Lean helpt gemeente Nijkerk aan snellere besluitvorming

23 juni 2020 Consultancy.nl
Profiel
Meer nieuws over

Peter de Beurs en Bert Koekkoek hebben de gemeente Nijkerk begeleid bij het versnellen van de besluitvormingsprocessen. Op basis van de Lean-principes worden verspillingen weggenomen, waardoor de doorlooptijden 40% korter moeten worden. 

Gemeenten staan over het algemeen niet bekend om hun snelle besluitvorming: “Doorlooptijden van 40 dagen voor besluitvorming in het college van B&W tot 60 dagen voor de gemeenteraad zijn geen uitzondering”, vertelt De Beurs, Transitiemanager bij Arlande. 

Dat is deels goed te verklaren: elk bestuurlijk besluit moet langs vele afdelingen, personen en systemen. Maar er zijn ook veel processen die in de loop der jaren zijn ‘ingesleten’ en slechts gehandhaafd worden vanwege allerlei administratieve en organisatorische redenen.

Klantwaarde, flow en continu verbeteren

Lean is een beproefde managementfilosofie om dergelijke verspillingen weg te nemen. Voor het stroomlijnen van de Nijkerkse besluitvormingsprocessen werd daarom gekozen voor een aanpak gebaseerd op de Lean-principes klantwaarde, flow en continu verbeteren. Doel van het verbetertraject is om de processen zo in te richten dat de totale doorlooptijd – gemeten vanaf de start van het proces (de vraag van het college of de raad) tot en met het uiteindelijke besluit – minimaal 40% korter wordt.Lean helpt gemeente Nijkerk aan snellere besluitvorming“Het gaat er in dit verbeterproces vooral om dat het team vanuit de optiek van het college en gemeenteraad op basis van creatieve ideeën tot een verbeterd besluitvormingsproces komt met doorlooptijdverkorting als doel”, legt Bert Koekkoek uit, die als Lean-coach van gemeente Nijkerk bij het traject is betrokken. Daarom is een verbeterteam samengesteld dat een afspiegeling vormt van alle fasen in het besluitvormingsproces, met onder meer beleidsmedewerker(s), secretariaat B&W, gemeentesecretaris, de burgemeester en raadsleden.

Het verbeterteam heeft het bestaande proces op hoofdlijnen in kaart gebracht met ieders taken en verantwoordelijkheden. Dit proces – inclusief de gesignaleerde knelpunten – vormt het vertrekpunt voor het analyseren van grondoorzaken van de lange doorlooptijd: “We willen via de gesignaleerde knelpunten inzicht krijgen in grondoorzaken omdat we van nature geneigd zijn om knelpunten die het eerste zichtbaar zijn aan te pakken in plaats van de dieperliggende oorzaak achter die knelpunten”, licht De Beurs toe.

Nadat deze dieper liggende oorzaken waren blootgelegd heeft het verbeterteam een set te implementeren maatregelen geselecteerd. “Essentieel daarbij is dat de effecten hiervan op de doorlooptijd worden gemeten”, geeft De Beurs aan. “Hier komt de gedachte van continu verbeteren optimaal tot zijn recht: stap voor stap verbeteren brengt ons uiteindelijk naar het einddoel en we zien tijdens deze reis welke maatregelen effect hebben en of eventueel nieuwe maatregelen genomen moeten worden.”

Dienend leiderschap

Enkele maatregelen die veel blijken te hebben zijn om de beleidsmedewerker aan te wijzen als regisseur, bij het vormgeven van het voorstel in een vroeg stadium wethouders en raadsleden te consulteren, integrale kwaliteitstoetsing in het proces en papierloos werken. Door deze en andere maatregelen worden al aanzienlijke doorlooptijdverbeteringen gerealiseerd: “Het verbeterteam verwacht dat met de continue verbeteringen en met de invoering van het nieuwe zaaksysteem de doelstelling van een reductie van 40% gerealiseerd kan worden”, aldus Koekoek. 

Hij legt uit dat het verbetertraject laat zien dat Lean niet alleen gaat over processen maar vooral over mensen, gedrag en samenwerking met prestatieverbetering als rode draad: “Waarden, zoals het centraal stellen van inwoners en dienend leiderschap, vertalen zich in gewenst gedrag en attitude; namelijk de intrinsieke motivatie om te willen verbeteren en samen te werken. Lean is daarom bij uitstek geschikt om zelfsturing te bevorderen door mensen invloed te geven op de inrichting van hun werk en dat in teamverband te ontwikkelen.” 

“De aanpak wordt door het verbeterteam gezien als een verbindende manier om de samenwerking binnen een complex proces te bevorderen”, voegt De Beurs toe. “Door het besluitvormingsproces vanuit de optiek van college en gemeenteraad te benaderen en als team obstakels weg te nemen die een vlotte doorstroming verhinderen, heeft iedereen – gemeente en inwoners – er meetbaar profijt van. Door dit als team op te pakken leert men zich sneller te verplaatsen in ieders rol in het proces en komt men uiteindelijk tot betere en breed gedragen oplossingen.”