Supply chain optimalisatie: just in time versus just in case

Wanneer bedrijven hun supply chain inrichten, staan ze normaal gesproken voor de taak om de juiste balans te zoeken tussen ‘just in time’ en ‘just in case’. Aan het woord Marisa Hut en Darryl Daisley over wat deze twee termen vandaag de dag betekenen voor organisaties. 

“We leven in een wereld waarin het mogelijk is om de producten die we nodig hebben binnen afzienbare tijd te ontvangen. Of het nu gaat om producten van de supermarkt om de hoek of aan de andere kant van de wereld, het maakt tegenwoordig niet meer uit”, zegt Hut, die binnen Baker Tilly de rol van Manager VAT & Customs vervult. “Alles is direct bij de hand. In onze huidige samenleving verwachten wij dan ook producten zo snel en zo goedkoop mogelijk te ontvangen.”

Ondernemers en supply chain managers spelen met verschillende methoden in op vragen uit de markt om zo te voldoen aan de verwachtingen van afnemers, aldus Daisley, Director Customs, Fuel Tax & International Trade bij Pitcher Partners, onderdeel van het Baker Tilly-netwerk in Australië: “Veel grote bedrijven benaderen toeleveranciers met een methode die bekendstaat als ‘just in time’, oftewel: net op tijd. Deze methode wordt gebruikt om efficiëntie in de productieketen te verbeteren.”

Volgens Hut is de ‘just in time’ (JIT)-methode bedacht met maar één primair doel: “Het verminderen van de doorlooptijd en kosten die gepaard gaan met het leveren van een product. Dit heeft ertoe geleid dat het productie- en leveringsproces zo is ingericht dat altijd kan worden voldaan aan de verwachtingen van de klant op het gebied van tijdigheid van bezorging, kwaliteit en levering van de producten.”

Op bepaalde momenten moeten klanten deze verwachtingen, meer dan eens ongewenst, bijstellen, ondanks dat bedrijven hun uiterste best doen om aan de verwachtingen te blijven voldoen, legt Hut uit: “Recente gebeurtenissen zoals de coronapandemie hebben dit maar al te goed duidelijk gemaakt. Denk aan het hamstergedrag van essentiële goederen, vanuit een angst om niks in huis te hebben.”

‘Just in case’ versus ‘just in time’

De JIT-methode is in de jaren zestig van de vorige eeuw ontstaan in Japan en wordt vandaag de dag bij verschillende grote organisaties – zoals Apple, Toyota en McDonalds – toegepast in de productieketens. “Ook veel e-commercebedrijven hanteren deze methode met name omdat de marges op de producten doorgaans minimaal zijn waardoor efficiëntie en kostenbeheersing van groot belang zijn in het proces”, licht Daisley toe.

Volgens de JIT-methode produceert elk bedrijf dat deel uitmaakt van een bepaalde productieketen net voldoende om de vraag van het bedrijf uit de productieketen waaraan het levert te beantwoorden. Hierdoor hebben organisaties doorgaans vele kleinere voorraden, geeft Hut aan: “Middelen worden alleen aangewend voor hetgeen tussen partijen is overeengekomen en betaald. Deze benadering vermindert het risico op onnodige voorraden die mogelijk niet worden gebruikt en mogelijk ook in waarde kunnen dalen.” 

Met dit in het achterhoofd, stelt de JIT-methode bedrijven dus in staat om cashflow-nadelen te beperken door het aanhouden van minimale hoeveelheden grond- en/of hulpstoffen, het verlagen van voorraad- en arbeidskosten, en tegelijkertijd het vergroten van de efficiëntie en kwaliteit in de productieketen.

De tegenhanger van de JIT-methode is de zogenaamde ‘just in case’(JIC)-benadering. Bij deze aanpak hebben organisaties in het algemeen een grote voorraad, om op die manier op ieder moment de marktvraag te kunnen beantwoorden en waarmee tegelijkertijd de kans wordt verkleind dat producten niet op voorraad zijn. “Voorbeelden van de bedrijven die deze methode hanteren zijn bedrijven als Amazon, die praktisch alles op voorraad hebben”, laat Daisley weten.

