FrieslandCampina tilt corporate treasury naar een hoger niveau

27 februari 2020 Consultancy.nl

Zuivelcoöperatie FrieslandCampina heeft de afgelopen jaren de volwassenheid van corporate treasury naar een hoger niveau getild.

Royal FrieslandCampina heeft vestigingen in 34 landen en biedt werk aan ongeveer 23.000 mensen. Het is geen beursgenoteerde onderneming, maar een coöperatie waarin 18.000 leden-melkveehouders in Nederland, Duitsland en België de onderneming volledig bezitten. “We opereren daarom een beetje anders dan beursgenoteerde multinationals”, zegt Jeroen Brieffies, hoofd Treasury Operations bij FrieslandCampina. “We hebben een ‘owners mindset’, met een duidelijke cultuur gericht op producten van boeren.” 

Complexe organisatie

Brieffies keerde ongeveer vijf jaar geleden, na een periode bij de Zwitserse vestiging van FrieslandCampina, terug naar Nederland. “Op dat moment wilden we onze treasury-organisatie benchmarken en vroegen we Zanders een strategische analyse voor ons te doen. Daaruit bleek dat we erg goed presteerden op het gebied van financiering en risicomanagement, maar dat de ondersteuning van de operationele kant van de onderneming tekortschoot. We begonnen daarom met een reis om ons te ontwikkelen van beleidsmaker tot een strategische en proactieve treasury-afdeling met een gecentraliseerd operationeel team als onderdeel van een nieuwe organisatie.”

FrieslandCampina’s route naar een hoger treasuryniveau

In dezelfde periode begonnen veel dingen te bewegen, vertelt Brieffies. “We waren al begonnen aan een project, met de naam Summit, om alle verschillende SAP-systemen binnen het hele bedrijf te standaardiseren, dus alle entiteiten moesten aan deze normen voldoen. We zijn ook begonnen met het opzetten van financial shared service centers (FSSC’s), waarin alle betalingen, inningen en andere administratieve activiteiten werden gecentraliseerd.” 

“Al deze ontwikkelingen leidden tot het idee om binnen Corporate Treasury een afdeling Treasury Operations op te zetten, om de business beter te kunnen ondersteunen bij de dagelijkse activiteiten en de betalings- en inningsprocessen te kunnen standaardiseren. De eerste stap in de richting van de ondersteuning van de shared service centers was de implementatie van TIS als betaalhub.” 

Vanwege zijn tijd in Zwitserland bedacht Brieffies ‘Jungfrau’ als projectnaam – een van de beroemde bergtoppen in de Alpen. Die berg is nu, na een complex bouwproces van een spoorweg, gemakkelijk te bereiken en daarom een passende metafoor voor het moeilijke proces dat moest worden doorlopen om uiteindelijk meer efficiëntie te creëren. 

Project Everest

De nieuwe ontwikkelingen en doelstellingen leidden tot de start van een project met de naam van een nog hogere berg: ‘Everest’. Brieffies licht toe: “De implementatie van TIS bracht een versnelling op gang naar een optimaal wereldwijd betalings- en inningsproces dat – met behulp van een efficiënte en leane IT-infrastructuur – tijd, fouten en kosten zou doen afnemen. Daarom noemden we dit next-big-step-project Everest.” 

“We besloten eerst enkele workshops op te zetten met FSSC’s, Finance & Reporting, Tax en Corporate Legal, om hen te wijzen op de uitdagingen die we in dit proces hadden”, vervolgt Brieffies. Toen bleek dat het hele interne proces uitdagingen bood. “Als zuivelbedrijf lijken we in een bepaald opzicht op een olieraffinaderij; er komt melk binnen en daar maken we allerlei componenten van die we voor verschillende producten gebruiken. Dus moeten we er in zowel logistieke als financiële zin voor zorgen dat dit alles de juiste route volgt.” 

“We besloten daarom met intercompany netting te beginnen. Dan zouden we een solide basis hebben, die we de metaforische naam ‘Base camp’ gaven. Het omvatte een gestandaardiseerd ERP-systeem, FSSC’s om onze betalingen en inningen te centraliseren, en een betalingstool. En zodra we die intercompany netting hadden, wilden we de stap zetten naar een interne bank voor alle interne betalingen.”

“Na de strategische analyse vroegen we Zanders om ons ook te ondersteunen bij de implementatie van ons nieuwe treasury management systeem.” 

FrieslandCampina’s Corporate Treasury koos voor Coprocess als leverancier van global netting tools voor het matchen, bespreken en maandelijks verrekenen van intercompany facturen – ongeveer één miljoen per jaar. Daarnaast kijkt de zuivelcoöperatie momenteel naar de mogelijkheid om een payments & collections factory op te zetten, waarmee Treasury namens andere entiteiten betalingen en inningen doet – beter bekend als ‘payments/collections on behalf of’ (POBO, COBO). 

“De uitdaging daarbij ligt vooral bij de inningen”, zegt Zanders consultant Bart Timmerman. “Je kunt zelf betalingen regelen, maar het is niet zeker op welke rekening cliënten hun betalingen gaan doen en welke referentie zij daarbij gebruiken – als ze die al gebruiken. Afstemming van inkomende betalingen vormt in die zin een grote uitdaging.” 

Een toegewijde projectmanager

Vanwege deze ‘reconciliatie-uitdaging’ vroeg Brieffies om de support van Zanders. “We vroegen Zanders een blauwdruk op te stellen en ons te ondersteunen bij de implementatie van de Kyriba-tool die we hadden gekozen als ons nieuwe treasurymanagementsysteem (TMS). Toen we onze treasury operations opzetten en begonnen met TIS als onze betalingshub, hadden we een tool binnen onze FSSC’s, maar merkten we ook dat we mankracht nodig hadden om dit vanuit Corporate Treasury te ondersteunen. Het Corporate Treasury-team realiseerde zich dat, als het echt iets wilde veranderen en de beoogde resultaten wilde halen, elk teamlid gefocust moest zijn.” 

Er werd een speciaal Treasury Operations-team samengesteld, met een Cash & currency manager, een Treasury systems manager en een Treasury-projectmanager. Naast de opzet van dit nieuwe team werd een andere belangrijke basis voor deze transformatie gelegd met de ontwikkeling van een eigen treasury-IT-strategie, met duidelijke richtlijnen voor de selectie van nieuwe systemen. 

Er werd gekozen voor cloud-oplossingen om de treasury-activiteiten toekomstbestendig te maken, de algehele afhankelijkheid van interne IT te verminderen, altijd een bijgewerkte versie te hebben en daarmee de snelheid en besluitvaardigheid te verbeteren. 

Brieffies: “Een project als Everest hadden we nooit kunnen realiseren zonder een toegewijde projectmanager. Mijn collega Marije Siebenga vervulde die rol en was de drijvende kracht achter dit project. En uiteindelijk konden we het allemaal naar een hoger niveau tillen.” Bart Timmerman is het daarmee eens: “Projectmanagement was een van de belangrijkste succesfactoren van dit project. Het was heel duidelijk welke richting het bedrijf voor ogen had, welk systeem het nodig had om daar te komen en wat daarbij de rollen van Zanders en Kyriba waren.” 

Nick Clare, verantwoordelijk voor de verkoopkanalen van Kyriba in Europa, voegt daaraan toe: “Alle problemen werden snel opgelost, vooral omdat de Treasury van FrieslandCampina haar leveranciers goed begreep. Ze eigenden zich de oplossing steeds volledig toe. Dat is een rolmodel.”

