HillFive over de A3-methode (een Lean verbetermethodiek)
Steeds meer verbeteraars en Lean-specialisten maken gebruik van de A3 verbetermethodiek (ook wel kaizen-cirkel of A3-methode genoemd). Rienk van der Vaart, Lean specialist bij HillFive, over de methodiek en hoe deze bijdraagt aan het realiseren van verbetering.
De A3 verbetermethodiek is een instrument waarmee gestructureerd kan worden gewerkt aan het oplossen van problemen en het doorvoeren van verbeteringen. De methode is oorspronkelijk ontwikkeld bij Toyota, waar het routine is om continu en gestructureerd te werken aan verbeteringen. Inmiddels wordt de methodiek in tal van organisaties, ook in ons land, toegepast.
De A3 methodiek biedt een mooie manier om tot de kern van problemen te komen en om samenwerken en leren te stimuleren. Deze aanpak bevat een aantal stappen die samen een document vormen die het verhaal vertelt van probleem tot oplossing en de stappen die zijn genomen om daar te komen.
Hierbij staat de Grondoorzaken analyse centraal. Omdat we vaak gewend zijn om meteen in oplossingen te denken geeft deze stap een dieper inzicht in het probleem en de onderliggende oorzaken. De tegenmaatregelen die hieruit voortkomen zorgen ervoor dat de oplossing ook echt duurzaam is.
Een voorbeeld van de A3 zoals wij die bij onze opdrachtgevers gebruiken staat hieronder weergegeven. Wij noemen dit de ‘7 box A3’ omdat er stappen zijn die doorlopen worden om tot een resultaat te komen.
Een goede A3 bevat een aantal specifieke kenmerken:
- De A3 volgt een logisch denkproces gebaseerd op PDCA (Plan Do Check Act)
- Is data gedreven en objectief
- Richt zich op resultaat en het proces
- Geeft samenhang, focus op het echte probleem en is visueel aantrekkelijk
- Zorgt voor een goede afstemming met alle stakeholders
- Geeft de samenhang tussen de verschillende stappen en de informatie klopt met elkaar binnen de stappen
- De A3 draagt bij aan de strategische doelen van de organisatie
Tijdens het implementeren van verbeteringen is het zaak om niet direct over te gaan op een andere werkwijze. Zoek eerst goed uit welke oplossing het beste is door middels van tests of pilots. Bekijk of de testen de juiste resultaten opleveren, en zorg met behulp van continu verbeteren voor een verbeterslag. Dan kan de nieuwe werkwijze worden ingevoerd.
In de praktijk
Momenteel is een team van HillFive bij een van onze opdrachtgevers aan de slag met een verbetertraject waarbij we de A3 methode gebruiken. De deelnemers aan dit traject zijn allemaal bezig om met behulp van de A3 methode een probleem in hun organisatie op te lossen. Dit doen ze niet alleen. Samen met collega’s, opdrachtgevers en coaches worden de (tussentijdse) resultaten besproken en wordt bijgestuurd waar nodig.
Zo zorgen we er voor dat de resultaten worden behaald en de deelnemers trots kunnen zijn op wat ze hebben bereikt en de impact die hiermee is gerealiseerd voor de organisatie. Typische voorbeelden hiervan zijn het verminderen van voorraad, doorlooptijdrectie van processen en kwaliteitsverbeteringen.
