Dashboard helpt Burgers' Zoo met effectiever sturen

Baker Tilly heeft voor Burgers’ Zoo een dashboard ontwikkeld waarmee de verschillende afdelingen beter inzicht hebben gekregen in verschillende prestatie-indicatoren. Dankzij de realtime-informatie kan het management sneller en beter geïnformeerd beslissingen nemen.

De Sri Lankaanse panters, kleinklauwotters, ringstaartmaki’s, vleerhonden, koraalduivels en vele andere exotische dieren moesten het tijdens de ‘intelligente lockdown’ even zonder publiek stellen, maar inmiddels zijn mensen ook weer welkom in Burgers’ Zoo. Dat is maar goed ook, want het park is steevast een van de populairste attracties van Nederland. Jaarlijks trekken (in normale jaren) meer dan 1,1 miljoen bezoekers naar de Arnhemse dierentuin. Inmiddels staat alweer de vierde generatie aan het roer van het in 1913 opgerichte familiebedrijf.

In de meer dan 100 jaar sinds de oprichting is Burgers’ Zoo uiteraard niet stil blijven staan. Het park heeft steeds nieuwe manieren bedacht om de mensen zo dicht mogelijk bij de wonderen der natuur te brengen – zoals in Burgers’ Bush, waar je je middenin een tropisch regenwoud waant, of in Burgers’ Ocean, waar bezoekers dankzij een grote glazen onderwaterbuis de adelaarsroggen over zich heen zien zwemmen.

Informatie-eilandjes

De voortdurende vernieuwing zorgt wel dat er steeds hogere eisen worden gesteld aan de bedrijfsvoering. Het management moet voortdurend over de juiste informatie beschikken om goede beslissingen te kunnen nemen en snel te kunnen schakelen. Dat betekent dat een gedegen analyse van de vele data die aanwezig is binnen Burgers’ Zoo essentieel is. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over de inkomsten van de entree, horeca, merchandise en evenementen, maar ook over de inzet van medewerkers in het park.

Als controller is Sjef van Keulen verantwoordelijk voor de financiën en een adequate informatievoorziening. Iedere maand opnieuw zat hij vele uren in Excel om alle aanwezige data om te zetten naar managementinformatie voor de leidinggevenden. 

“Al die verschillende afdelingen waren eigenlijk aparte eilandjes met informatie. Dat moest anders kunnen, dacht ik”, aldus Van Keulen. “Ik wilde alles graag in een compleet overzicht hebben, waarbij de belanghebbenden niet langer afhankelijk zijn van de informatievoorziening vanuit de financiële afdeling, maar op een zelf te bepalen moment deze informatie tot hun beschikking hebben.” 

Zo kwam hij uit bij Jan-Willem van Essen, manager IT Advisory bij Baker Tilly. In het accountants- en advieskantoor, dat al langere tijd samenwerkt met Burgers’ Zoo, vond Van Keulen de partij die het gewenste overzicht kon bieden.

Datagedreven sturen

Van Essen zette een nieuw financieel informatiesysteem op. “We zijn begonnen met de input van de bezoekersaantallen en de specificatie naar de verschillende manieren van toegang”, legt hij uit. “Bezoekers kopen een kaartje bij de kassa, ze komen binnen op een abonnement of kortingskaartje. Dat is informatie waar Burgers’ Zoo op kan sturen.” Vervolgens werd het systeem stapje voor stapje verder aangevuld, met input van de horeca- en merchandise-afdelingen. Zo ontstond in enkele weken tijd het gewenste dashboard, dat het benodigde inzicht gaf om datagedreven te sturen.

Via het dashboard hebben diverse afdelingen nu via enkele klikken continu toegang tot informatie die voor hen van belang is. “Burgers’ Zoo beschikt nu over belangrijke prestatie-indicatoren, die digitaal en realtime beschikbaar zijn. Op deze parameters kan het management sturen”, aldus Van Essen. Daarmee heeft HR bijvoorbeeld beter inzicht in het aantal werknemers, de uren en het ziekteverzuim van de verschillende afdelingen. De data over bezoekersaantallen, vakantiedrukte en rustige periodes helpt bovendien bij het maken van een goede personeelsplanning.

“Beleid maken en sturen op data heeft echt meerwaarde”, geeft Van Essen aan. Vanuit deze gedachte zijn Burgers’ Zoo en Baker Tilly ook alweer bezig met de volgende stap in datagedreven sturen: predictive maintenance. Op basis van het nieuwe systeem kunnen dan voorspellingen worden gedaan over wanneer ergens onderhoud nodig zal zijn. Dan kan de monteur in ieder geval op tijd zijn harnas pakken als het leeuwenverblijf toe is aan een beurt…