Vijf stappen om data-governance en datakwaliteit op orde te brengen

23 februari 2021 Consultancy.nl
Profiel

Goede data maakt tegenwoordig het verschil voor een organisatie. Op basis daarvan kunnen betere beslissingen worden genomen en kan een organisatie slimmer worden aangestuurd. Linsey Vluggen en Wouter Bruel van Improven vertellen waarom het nu een goede tijd is om te werken aan het op orde brengen van de data-governance en welke stappen nodig zijn voor de implementatie.

Steeds meer bedrijven en organisaties verzamelen data. Het kan gaan om bijvoorbeeld gegevens over leveranciers, klanten, verkopen, producten en diensten, maar ook om data van de productie, logistiek, medewerkers of financiën. De toenemende beschikbaarheid van data biedt ondernemers en bestuurders grote kansen. De kwaliteit van rapportages, risicoanalyses en beslissingen kan aanzienlijk vooruitgaan. Uiteindelijk draagt dit bij aan de verbetering van de aansturing van een organisatie. 

Jammer genoeg zien we in de praktijk dat er op dit gebied nog vaak kansen worden gemist. Hierdoor profiteren bedrijven en organisaties veel minder van de potentiële voordelen dan zou kunnen. Dit komt in veel gevallen doordat de kwaliteit van data onvoldoende is. Dit leidt tot extra werk, extra kosten, onjuiste analyses, verkeerde beslissingen, enzovoort, wat uiteindelijk culmineert in economische verspilling.

Vijf stappen om data-governance en datakwaliteit op orde te brengenEen belangrijke oorzaak is het gebrek aan aandacht voor data-governance. Dit is het goed organiseren van het verzamelen, beheren en gebruiken van data. Vaak zijn er geen goede afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden en taken. Hierdoor kan het bijvoorbeeld gebeuren dat een medewerker fouten signaleert maar niet weet bij wie hij of zij deze moet melden. Het gevolg is dat problemen blijven liggen.

Taken en rollen toewijzen

Hoe moet het dan wel? Het begint met het goed definiëren van taken en rollen, en het toewijzen daarvan aan specifieke medewerkers. Hierdoor komt de verantwoordelijkheid voor de elementen binnen een bepaald datadomein te liggen bij een keten van medewerkers. Er ontstaat duidelijkheid, eigenaarschap, verantwoordelijkheid en betrokkenheid. Door aandacht te besteden aan het toewijzen van taken en rollen wordt binnen een organisatie bovendien het bewustzijn gestimuleerd dat goed beheer van data belangrijk is en de organisatie voordeel brengt. 

Welke rollen zijn er zoal? Een overzicht van vijf rollen die essentieel zijn voor goede data-governance: 

Data-eigenaar
Eindverantwoordelijk voor de datakwaliteit en lid van de data-stuurgroep (onderdeel van de business).

Data-steward
Een data-steward is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer en de kwaliteit van specifieke datasets. Deze rol is vaak belegd bij iemand van de IT-afdeling.

Applicatie-eigenaar
Deze is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, beveiliging, naleving, onderhoud, back-up en ondersteuning van applicaties. Deze rol is meestal belegd bij iemand van de IT-afdeling of de IM-afdeling. 

Proceseigenaar
Deze is verantwoordelijk voor het definiëren van een of meer processen. Een proceseigenaar geeft aan welke gebruikerswensen er zijn voor het systeem dat het desbetreffende proces ondersteunt.  

Data-integratie-specialist
Een data-integratie-specialist is verantwoordelijk voor het samenbrengen van data afkomstig van diverse applicaties.  

Het zijn lang niet altijd fulltime taken. Waar het vooral om gaat, is dat taken en verantwoordelijkheden gedefinieerd zijn en belegd worden bij een medewerker. Wanneer de organisatie de rollen heeft omschreven en toegewezen, en dit ook duidelijk heeft gecommuniceerd binnen de organisatie, is een belangrijke stap gezet. 

Iedere organisatie vraagt om een aanpak die is toegesneden op de specifieke situatie. Wat die situatie ook is, de in het schema genoemde vijf rollen dienen altijd te worden toegewezen. Daarbij kunnen bepaalde rollen worden gecombineerd. Zo’n combinatie kan er als volgt uitzien.

  1. data-eigenaar/proceseigenaar,
  2. data-steward en
  3. applicatie-eigenaar/data-integratie-specialist. 

Het gebruiken van deze functiescheiding is voldoende voor kleine tot middelgrote organisaties. Grote organisaties zijn complexer waardoor het raadzaam is om rollen toe te wijzen per proces. Wanneer een organisatie een groot aantal applicaties gebruikt, kan het nodig zijn om naast een applicatie-eigenaar/data-integratie-specialist, ook een ‘leadarchitect’ te benoemen die het gehele applicatielandschap overziet en zorgt dat dit goed functioneert.

Stappenplan voor de implementatie van data-governance

Bij Improven gebruiken wij voor het opzetten van goede data-governance een gestructureerde aanpak in de vorm van een stappenplan. Deze aanpak omvat de volgende stappen.

  1. Identificeer en analyseer de datadomeinen en datastromen tussen de applicaties. En identificeer en analyseer daarnaast de omvang en complexiteit van de data.
  2. Benoem en beleg de rollen. Maak medewerkers met een data-gerelateerde rol sponsor om ook actief het databewustzijn binnen de onderneming te vergroten.
  3. Zorg dat deze personen hun rol begrijpen zodat ze deze ook goed kunnen uitvoeren en uitdragen.
  4. Leg de rollen en omschrijvingen vast en maak deze vastlegging beschikbaar voor iedereen in de organisatie.
  5. Zet data-governance regelmatig op de agenda van directie en managementteam.

Deze stappen kunnen helpen om professionele data-governance te implementeren. Neem hiervoor wel de tijd. Het datavolwassen maken van een organisatie is niet van de ene op de andere dag geregeld. Omdat organisaties in de loop van de tijd veranderen adviseren wij om periodiek te toetsen of de geïmplementeerde verbeteringen nog passen bij uw organisatie.