Tips voor effectievere vergaderingen en meetings

04 maart 2020 Consultancy.nl

Vergaderen is voor alle professionals – managers, agile teams en stafleden – een belangrijk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Maar tegelijkertijd kan een vergadercultuur voor veel inefficiency zorgen, als een deel van de tijd in meetings niet effectief wordt besteed. Bente Schijff, adviseur bij WIN, geeft drie praktische tips voor effectievere vergaderingen. 

Voorbereiding

Een goede voorbereiding van een overleg is de helft van het werk. Voor je überhaupt aan een overleg gaat beginnen moet je jezelf de volgende vragen stellen en wel in deze volgorde:

  • Wat is het doel van het overleg?
  • Wie moeten er bij het overleg zitten om deze doelen te bereiken?
  • Welke punten zet je op de agenda en hoe richt je het overleg in?
  • Hoe vaak moet het overleg plaats vinden en hoe lang mag het duren?

Nog te vaak wordt als eerste een vergadertijd, frequentie en de agenda bepaald. Hiermee wordt gedacht dat het doel van het overleg wel duidelijk is voor iedereen. Maar heel vaak is dat niet het geval.

De tijd die een vergadering kost zal na verloop van tijd vanzelf wel zichtbaar worden. Wees niet bang om deze aan te passen wanneer deze te lang of te kort blijkt te zijn. 

Tips voor effectievere vergaderingen en meetings

Doel
Spreek eerst samen af wat het doel van het overleg is. Een overleg zou een tijd kunnen zijn om de acties voor de komende periode te bespreken. Bij een overleg die wekelijks plaatsvindt is het dan verstandig om de acties klein te houden. Wat heb je af voor volgende week? 

Wanneer je wel grote acties hebt kan je bespreken: wat is er deze week gebeurd is en wat je komende week doen? Is er elke week niets te melden vraag jezelf dan af: zijn óf de acties te groot óf is het misschien niet nodig om wekelijks samen te komen? 

Deelnemers
Wie sluiten zich aan bij een meeting, is elke deelnemer wel noodzakelijk voor het overleg? Soms lijkt het bijna, hoe meer deelnemers aansluiten hoe belangrijker het overleg. Hebben deelnemers die niets melden tijdens een overleg (met uitzondering van de notulist(e)) toegevoegde waarde binnen het overleg? Voor alle organisaties geldt, tijd is geld. Dus voor iedereen die aan tafel zit maar geen waarde toevoegt is dat weggegooid geld.

Veel deelnemers komen enkel voor de informatie. Dan is het de vraag; welke info willen ze, kunnen ze deze ook uit de notulen halen? (of actie- en besluitenlijst, als je niet meer met notulen werkt) Het is niet erg als deelnemers niet elk overleg aansluiten. Nodig ze uit als het ook daadwerkelijk nodig is.

Blijf bijsturen
Kijk om de zoveel tijd nog eens naar de lijst. Is het doel nog steeds gelijk gebleven? Sluiten nog steeds de juiste deelnemers aan? 

Het is niet erg om mensen niet meer uit te nodigen of om extra deelnemers te vragen om aan te sluiten. Ook kan het doel van een overleg veranderen, maar zorg wel dat iedereen hiervan op de hoogte is en dat opnieuw de juiste deelnemers aansluiten. 

Notuleren
Veel vergaderingen beginnen met de vraag: zijn er nog aanmerkingen op het vorige verslag? Hoe vaak zie je wel niet dat deelnemers snel de notulen pakken om deze te lezen. Of niemand heeft opmerkingen. Kortom, helaas worden notulen simpelweg niet gelezen. Het is dus van belang om het proces van notuleren – een tijdrovende taak – zo lean mogelijk in te richten.

Waarom worden notulen gemaakt?
Notulen worden opgesteld om verwarring te voorkomen over de gemaakte afspraken en om te weten wie wat gaat doen. Tijdens een vergadering zullen er acties en besluiten worden genomen, notulen zorgen ervoor dat iedereen hiervan op de hoogte is. Dit is, zeker binnen een team waarbij niet altijd iedereen aanwezig kan zijn, belangrijk om deze goed te omschrijven zodat de mensen die het later doorlezen weten wat er besproken is en wat de stand van zaken is. 

De inhoud van notulen
Welke informatie is belangrijk om te delen en welke niet? Kijk je eigen notulen eens goed na en stel jezelf de volgende vragen:

  • Is de informatie belangrijk voor de loop van het proces? Waarom zou je vermelden dat een stakeholder een half uur eerder weg moet omdat hij naar de tandarts gaat?
  • Zijn de punten die je vermeldt onderdeel van een actie, gaan die leiden tot een actie en kan je deze ook in een actielijst noteren?
  • Gaat het om een besluit die is genomen en kan je deze in een besluitenlijst opnemen? 

Wees als notulist(e) nu niet bang dat je straks overbodig bent. Het bijhouden van een goede actielijst kan ook veel werk zijn maar heeft wel een veel hoger rendement. Wil je toch vasthouden aan het maken van notulen, zorg dan dat deze kort en bondig zijn. 

Actielijst

Heel vaak zie je nog de actielijst onder aan de notulen hangen. Maar een goede actielijst is niet enkel een lijstje met wat taken maar kan, wanneer juist toegepast, zelfs een vervanging zijn van de notulen. 

Het is van belang om acties juist te omschrijven. Een slechte omschrijving van de actie op de actielijst kan ervoor zorgen dat deze niet duidelijk is. Hierdoor kan het zijn dat de actie niet of verkeerd wordt uitgevoerd. Dit is een verspilling van tijd. 

Afgehandelde behoren uit de actielijst gehaald te worden. Maar door het weg halen van behandelede acties is het terug kijken of verwijzen naar oude acties erg lastig. Echter, wanneer je alles laat staan raak je het overzicht makkelijk kwijt. Het maken van een actielijst in Exel zorgt ervoor dat je gemakkelijk de gesloten acties weg kan klikken, maar ook terug kan halen wanneer dat nodig is. 

Besluitenlijst

Naast een actielijst is het verstandig om een besluitenlijst te hebben. Hierin kunnen alle besluiten worden opgenomen. Ook dit kan een vervanging voor de notulen zijn. 

Het is belangrijk om de besluiten die genomen zijn duidelijk te omschrijven. Anders gaat het doel van een besluitenlijst verloren. Probeer zo volledig mogelijk te zijn. Het zal vaak om langdurige besluiten gaan. Neem er de tijd voor om deze volledig en gedetailleerd te beschrijven, zodat er later geen verwarring kan bestaan.

Punten die je erin kan beschrijven zijn:

  • Wanneer besluiten zijn genomen
  • Wat een besluit inhoudt
  • Wie heeft voor en tegen gestemd? Dit kan belangrijk zijn als het om een besluit gaat die wel genomen wordt maar er bezwaar vanuit een bepaalde groep komt. Zeker wanneer er financiële gevolgen aan hangen of bepaalde deelnemers of groepen hier later op aangesproken kunnen worden
  • De periode dat het besluit geldig blijft

Profiel
Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup