Gemeente Purmerend implementeert Key Control Dashboard
Gemeente Purmerend heeft het Key Control Dashboard geïmplementeerd. De oplossing helpt bij het verbeteren van de interne controle en het zorgen dat alle stakeholders over de juiste financiële rapportages beschikken. Het implementatietraject, dat slechts drie maanden in beslag nam, werd begeleid door adviseurs van Yellowtail.
Zo’n vijftien kilometer boven Amsterdam ligt Purmerend, een gemeente met ongeveer 80.000 inwoners. Nadat er bij de gemeenteorganisatie een nieuw AO/IC-plan (administratieve organisatie en interne controle) was opgezet, afgestemd en geïmplementeerd, ontstond vorig jaar de behoefte meer te kunnen doen met de vele informatie die voortkomt uit de controlewerkzaamheden.
Het nieuwe plan en de ambitie meer te doen met de controlegegevens zijn in lijn met een aanstaande wetswijziging: vanaf 2021 zal in Nederland het college van Burgemeester en Wethouders zelf verantwoordelijk zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording en het ‘in control statement’. Omdat rechtmatigheid en doelmatigheid van essentieel belang zijn, moeten gemeentelijke organisaties een rechtmatigheidsverantwoording en in control statement afgeven over hun jaarrekening. Waar deze nu nog worden verzorgd door externe accountants, komt hier over een kleine twee jaar dus verandering in.
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) stelt dat het voor gemeenten belangrijk is niet tot het laatste moment te wachten met het op orde krijgen van de capaciteiten voor de rechtmatigheidsverantwoording en het in control statement, maar nu al de eerste stappen te zetten. Dit is wat Purmerend heeft gedaan met de implementatie van het nieuwe AO/IC-systeem. Het was voor de gemeente belangrijk dat het nieuwe systeem volledig aansluit op de nieuwe AO/IC-werkwijze. Bovendien mocht er niet te veel tijd en geld worden gestoken in de implementatie van het systeem.
Er werd gekozen voor het Key Control Dashboard, een Yellowtail-oplossing die erop is gericht organisaties meer grip en sturing te geven op hun processen, interne beheersing, interne controle en risicomanagement. “Na een selectieprocedure waarin we de mogelijkheden van een aantal softwarepakketten hadden bekeken, kwam het Key Control Dashboard als beste oplossing naar voren”, vertelt Anissa El Harmazi, die als Senior Internal Auditor vanuit gemeente Purmerend betrokken was bij de organisatie van de interne controle. “We konden het systeem zo configureren dat het volledig aansloot op de werkwijze van de gemeente Purmerend.”
De softwareoplossing werd zo’n tien jaar geleden gelanceerd en is sindsdien bij vele organisaties in gebruik, waaronder bij de gemeenten Zoetermeer, Rotterdam, Lelystad, Pijnakker-Nootdorp, Heemstede en Midden-Groningen. “Omdat het Key Control Dashboard al een bewezen oplossing was bij verschillende gemeenten was het risico van een tijdrovende en kostbare implementatie minimaal”, aldus El Harmazi.
Implementatie
De implementatie werd begeleid door een team van Yellowtail, dat werd geleid door Edwin Lodder, Directeur KCD. Aan het begin van het implementatietraject werd een kick-off sessie gehouden, waarin El Harmazi een uitgebreide set documentatie aanleverde. Stef de Graaf, Senior Consultant KCD bij Yellowtail, en Latisha Meijer, Consultant KCD bij Yellowtail, zorgden vervolgens dat deze informatie werd vertaald in een eerste versie van het Key Control Dashboard waarin alle processen, risico’s en controls waren verwerkt.
Daarna is deze eerste versie tijdens dertien validatiesessies stapsgewijs afgestemd met de verschillende ic-medewerkers en teammanagers. Elk van deze sessies begon met een introductie van El Harmazi waarin de ambitie van Purmerend en keuze voor het KCD werden toegelicht. Dit zorgde voor draagvlak in de organisatie en positieve houding tijdens de sessie waardoor deze allemaal vlot verliepen. El Harmazi is erg te spreken over de ondersteuning vanuit Yellotail: “De consultants zijn toegankelijk, ze konden tijdens de validatiesessies op ieder niveau sparren en zijn in staat om ook met de minder technische medewerkers de verschillende zaken te bespreken.”
Decentrale interne controle
Ook is ze erg tevreden over de meerwaarde van het nieuwe systeem: “Met het Key Control Dashboard is het mogelijk om de verbijzonderde interne controle decentraal uit te laten uitvoeren in de lijn. Iedere proceseigenaar heeft hiervoor zijn eigen dashboard. De opvolging en uitkomsten van alle controles kunnen we centraal monitoren en op afdelingsniveau ontsluiten in rapportages”, aldus El Harmazi. “Waar nodig worden er acties uitgezet om verbeteringen in de organisatie door te voeren. Dit is wat mij betreft ook een van de belangrijkste bijdragen van de interne controle.”
Nu de implementatie is afgerond – in slechts drie maanden tijd – is het systeem helemaal klaar om in gebruik te worden genomen. Dit zal gebeuren tijdens de eerstvolgende controleperiode, in april van dit jaar. De gemeente heeft ook de ambitie uitgesproken om in de nabije toekomst te gaan werken met een managementdashboard met real-time inzicht in de in controlstatus van de organisatie.
