Aanbestedingen kunnen efficiënter worden uitgevoerd met agile

24 september 2018 Consultancy.nl

Agile werken neemt een vlucht, zowel in het bedrijfsleven als in het publieke domein. Een gebied waarin agile toegevoegde waarde voor organisaties kan leveren is aanbestedingen en inkoopmanagement. Volgens Rob Janssen van adviesbureau Vasco Consult zijn hier nog grote kansen weggelegd. Niet alleen om besparingen te realiseren in het inkooptraject, maar ook om processen sneller te laten verlopen en de samenwerking met externe partijen naar een hoger niveau te tillen. Janssen geeft tekst en uitleg.

Nu de laatste jaren het agile werken steeds meer aan populariteit wint, zie je dat deze werkwijze vanuit de IT-wereld steeds meer overgaat naar andere segmenten van het bedrijfsleven. Veel processen kunnen agile worden benaderd. Maar een proces van aanbesteding agile uitvoeren? Dat is waar de schoen vaak wringt. Het opstellen van een Request for Proposal (RFP) lijkt in de praktijk in tegenspraak met enige vorm van lenigheid. Ruimte voor verbetering is er volop. 

Van oudsher gaan aanbestedingen door meerdere fases heen binnen financiële afdelingen en inkoopsecties. Lange trajecten die gemiddeld genomen 6 tot 9 maanden in beslag nemen. Daarnaast probeert men in het aanbestedingsproces een eindproduct af te bakenen voor over 2 à 3 jaar en te bepalen wat het geheel gaat kosten. Dit laatste, is uit onderzoek vaak gebleken, is een van de problemen. Dat was in 2014 ook al te lezen in het rapport dat uitkwam na het Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid, uitgevoerd door de parlementaire commissie onder leiding van Ton Elias. Afgelopen zomer was het weer actueel toen bleek dat ICT-projecten nog steeds te lang duren en de kosten ondertussen de pan uit rijzen. 

Agile werken biedt kansen voor inkopers die aanbestedingen uitvoeren

In de huidige manier van aanbesteden is de rol van opdrachtgever en opdrachtnemer erop gericht dat de opdrachtgever met een wensenlijst en een gesteld budget komt, waarna de opdrachtnemers kunnen intekenen en de opdracht kunnen accepteren. De relatie is vaak op wantrouwen gebaseerd. Echter, onderzoek toont aan dat 60% van de opdrachten ruim over de deadline en daarmee ook over het vastgestelde budget heengaan. Of opdrachten mislukken in zijn geheel en er komt zelfs geen eindproduct. Vooraf wordt er al veel gedefinieerd, met als gevolg dat deze vooropgestelde doelen vaak moeten worden bijgesteld om het uiteindelijk toch succesvol te laten verlopen.

Toch blijven overheden en grote instanties vasthouden aan deze werkwijze; ze hebben een scope en budget vastgesteld en verwachten vervolgens een eindproduct (dat er mogelijk uiteindelijk niet eens komt). Agile werken kan hier uitkomst bieden en produceert – zoals het geval bij andere processen – betere resultaten. Hoe kan deze manier van werken gecombineerd worden met een RFP-aanbestedingstraject? Een aantal aanbevelingen:

  • Voer het RFP-aanbestedingstraject zelf ook via de agile werkwijze uit.
  • Ga uit van een probleem dat moet worden opgelost in plaats van het visualiseren van de oplossing. Beschrijf het probleem, niet de oplossing.
  • Definieer rollen en betrek deze mensen vanaf het begin in het traject.
  • Betrek de financiële afdeling en de inkoopafdeling bij deze agile werkwijze.
  • Creëer een Definition of Done voor de aanbesteding zelf.
  • Zorg ervoor dat de opdrachtgever en de potentiële opdrachtnemers beiden ook echt het agile gedachtegoed kennen en begrijpen.
  • Introduceer een Minimum Viable Product (MVP), waardoor men sneller iets live kan brengen, maar ook beter kan bijsturen.
  • Zorg voor een set van duidelijke en transparante Key Performance Indicators (KPI’s) om als opdrachtgever en opdrachtnemer te sturen, en doe dit op basis van wederzijds vertrouwen. 

Er is aardig wat nodig om van een klassieke aanbesteding over te gaan naar een aanbesteding op agile wijze. Vaste patronen moeten worden doorbroken en vooral vertrouwen is hierbij het sleutelwoord. Door bekendheid met agile werken en een duidelijke set van afspraken kan de rek erin worden gebracht en wordt ook een aanbestedingstraject een succesvol agile proces. 

Rob Janssen is werkzaam bij Vasco Consult, een adviesbureau uit Houten dat zich richt op advies, project- en procesmanagement en de uitvoering van projecten.

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zanders Zestgroup

Meer nieuws over