De Nationale ombudsman verbetert HR-dienstverlening
Sinds 1982 behartigt de Nationale ombudsman de belangen van burgers. De onafhankelijke en onpartijdige instantie behandelt klachten over bijna alle overheidsinstanties, en uitsluitend klachten over individuele zaken, waarvoor geen beroep bij de rechter mogelijk is. Van de uitspraken van de Nationale ombudsman gaat vooral een grote publicitaire en controlerende werking uit, maar de overheid is niet verplicht om gevolgen te verbinden aan de uitspraken van het orgaan.
Als onderdeel van de strategische agenda van de Nationale ombudsman om zijn HR-dienstverlening binnen de organisatie te verbeteren, heeft de onafhankelijke functionaris een verbetertraject ingezet. Belangrijkste doelstellingen van dit traject vormen het zorgdragen dat de basis van werkprocessen binnen de organisatie op orde zijn, dat medewerkers integraal werken en met eigenaarschap en dat de bedrijfsvoering wendbaar (agile) is ingericht.
Om dit allemaal te realiseren, trapte het project af met een initiatie- en onderzoeksfase, die gericht was op het helder beschrijven van het probleem en de oplossingsrichtingen. Diverse verkennende interviews en workshops vonden plaats met tal van stakeholders om een 360 graden-beeld te krijgen.
Op basis van deze input is uiteindelijk een projectplan opgesteld en vervolgens is gestart met de implementatie daarvan. Zo’n zes maanden na de kick-off, in februari 2020, werd het project afgerond en inmiddels heeft dit geleid tot een aantal gerealiseerde voordelen.
Zo zijn om te beginnen de HR kaders scherper neergezet – medewerkers van de HR-afdeling en de business “weten waar HR voor staat”. Verder zijn de HR-werkzaamheden geüniformeerd, gestandaardiseerd en geautomatiseerd, wat bijdraagt aan de efficiency en de kwaliteit van uitgevoerde taken. Ook is de voorspelbaarheid en transparantie van HR-werkprocessen verhoogd, waardoor betere besluiten gemaakt en gepland kunnen worden.
Dorien Sanders, Hoofd Bestuursbureau bij de Nationale ombudsman, gaf leiding aan het project. Ze werd hierbij geadviseerd en ondersteund door twee consultants van Improven: Willem-Jan Vos (projectleider en tactisch adviseur; dagelijkse leiding over het project) en André van Hofwegen (strategisch adviseur; verantwoordelijk voor kwaliteitsbeheersing).
