aan een goed samenhangend aanbod, en dat alles op tijd.”

Aanbesteden kan stuk wendbaarder met agile tendermanagement

Organize Agile is een advies- en trainingsbureau dat is gespecialiseerd in de toepassing van agile. Het bedrijf heeft grote partijen zoals KPN, Nationale Politie, NOS, Bijenkorf en Bavaria ondersteund met de invoering van agile werken. Het mag dan ook geen verrassing zijn dat het bureau het gedachtegoed zelf is gaan toepassen in zijn eigen tenderprocessen. “We ondervinden zelf dat agile principes en werkwijzen kunnen helpen bij het indienen van een bid. Bij het managen van een complex project, bij het scherp beleggen van rollen en verantwoordelijkheden en bij het voortdurend (her)prioriteren van de inhoudelijke onderdelen. Maar ook het visualiseren van stappen aan de hand van ‘user story mapping [een agile werkzijze, red.] is enorm waardevol.”

Toen Peters zijn bevinding met Uringa besprak, duurde het niet lang totdat de twee bureaus hun idee uitwerkten tot een propositie. Uringa: “Effectief tendermanagement samen brengen met agile organiseren maakt aanbesteden een stuk wendbaarder. Centraal staat het werken in korte iteraties (sprints), die helpen om flexibel te zijn en open te staan voor nieuwe inzichten tijdens het begeleiden/schrijven van de tender.” 

Agile tendermanagement

Inmiddels hebben Cinfield en Organize Agile een gezamenlijke propositie op de markt gebracht: ‘Agile tendermanagement’. Ook hebben ze een training ontwikkeld die anderen voorziet van de kennis en tools om de werkwijze in hun eigen praktijk in te zetten. “De training Agile Tendermanagement biedt inspiratie en concrete, direct toepasbare tools. Met de opgedane kennis en inzicht in de werkwijzen hebben tendermanagers een instrument in handen om het tenderproces agile te organiseren en tenderprofessionals mee te nemen in te werkwijze”, sluit Peters af.


Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup