Tips voor het organiseren van remote Big Room-planning events

De Agile manier van werken is tegenwoordig niet meer weg te denken uit organisaties. Niet alleen werken teams met Agile werkvormen, maar ook organisatiemodellen zijn vaak aangepast om de samenwerking tussen meerdere teams, portfoliomanagement en hoger management te faciliteren. 

Een veel gekozen werkwijze om teams gecoördineerd te laten werken in lijn met de bedrijfsstrategie is eens in de paar maanden zogenaamde ‘Big Room’ planningsessies te organiseren. Nu vrijwel alle teams vanuit huis werken en grote fysieke bijeenkomsten zoals Big Room planningsessies vanwege de coronamaatregelen niet meer mogelijk zijn, staan veel organisaties voor de vraag hoe ze hun business gecoördineerd draaiende kunnen houden. 

Serge Beaumont, senior consultant bij de Digital Transformation & Business Agility unit van Xebia, weet uit ervaring dat virtuele Big Room planningsessies net zo effectief kunnen zijn als wanneer deze in één ruimte plaatsvinden. Hij deelt een aantal praktische tips over hoe teams dit kunnen bewerkstelligen: 

Begin met een duidelijke samenwerkingsstructuur

Om succesvol op afstand samen te werken met meerdere teams, is het belangrijk de samenwerking tussen deze teams te structureren in voor hen beschikbare tools. Denk daarbij aan het opzetten van gedeelde, virtuele samenwerkingsruimtes en het verlenen van toegang voor iedereen tot alle benodigde bestanden en documentatie.

Faciliteer daarnaast het gebruik van videogesprekken, aangezien een groot deel van de effectiviteit van onze communicatie wordt bepaald door non-verbale en visuele signalen. 

Gebruik tools die zowel plenaire als persoonlijke gesprekken via video faciliteren

Bij Big Room events bellen vaak meer dan 100 deelnemers in. Het probleem met videogesprekken in grote groepen is echter dat het audiokanaal snel het grote knelpunt wordt. Zo is het bijna onmogelijk om gesprekken te volgen als er meerdere personen praten. Tegelijkertijd wordt de effectiviteit van communicatie ernstig beperkt als sessies slechts één spreker hebben. Tools voor grotere events moeten daarom de volgende zaken ondersteunen:

• Videogesprekken toestaan voor een maximale groepsgrootte die groot genoeg is zodat alle deelnemers kunnen deelnemen aan dezelfde virtuele ruimte of hierbij kunnen inbellen.
• De mogelijkheid bieden om meerdere afzonderlijke gesprekken te voeren in aparte (team)kamers.
• Deelnemers de mogelijkheid bieden om gemakkelijk van kamer te wisselen, voor het geval ad hoc-gesprekken of afstemmingssessies nodig zijn.
• Communicatie met chatmogelijkheden ondersteunen.

Veelgebruikte tools die over bovenstaande functies beschikken zijn Zoom en Microsoft Teams. 

Werk samen met een virtueel planbord en omgeving

Naast een goede gesprekstool met videomogelijkheden is een ruimte nodig om virtueel samen te werken aan de op te leveren producten. In het geval van Big Room planning events betekent dat een virtueel planbord, samen met een omgeving waar ook andere borden, lijsten of documentatie voor de deelnemers staan (ook bekend als een Common Canvas). 

Een goede tool voor het digitaal samenwerken moet ten minste het volgende ondersteunen:

• Toegang geven tot alle informatie voor alle deelnemers, om te voorkomen dat er overdrachten plaatsvinden of slechts één persoon informatie kan invoeren of bewerken.
• Mogelijkheid bieden voor gelijktijdige bewerking door alle deelnemers en deze wijzigingen met realtime updates laten zien.
• Zorgen voor een gemakkelijke informatiestructurering. Het is belangrijk dat deelnemers het grotere geheel blijven zien, waarbij het invoeren, aanpassen en structureren van informatie soepel moet plaatsvinden. Voorkom dat het grootste deel van de tijd besteed wordt aan het slepen, neerzetten en verplaatsen van informatie.
• Bieden van sjablonen die de informatiestructuur ondersteunen. Vooraf gemaakte planningsborden, belemmeringen, actiepunten of een virtuele parkeerplaats maken het gemakkelijker om de informatie gestructureerd en voor iedereen makkelijk toegankelijk te houden. 

Hoewel bovenstaande allemaal kan worden gedaan met Excel-bladen, Powerpoint-presentaties of Word-documenten, is het aan te raden gebruik te maken van virtuele whiteboards, zoals aangeboden door Mural, Miro of Nureva Span. Als je toch wilt werken met Microsoft Office-documenten, gebruik dan de browserversie (Office 365) van deze tools, aangezien deze ondersteuning bieden voor gelijktijdige bewerking.

Zorg ook dat je je als deelnemer goed voorbereid

Ten slotte is het ook belangrijk dat je als deelnemer van een sessie jezelf goed voorbereid. Zorg bijvoorbeeld dat je over een solide internetverbinding beschikt die videostreaming ondersteunt. Als je daarnaast de mogelijkheid hebt, creëer dan een speciale werkruimte waar je vrij kunt praten zonder gestoord te worden. Ook een goede uitrusting zoals een koptelefoon en microfoon helpen, bijvoorbeeld om audiogalm te voorkomen.

Tot slot, controleer voorafgaande je toegang tot alle vereiste informatie en bestanden. Niets vertraagt een samenwerkingsinspanning zoals het moeten vragen om toegang te krijgen tot bestanden of op die belangrijke collega moeten wachten omdat hij of zij niet op de hoogte is van de agenda van de dag.