Beleg eigenaarschap van data bij een data steward
Om te zorgen dat een organisatie het meest uit haar data kan halen, moet data uiteraard een belangrijk aandachtsgebied zijn. Veel organisaties hebben met een data governance-beleid een strategie die het beleid, de processen – inclusief technologieën – en mensen omvat om data te onderhouden en te gebruiken. Maar dan? Hoe vertaal je deze strategie naar een succesvolle praktijk? Daar komt de nieuwe, belangrijke rol van data steward om de hoek kijken.
Data stewards zijn professionals die zich vol overgave focussen op data en de kwaliteit van data. Net als een steward in een voetbalstadion of in het vliegtuig zorgen zij, net als bij het begeleiden van mensenstromen, dat data in de juiste banen wordt geleid. Data stewards zorgen voor een tactisch raamwerk voor data en de bijbehorende data governance en implementeren dit dagelijks in de praktijk.
Door data nauwkeurig te monitoren zorgen ze dat deze niet vervuild is, dat deze op aanvraag beschikbaar kan worden gesteld aan de juiste persoon en dat deze kan worden gebruikt voor waardetoevoegende inzichten. “Dit zorgt voor vertrouwen, voor data ‘awareness’ en voor het juiste gebruik van data. Een noodzakelijke basis om data in te kunnen zetten voor data-ambities”, zegt Eline Bos, Business Consultant bij ITDS.
Relatief nieuwe rol
In de praktijk wordt de relatief nieuwe rol van data steward vaak verward met een data analist, een business analist, een data scientist of business information analist. Data stewards verschillen echter van deze rollen vanwege hun eigen unieke takenpakket. Om te beginnen neemt de data steward de volledige verantwoordelijkheid en sturing over zijn/haar datadomein. Dit omvat onder meer het nemen van de verantwoordelijkheid over data definities, regels/governance, datamodellen, data management en -beheer, maar ook hoe data wordt gebruikt voor analyse en dashboarding.
Verder behouden data stewards het data-eigenaarschap binnen het gehele proces en gedurende de levenscyclus, van begin tot eind. “Dit kan gericht zijn op afdelingen of systemen, maar ook processen die over verschillende domeinen heen gaan”, zegt Bos. “Eigenlijk kun je de data steward zien als de regisseur van data management: door de spreekbuis te zijn tussen data en de business. Alles gefocust op één doel: datakwaliteit op een zo hoog mogelijk niveau brengen én houden”, voegt ze toe.
Vier soorten data stewards
Philine Nieuwe Weme, Business Consultant bij ITDS, legt uit dat in de praktijk vier typen van data stewards te onderscheiden zijn: de business data steward, de technische data steward, de domein data steward en de project data steward.
De business data steward
Een business data steward is eigenaar en verantwoordelijk voor een specifiek businessdomein. “Dit domein kan gefocust zijn op bijvoorbeeld een dataelement als adres of telefoonnummer, maar kan ook gericht zijn op processen, afdelingen of systemen”, legt Nieuwe Weme uit.
De business data steward heeft uiteenlopende opgaven in zijn takenpakket. Zo is deze onder meer verantwoordelijk voor de kwaliteit, het gebruik en de betekenis van data binnen de organisatie. De business data steward is bekend met de data, weet hoe data toegepast kan worden, en begrijpt welke issues er op dit gebied mogelijk kunnen spelen. Verder dient de business data steward zorg te dragen voor de juiste metadata, het monitoren van de datakwaliteitsvereisten en metrische datastandaarden, met als doel correcte besluitvorming te kunnen waarborgen.
De technische data steward
Voor het leveren van IT-ondersteuning kan een technische data steward uitkomst bieden. “Afkomstig vanuit de organisatie, beschikt de technische data steward over essentiële kennis van systemen en applicaties”, legt Nieuwe Weme uit. Dit type data steward is verantwoordelijk voor de wijze waarop datacreatie plaatsvindt, evenals de opslag van data, het vertalen ervan en de datastromen binnen het systeemdomein. Daarnaast beschikt de technische data steward over waardevolle en relevante informatie, essentieel voor een goede besluitvorming ten aanzien van de datastrategie.
Domein en project data steward
De laatste twee type data stewards vormen overkoepelende en bredere rollen binnen de organisatie. Zowel de domein datasteward als de project data steward rol is veelal een ondersteunende rol van de eerdergenoemde business en technische data stewards. Nieuwe Weme licht beide rollen toe: “De domein data steward legt zich vooral toe op ‘shared’ data – bijvoorbeeld relatiedata – en werkt veelal samen met de business data steward om overeenstemming te krijgen over welke data-elementen van belang zijn. En “project data stewards kunnen binnen projecten of programma’s ingezet worden om de belangen van de business data stewards te vertegenwoordigen.”
“De data stewardship Council vertegenwoordigt alle data stewards richting de data governance manager en het hoger management.”
Samenwerking
Voor een solide data governance-aanpak is volgens de business consultant niet enkel het inzetten van het juiste type data steward voldoende. Veel meer draait het om “samenwerking met het gehele team”, benadrukt Nieuwe Weme. In grote bedrijven, waar mogelijk veel data stewards actief zijn, kunnen deze samenkomen in het zogeheten ‘data stewardship Council’, dat onder leiding staat van de chief data steward. Nieuwe Weme licht toe: “Deze vertegenwoordigt alle data stewards richting de data governance manager en het hoger management.”
Een data stewardship Council zet zich binnen de organisatie in om data governance tot een succes te maken, legt de ITDS business consultant uit. Daarbij heeft het council verschillende opgaven. Zo doet het onderzoek naar hoe een organisatie data inricht, bewaart en er waarde uithaalt. Ook stemt het gezamenlijke definities, beleid en processen af evenals data governance richting de business.
Andere taken van het council omvatten het opstellen van het databeleid, datastandaarden en -principes of bijvoorbeeld het communiceren van de data governance-visie en -doelstellingen. Tot slot fungeert dit team van data stewards als een gezamenlijk aanspreekpunt, ten aanzien van datakwaliteit en data management binnen het bedrijf.
