Vijf stappen om Covid-19 crisisplannen te evalueren

05 juni 2020 Consultancy.nl

Crises komen en gaan. Veel bedrijven beseffen dan ook dat Covid-19 niet de laatste crisis is waarmee ze te maken zullen krijgen. Lering trekken uit een crisis is daardoor belangrijk om goed te kunnen inspelen op de volgende. Experts van ITDS beschrijven vijf stappen die leiders kunnen volgen om een crisis effectief te beoordelen. 

Stap 1: het doel bepalen

Begin met het einde voor ogen. Een goede crisisevaluatie valt of staat met een duidelijke scope en doelstelling. Formuleer een duidelijke doelstelling voor het starten met de evaluatie. Dit creëert duidelijkheid en voorkomt dat er een onjuiste focus ontstaat. Het doel van de evaluatie moet niet zijn om schuldigen aan te wijzen, maar om te achterhalen waarom de crisis de organisatie heeft geraakt. 

Stap 2: de formele aanpak

Verzamel alle uitgewerkte crisisprotocollen en -plannen. Hierin vind je welke maatregelen de organisatie volgens het crisisplan moet nemen tijdens een crisis. Het analyseren van de huidige plannen zorgt voor een duidelijk beeld van de formele crisisorganisatie.Vijf stappen om Covid-19 crisisplannen te evaluerenHoe ziet het crisisteam eruit? Welke processen en bedrijfsonderdelen zijn essentieel? Zonder deze informatie is het niet mogelijk om de crisisaanpak te evalueren. Daarnaast helpt deze analyse om crisis-objectives te identificeren. Met andere woorden: welke baselines zijn aanwezig en welk level van dienstverlening moet koste wat kost geborgd blijven? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de maximale downtime van systemen.

Stap 3: een overzicht van alle handelingen

Begin met het in kaart brengen van de afgelopen crisis. Belangrijk: houd deze fase zo feitelijk mogelijk. Kijk hierbij naar de acties en aanpak die voorafgaand en tijdens de crisis zijn gebruikt. Let op de protocollen die al waren opgesteld en refereer terug naar het crisisplan. Deze tijdslijn is een essentieel startpunt om alle gebeurtenissen helder en feitelijk in kaart te brengen. 

Neem hierin ook eventuele maatregelen van externe partijen, zoals toezichthouders en partners, mee. Om een eenzijdig beeld te voorkomen is het van belang dat je alle relevante dimensies meeneemt, waaronder governance, communicatie, operations, finance, human resources, IT en cybersecurity. 

Stap 4: evaluatie van de maatregelen

De verzamelde informatie geeft een duidelijk beeld van de crisisaanpak. Dit is het beginpunt voor een diepgaande analyse. Start aan het begin van het feitenoverzicht. Bepaal welke informatie beschikbaar was (of had kunnen zijn) en welke keuzes er gemaakt zijn op basis van die informatie. Stel daarna onder andere de volgende vervolgvragen om de crisis en de genomen maatregelen nog verder te analyseren:

  • Hoe is de crisis ontstaan en waardoor had de crisis impact (root-cause analyse)?
  • Welke maatregelen stonden omschreven in het bestaande crisisplan?
  • Welke maatregelen zijn reactief genomen?
  • Welke maatregelen kostten extra effort om in te regelen?
  • Welke maatregelen werkten effectief? 

Stel daarbij altijd de vragen vanuit twee perspectieven. Ten eerste: was het besluit begrijpelijk en effectief tijdens de crisis? En ten tweede: is het achteraf gezien de juiste keuze geweest? Hierdoor wordt de crisisaanpak vanuit verschillende perspectieven belicht. 

Stap 5: het aanpassen van de protocollen

Verwerk de uitkomsten van de evaluatie in de bestaande draaiboeken, zowel de maatregelen die opgenomen als verwijderd moeten worden. Het is ook mogelijk dat de organisatie een aantal belangrijke crisiscapabilities mist. Denk hierbij aan snelle en accurate informatievoorziening. Leer hiervan en formuleer organisatieverbeteringen. Vaak zullen deze verbeteringen niet alleen in een crisissituatie helpen, maar ook in de dagelijkse operaties. 

Als er specifieke pijnpunten uit de evaluatie naar voren komen, is het aan te bevelen om een detailevaluatie uit te voeren. Dit geldt bijvoorbeeld voor processen die onevenredig hard geraakt zijn door de crisis. Juist deze processen kunnen beter crisisbestendig gemaakt worden door ze anders in te richten.