“In theorie optimaliseert JIT de productieketen, maar er is bij deze methode slechts minimale foutenmarge, waardoor verstoringen tot grote problemen kunnen leiden.”

Het nadeel van inzetten op efficiëntie

De JIT-methode is onder meer op het gebied van kosten stukken efficiënter dan de JIC-aanpak, simpelweg omdat kosten van arbeid en het onnodig aanhouden van voorraden worden geminimaliseerd. “Toch heeft deze methode ook nadelen”, benadrukt Hut. “In theorie optimaliseert de JIT-benadering de productieketen, maar er is bij deze methode slechts een minimale foutenmarge, waardoor betrekkelijk kleine verstoringen tot grote problemen kunnen leiden.”

De afgelopen maanden zijn de precaire punten van de JIT-methode zeer duidelijk naar voren gekomen, stelt Daisley: “De handelsoorlog tussen de Verenigde Staten en China, de bosbranden in Australië en de uitbraak van het coronavirus hebben een extreem verstorend effect gehad, waardoor de nadelen van de JIT-methode maar al te duidelijk aan het licht gebracht.” 

Momenteel zijn veel productiefaciliteiten in Azië en Europa gesloten, terwijl schepen in de haven voor anker liggen en vrachtvliegtuigen op vliegvelden noodgedwongen aan de grond staan. Bedrijven die sterk leunen op de JIT-methode verkeren op dit moment dus in zwaar weer, onder meer omdat ze zeer waarschijnlijk verschillende afspraken met hun klanten niet kunnen nakomen.

Op zoek naar de juiste balans

Niet voor niets zijn vele bedrijven nu bezig met het minimaliseren van de nadelen die de JIT-methode met zich meebrengt. “Een mogelijke oplossing is om productie of voorraden dicht bij de klant te hebben, door bijvoorbeeld gebruik te maken van strategische toegangspoorten. Deze benadering, die de productie- en toeleveringsketen effectief verkort, wordt veelal gebruikt binnen de Europese Unie en de voordelen nemen waarschijnlijk verder toe met het oog op de aankomende Brexit”, vertelt Daisley.

Daarnaast hebben de gevolgen van coronapandemie de zwakke punten van de globale productie- en toeleveringsketens onderstreept, concludeert Hut: “Dit pleit voor de mogelijke verplaatsing van lokale toeleveringshubs om zo het bedrijfsleven te beschermen tegen toekomstige internationale ontwikkelingen.”

“Vaak komen alleen bedrijven die nu al bezig zijn met toekomstige veranderingen en het herzien en aanpassen van hun productieketens ten dele ongedeerd uit een crisis.”

Naast het hebben van een centrale locatie met geoptimaliseerde logistieke processen is het ook van belang om de belastingpositie van een bedrijf in elk land en elke bedrijfslocatie te bekijken en mogelijk zelfs te heroverwegen, geeft Daisley aan: “Daarbij moet worden gekeken naar het benutten van de potentiële voordelen vanuit btw- en douane-perspectief met betrekking tot invoerregelingen, met als doel het optimaliseren van de bedrijfsresultaten.”

Hut onderstreept nogmaals dat zowel de JIT- als de JIC-methode zijn voor- én nadelen heeft voor organisaties: “Een one-size-fits-all-benadering bestaat helaas niet en bedrijven moeten hun processen constant in de gaten houden en herzien naarmate het bedrijf groeit, krimpt of de markt verandert. Ieder bedrijf zou gelet op huidige mondiale ontwikkelingen zijn productieketen moeten nalopen en controleren. Is de gehanteerde productiemethode wel de juiste? Dat wil zeggen voor nu, maar ook voor de toekomst.”

Daisley besluit: “Is uw bedrijf opgewassen tegen gebeurtenissen zoals het coronavirus, een economische crisis of beperkingen in het logistieke proces, of is het tijd om uw productieketen aan te passen? Vaak komen alleen bedrijven die nu al bezig zijn met toekomstige veranderingen en met het herzien en aanpassen van hun productieketens ten dele ongedeerd uit een crisis.”