Drie leerpunten voor succesvol thuiswerken
Door de coronacrisis zijn medewerkers – van directeur tot secretaresse en van consultant tot callcentermedewerker – massaal aan het thuiswerken. Hoe kunnen organisaties zorgen dat al die telewerkers soepel en energiek blijven samenwerken? Kees Meurders, Associate Partner bij EY, deelt drie leerpunten.
1. Inventariseer voor- en nadelen van werken op afstand
In algemene zin geldt dat werken op afstand naast een technologische verandering ook een andere aanpak vergt in de manier van werken, en daarmee ook extra aandacht voor aandacht voor processen en mensen. Een voorbeeld waar dat direct duidelijk wordt is vergaderen op afstand met bijvoorbeeld Zoom of Microsoft Teams.
Het introduceren van deze middelen heeft als voordeel dat de inzet ervan prikkelt tot een analyse over nut en noodzaak van vergaderingen. Welke vergaderingen dienen echt een doel? Wie moet er meedoen aan een vergadering? De introductie van vergaderen op afstand zorgt ervoor dat die vragen klip en klaar naar boven komen en dat is pure winst.
Maar er zijn ook nadelen. Op afstand kun je minder goed met lichaamstaal communiceren, de sociale aspecten van samenwerken de ruimte geven en creatieve processen tot bloei laten komen. Dat vraagt aandacht. Juist door de manier van werken te structureren is het mogelijk om op die aspecten in te spelen. Wie dat goed voor elkaar heeft – geholpen door praktische modules – ontdekt dat er veel mogelijk is. Meetings worden vaak niet alleen korter maar ook daadkrachtiger.
2. Heb aandacht voor engagement op de langere termijn
Minstens even belangrijk is de vraag hoe de nieuwe werkwijze ook op wat langere termijn goed blijft werken. Want nu medewerkers elkaar niet met regelmaat ontmoeten kan ook het ‘engagement’ onder druk komen te staan. Ze komen elkaar immers niet langer tegen bij de koffieautomaat voor een onderonsje en de humor op de werkvloer is anders. De communicatie verzakelijkt. Ook op dat vlak is dus aandacht nodig.
Veel organisaties zetten voor hun teams dagstarts op, mede om het teamgevoel te versterken. Een praktisch hulpmiddel daarbij is het gebruik van een dagbarometer waar deelnemers voorafgaand aan zo’n dagstart kunnen laten zien hoe ze zich voelen en daarmee een opening bieden tot een gesprek erover, zodat ook de emotionele kant van samenwerken duidelijk naar boven komt.
3. Laat concreet zien hoe medewerkers onderdeel zijn van de oplossing
Nog weer een andere vraag die juist in tijd van crisis relevant is: hoe blijven medewerkers zich verbonden voelen met de doelstellingen van de organisatie. Oftewel: hoe neem je medewerkers mee in je purpose, de overkoepelende missie van je organisatie. In crisistijd ligt ook dat wat anders dan in normale tijden: het belangrijkste doel is dan immers vooral het borgen van continuïteit.
Het mooie daarvan is dat zo’n doel voor iedereen helder is en dus weinig toelichting behoeft. Maar wat nogal eens wordt vergeten is dat het belangrijk is om dat grote doel ook echt te verbinden met wat (operationeel) medewerkers doen. Leiders staan voor de taak om steeds weer duidelijk en tastbaar te maken hoe het werk van medewerkers van hoog tot laag bijdraagt aan het doel.
Het bovenstaande is maar een greep uit vele leer- en aandachtspunten van organisaties die al langer ervaring hebben met werken op afstand. Door hier aandacht aan te schenken kunnen organisaties eraan bijdragen dat werkend Nederland ook in crisistijd zo normaal mogelijk blijft draaien. Met de juiste aanpak is dat ook op wat langere termijn goed te borgen.
Samenvatting
Zorg niet alleen dat de technologie op orde is, maar geef ook aandacht aan mensen en processen om thuiswerken tot een succes te maken.
