Arlande helpt NHL Stenden bij vernieuwen van diplomaproces
De afdeling Onderwijslogistiek en Studentondersteuning van hogeschool NHL Stenden is bezig met het harmoniseren, optimaliseren en digitaliseren van de onderwijslogistieke processen. Een van de processen – het diplomaproces – is recent met succes overgegaan op de nieuwe manier van werken.
Doel van het programma is om één uniforme en efficiënte werkwijze voor de hele hogeschool te ontwerpen, en deze vervolgens te verankeren binnen de organisatie. Een flinke klus voor de hogeschool, want door de fusie tussen hogeschool NHL en hogeschool Stenden in 2018 kampt de onderwijsinstelling met verschillende werkprocessen.
Diplomaproces
Lara Schout van Arlande is gevraagd om de harmonisering van het diplomaproces te begeleiden: een procesketen startend met het registreren en controleren van resultaten tot aan het goedkeuren, ondertekenen, in orde maken en uitreiken van diploma’s.
Onder Schouts begeleiding heeft een representatieve groep van ondersteunende medewerkers, examencommissieleden en teamleiders een nieuw proces ontworpen, dat uitvoerig getest is tijdens een pilot. Ook is in kaart gebracht welke stappen gedigitaliseerd konden worden. Om de ontworpen werkprocessen goed te implementeren was het noodzakelijk om ook de rollen en verantwoordelijkheden binnen deze processen duidelijk te definiëren.
In meerdere interactieve sessies heeft Schout de teamleiders en de ondersteunende medewerkers uitvoerig gecoacht, terwijl ze hen aan de slag zette met het bepalen van hun identiteit, takenpakket en manier van werken. Hierdoor begrepen de medewerkers goed waarom bepaalde keuzes gemaakt werden en kwamen de teamleiders in hun rol.
Resultaat
Deze aanpak leidde tot een succesvolle hogeschool-brede implementatie van een nieuw diplomaproces. In tegenstelling tot het oude proces is het nieuwe proces grotendeels digitaal: studenten signaleren digitaal, waarna examencommissies hun besluiten digitaal vastleggen.
Dit maakt het proces “niet alleen veel sneller, ook zijn alle stappen nu navolgbaar”, zegt Schout. Ze geeft een voorbeeld: “Je kan nu op elk moment zien wat de status is van getuigschriften, waardoor hier beter op gestuurd kan worden. Knelpunten en/of onregelmatigheden in het proces worden automatisch gemonitord met behulp van SharePoint en Power Automate en dashboards in PowerBI stellen managers in staat om op tijd bij te sturen.”
Froukje Meirink, Directeur Onderwijslogistiek & Studentondersteuning bij NHL Stenden, kijkt tevreden terug op de samenwerking met Arlande. “Lara heeft samen met betrokkenen van NHL Stenden in zeer korte tijd het diplomaproces opnieuw ingericht. Doordat alles gedigitaliseerd is, is het proces veel efficiënter geworden.”