Volledige betrokkenheid

De aanpak leidde ertoe dat FrieslandCampina, samen met Kyriba, door EuroFinance genomineerd werd voor de Digital transformation award en het bovendien een Corporate Recognition Awards for Best in Class Payments won. Clare: “De schaal van het bedrijf is enorm en – met honderden entiteiten – de complexiteit ook. Dat maakt het lovenswaardig wat Treasury heeft gedaan. FrieslandCampina heeft nu een platform dat ze kunnen schalen.”

“Bij dit soort projecten is het belangrijjk dat iedereen erbij wordt betrokken en de oplossing ondersteunt – dat wordt vaak onderschat.”

Aan de hand van de blauwdruk implementeerde FrieslandCampina het nieuwe systeem zelf. En dat is volgens Timmerman een rolmodel voor hoe systeemimplementatie moet worden uitgevoerd: “Uiteindelijk moet het bedrijf het systeem adopteren en kennen. Dus, na hen de truc te hebben geleerd, is het beter voor onze klanten om zelf met het systeem te werken.” 

Brieffies is het daarmee eens: “Alle gebruikers moesten aan het systeem wennen, wat soms resulteerde in een kritische houding. Maar nu hun processen geautomatiseerd zijn, zijn ze erg enthousiast en ondersteunend. Bij dit soort projecten is het belangrijk dat iedereen erbij wordt betrokken, zoals het backoffice-team, Finance en IT. Zij moeten de oplossing ondersteunen – dat wordt vaak onderschat.”

Wederzijds afhankelijk

Het gebruik van een treasury-oplossing zoals Kyriba zou moeten leiden tot efficiëntie en andere voordelen, dankzij minder repetitieve taakuitvoering. Geldt dat na het project Everest ook voor de rest van het bedrijf? Brieffies: “Voordat we aan dit project begonnen, hadden we veel interne geldstromen. Iedereen stuurde facturen naar elkaar en aan het einde van de maand moesten we kijken of alles goed overeenkwam. Maar nu, in plaats van te wachten tot het einde van de maand, hebben we een continu proces en een aantal toegewijde mensen die hier vanuit intercompany-teams aan werken.”

“Met de Kyriba-tool kunnen we alle cash centraliseren, wat ons dagelijks cashmanagement veel eenvoudiger maakt. We betaalden de bank voor het hebben van een inhouse bank en hadden een fictieve cashpool. Als je een systeem hebt om dat te regelen, maakt dat veel dingen een stuk eenvoudiger en bespaar je bovendien kosten.”

Daarom heeft FrieslandCampina een eigen treasury systems manager die alle treasury-systemen in beheer heeft en zorgdraagt voor de connectie van deze treasury-systemen met elkaar, met de ERP-systemen van het bedrijf en ook de connecties met de banken. “Er is nu een wederzijdse afhankelijkheid. Voorheen was Treasury afhankelijk van de business voor de aanlevering van informatie, maar nu is het ook andersom. De business wil zijn interne balans weten.”

Volgende stappen

Een van de doelstellingen van FrieslandCampina was om een stap te zetten in de volwassenheid van haar Treasury. Brieffies: “We hebben in 2015 onze strategische benchmarking uitgevoerd en een routekaart gemaakt voor de komende jaren. Nu willen we graag zien welke vooruitgang we geboekt hebben en waar we staan vergeleken met peer corporate treasuries.” 

Timmerman: “Het is goed om die treasuryscan regelmatig te doen. Gedreven door technologie verandert treasury snel en intussen ontwikkelen ook andere corporate treasuries zich. Uitgaande van dezelfde metafoor zullen de bergtoppen na een paar jaar dus weer hoger liggen.”

Intussen werkt Brieffies met zijn afdeling aan een pilot om virtuele bankrekeningen op te zetten. “We zien dat als een noodzaak om COBO te hebben. Om de juiste managementinformatie te bieden, moeten we kunnen afstemmen wat we voor de verkoop van specifieke zuivelproducten, zoals yoghurt, kaas of ingrediënten, hebben ontvangen.”


Profiel

Meer nieuws over

×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup
×
×
×