Tips voor agile werken binnen overheidsorganisaties
De uitbraak van het coronavirus heeft werken voor iedereen veranderd. Dit zorgt ook voor de nodige uitdagingen voor overheidsorganisaties. Volgens Arlande-experts Elwin Nieboer en Wouter van Rensen is nú de tijd voor organisaties om meer wendbare manieren van werken te omarmen. Want meer wendbaarheid maakt een betere uitvoering van kernprocessen mogelijk en zorgt voor meer zekerheid.
Een overheidsorganisatie is wendbaar wanneer deze beschikt over voldoende capaciteit om snel te kunnen inspelen op continue (blijvende of incidentele) veranderingen. In een normale wereld kan zo’n verandering bijvoorbeeld de introductie van nieuwe technologie zijn, nieuwe regelgeving of veranderende verwachtingen van klanten.
De coronacrisis vormt echter het summum van zo’n externe verandering: de wereld is op een nooit eerder vertoonde manier op z’n kop gezet.
Wanneer is een overheidsorganisatie wendbaar? Volgens Elwin Nieboer en Wouter van Rensen, die samen meer dan twintig jaar ervaring hebben in het begeleiden van agile transities, zijn er enkele gemene delers zichtbaar, die tot de belangrijkste criteria behoren.
Optimale processen en samenwerking
Zo zijn agile organisaties om te beginnen in staat om snel in te spelen op (maatschappelijke) veranderingen en, nog belangrijker, hebben ze deze vooraf al zien aankomen. Dit realiseren ze door te zorgen voor geoptimaliseerde processen, en een goede manier van samenwerken tussen en binnen afdelingen en teams. Nieboer licht toe: “Er is een sterke en logische focus, duidelijke prioritering en er is een werkomgeving waarin de noodzaak van continu verbeteren wordt bevorderd. De klant, wie dat ook is, staat altijd centraal in de uitvoering.”
Maar hoe wordt een overheidsinstelling wendbaar? Volgens Nieboer en Van Rensen ligt de sleutel in het stap voor stap najagen van een hogere agile volwassenheid. Want, “wendbaarheid is geen knop die je aanzet. Het is een verandering in de organisatie.” De twee experts voegen toe: “Wij hebben de afgelopen periode ervaren dat de agile manier van werken, gecombineerd met resultaatgerichte besturing en een mensgerichte aanpak, de beste garantie is voor succesvolle en duurzame wendbaarheid.”
Hierop voortbordurend delen Nieboer en Van Rensen nog een aantal best practices en tips:
- “Visie en strategie zijn essentieel: zorg dat de teams bezig zijn met doelen die gericht zijn op de korte termijn. Hierbij is het wel belangrijk dat de korte termijn in lijn is met de visie van de organisatie.”
- “Doelgericht agile georganiseerd: gebruik de agile manier van werken als een middel, gebruik het niet als doel. Bijvoorbeeld omdat vergelijkbare organisaties dit ook doen.”
- “Leg de verantwoordelijkheid neer bij de teams. Zij zijn goed in staat om de ‘hoe’-vraag te beantwoorden, zij zijn de experts. Daarnaast voelt men zich dan ook verantwoordelijk voor dit stukje werk, zodat je degene kunt aanspreken op zijn of haar verantwoordelijkheid.”
- “Maak onderscheid tussen de dagelijkse werkzaamheden (run) en de veranderings-werkzaamheden (change) van elkaar. Dit helpt bij de prioritering van de werkzaamheden.”
- “Maak onderscheid tussen de inhoud van het proces. Richt je doelen zo in, dat je de mogelijkheid hebt om dagelijks bij te sturen.”
- “Zorg voor een goede dag of weekstart met elkaar, waarin je bespreekt welk werk er gedaan moet worden. Zorg dat je dit werk opknipt in behapbare brokken. In de huidige situatie is het belangrijk om deze dag/weekstarts door te laten gaan en te organiseren, maar dan uiteraard op een virtuele manier.”
- “Maak het werk transparant. Zowel voor het individu als voor het gehele team. Normaal zou je dat graag op een fysieke manier willen visualiseren. Maar door de huidige situatie kunnen ook verschillende tools als Trello of Jira uitkomst bieden.”
- “Zorg voor een goed online samenwerkingsplatform. Hierdoor kan de samenwerking altijd doorgaan. Microsoft Teams is een voorbeeld van een goed samenwerkingsplatform.”
- “Verbeter continu. Zorg dat deze continue verbetering altijd op de agenda staat. Maak deze verbeteringen in jouw gehele organisatie zichtbaar. Begin met de verbeterpunten die zichtbaar de meeste toegevoegde waarde hebben. Je zou hiervoor de weekstart kunnen gebruiken om dit verbeterpunt voor de aankomende week met elkaar te benoemen.”
Nieboer en Van Rensen sluiten af met een laatste advies: “Doe dit alles met passie en plezier!”
