InSpark helpt EIFFEL bij implementatie van samenwerkingsportaal in de cloud

InSpark heeft EIFFEL geholpen met het realiseren van een modern samenwerkingsportaal op basis van Office 365. Het portaal verbindt de medewerkers van de zakelijke dienstverlener op een eenvoudige en veilige manier met elkaar en ondersteunt ze in hun dagelijkse werkzaamheden.

Het ruim 25 jaar geleden opgerichte EIFFEL richt zich op het helpen van klanten middels diensten op het gebied van legal, finance en process. Om de opdrachtgevers zo goed mogelijk van dienst te zijn, is het belangrijk dat de samenwerking tussen de ruim 600 medewerkers van de zakelijke dienstverlener zo soepel mogelijk verloopt. Tot voor kort werkte EIFFEL – dat met de steun van grootaandeelhouder Gilde onlangs aan een nieuwe groeifase begon – met een verouderd SharePoint-platform. Binnen deze digitale omgeving was het echter niet eenvoudig om bestanden te uploaden en delen, wat ervoor zorgde dat medewerkers een drempel ervaarden in het gebruik van het platform.

Daardoor creëerde iedereen zelf zijn eigen oplossingen, wat tot gevolg had dat dat informatie versnipperd raakte en slecht te vinden was. Dit belemmerde op zijn beurt de onderlinge samenwerking binnen het bedrijf, zowel met de eigen collega’s die op afstand aan het werk waren als met de externe klanten, die EIFFEL vaak graag bij het proces betrekt. Al met al had deze slechte communicatie een negatieve impact op de kwaliteit en snelheid van EIFFELs dienstverlening richting klanten. 

Om hier verandering in te brengen, besloot EIFFEL dat het tijd was om over te stappen op een modern samenwerkingsportaal. Het nieuwe platform moet de medewerkers van het bedrijf helpen in de uitvoering van hun dagelijkse taken en zorgen dat ze op een veilige en eenvoudige manier met elkaar verbonden zijn. De overstap naar het nieuwe portaal vormt onderdeel van een grotere transitie binnen EIFFEL, genaamd de ‘next digital level’: “De transformatie past in onze roadmap naar 2023”, vertelt Hans Cloosterman, Manager Marketing en Communicatie bij EIFFEL. “We zien een volledige cloud-omgeving voor ons. Dit past ook bij onze bedrijfsstrategie voor de komende jaren. We willen de kennis van de professionals integraal borgen en meer rondom onze expertises organiseren. Samenwerken is makkelijk en veilig en dat zal onze klanten ten goede komen.” 

Cloosterman legt uit dat EIFFEL het belangrijk vindt zijn dienstverlening continu te verbeteren: “We willen niet zozeer groeien in mensen maar vooral in kwaliteit, zodat we van toegevoegde waarde blijven voor onze kanten. Door onze mensen maximaal digitaal te faciliteren, maken we het mogelijk dat we beter samenwerken. Niet alleen onderling, maar ook met onze klanten. Hierdoor zijn kennis en afspraken integraal geborgen. Altijd, overal en op elk device. Zo maken we onze oplossingen nog beter en daar zullen klanten het voordeel van merken.” 

Voor advies en begeleiding omtrent de overstap naar het nieuwe portaal wendde EIFFEL zich tot InSpark, dat zich richt op het helpen van organisaties bij digitale transformaties. Het bureau – dat vorig jaar ontstond uit een krachtenbundeling van Sparked en Inovativ – kwam van alle partijen die door EIFFEL werden uitgenodigd als beste uit de bus: “Wij hebben voor InSpark gekozen omdat InSpark in zijn presentatie het beste de punten die we belangrijk vonden had meegenomen. Dat zijn de adoptie, security, technologie, maar vooral het samenwerken van onze professionals”, aldus Sander Willemsen, Manager ICT bij EIFFEL. 

Op advies van InSpark is EIFFEL volledig naar Office 365 gemigreerd en het bureau heeft voor EIFFEL een modern samenwerkingsportaal gerealiseerd op basis van dit softwarepakket van Microsoft. De plek ondersteunt in het dagelijkse werk en verbindt collega’s en de klanten van EIFFEL op een uniforme, eenvoudige en veilige manier. “Wat we hebben gedaan is een samenwerkingsomgeving realiseren voor de professionals van EIFFEL zodat zij op afstand op eigenlijk elk apparaat – bij de klant of op hun privétoestel – in contact staan met de mensen hier op kantoor of met collega’s”, vertelt Peter Hofstee, Lead Consultant Moderne Werkplek bij InSpark. 

“We hebben gebruikgemaakt van de nieuwste Microsoft-technologie, zoals Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint en we gebruiken de standaard applicaties zoals ze bedoeld zijn. Hierdoor hebben we geen maatwerk dat we toepassen en halen we het maximale uit het platform. We hebben met name de focus gelegd op de inrichting en configuratie van deze onderdelen, zodat het maximaal aansluit op de organisatie en omgeving van Eiffel,” vervolgt Hofstee, die toevoegt dat EIFFEL op deze manier ook voldoet aan de enkele maanden geleden van kracht geworden AVG-wetgeving. Inmiddels is de implementatie voltooid en maken alle medewerkers binnen de organisatie volledig gebruik van de nieuwe oplossing.

InSpark is een vertrouwde samenwerkingspartner van softwaregigant Microsoft. Dit kwam dit jaar nog tot uiting toen het bureau de Microsoft Country Partner of the Year-award in de wacht wist te slepen. Deze prijs wordt jaarlijks door Microsoft Nederland uitgereikt aan “de partner die uitblinkt op het gebied van digitale innovatie”. “Om klanten echt te versnellen in hun digitale transformatie, moet InSpark zélf ook transformeren. Dit vergt visie en lef. De leidende expertise en oplossingen die InSpark biedt op het gebied van Office 365, Azure, Cloud, Security en Data & AI, draagt bij aan de versnelde adoptie van Microsoft technologie bij onze gezamenlijke klanten”, zegt Ernst-Jan Stigter, Algemeen Directeur van Microsoft Nederland, in reactie op de toewijzing van de prijs aan InSpark.