De positionering van de control-functie binnen de financiële afdeling

04 april 2018 Consultancy.nl

De invulling en positionering van de control-functie is een vraagstuk dat regelmatig speelt binnen de financiële afdeling van organisaties. Maarten Mookhoek, senior management consultant bij Improven, geeft inzicht in verschillende oplossingsrichtingen voor een beter functionerende control-functie.

Er kunnen verschillende aanleidingen zijn om de control-functie te verbeteren. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een kwartaalrapportage van een van de divisies niet voldoet aan de eisen. Of dat er investeringsbeslissingen zijn genomen zonder dat de concerntop daarvan op de hoogte is geweest. Vaak blijkt later de ware oorzaak te liggen in misverstanden en een gebrek aan goede communicatie tussen de controllers. 

De functie van de controller is bij veel organisaties opgedeeld in verschillende rollen. De business controllers in de divisies rapporteren aan hun divisiedirecteuren en houden zich bezig met managementondersteuning. Zij denken vooral mee met hun respectievelijke directies bij het formuleren van strategieën en de uitvoering daarvan. Daarnaast is er de concerncontroller die belast is met het beheersen van de totale organisatie. De opdeling van taken lijkt ‘op papier’ goed te werken. Maar dat is de theorie, want in de praktijk blijkt het vaak heel anders uit te pakken.

Trusted advisor

De splitsing van de control-rollen leidt regelmatig tot wrijving tussen de concerncontroller en de business controllers. Op zich is dit een gezonde spanning, maar regelmatig komt er men toch niet goed uit. Volgens de concerncontroller is er maar één oplossing: alle controllers moeten centraal worden aangestuurd en aan hem rapporteren. De business controllers en hun directies denken daar dan anders over. Zij willen dat de business controllers hiërarchisch onder hun divisiedirecteur vallen. Dat is de enige manier waarop zij hun rol als ‘trusted advisor’ goed kunnen vervullen, vinden zij.

De positionering van de control-functie binnen de financiële afdeling

Wanneer er uitgezoomd wordt, dan wordt duidelijk dat het eigenlijk gaat om de vraag: van wie is de business controller? Van de divisie of van de centrale concernleiding? Vooropgesteld: het is volstrekt gerechtvaardigd dat de concerntop een actueel en correct beeld wil hebben van de financiële situatie van de organisatie. Tegelijkertijd is er op divisieniveau behoefte aan financieel specialisten die hun directies van dichtbij kunnen ondersteunen. Beide wensen zijn legitiem en kunnen prima naast elkaar bestaan. 

Risico’s

Het is een situatie die in veel organisaties voorkomt. Als een team van controllers niet goed samenwerkt, liggen er allerlei gevaren op de loer. Er ontstaan eigen winkeltjes die volgens een eigen werkwijze en eigen opvattingen opereren waardoor er gaten in de ‘lines of defense’ vallen. De discussie over ontbrekende of onjuiste informatie slokt daarnaast tijd op die had kunnen worden besteed aan businessbesluiten.

Vaak lukt het niet om tot een oplossing te komen omdat de discussie zich concentreert op de organisatiestructuur en de hiërarchische ordening van de ‘poppetjes’. Het blijkt waardevol om ook vanuit andere invalshoeken naar het vraagstuk te kijken, zoals naar de procesmatige kant, personele aspecten, IT-systemen, methodes en instrumenten, bedrijfscultuur en managementstijl. In lijn met de filosofie van Simons (‘Levers of control’) zijn er meer wegen die naar Rome leiden. De control-functie kan ook zonder centralisatie goed presteren, bijvoorbeeld wanneer er een vitaal netwerk is van controllers met een gezamenlijke werving en selectie, een ontwikkelings- en opleidingsplan en functieroulatie.

Problemen verkennen

Een eerste stap is het bijeenbrengen van alle controllers en om in meerdere sessies met elkaar de uitdagingen te verkennen en te bespreken. Dat kan leiden tot nieuwe inzichten en oplossingen die gaandeweg zorgen voor een breed gedragen, gezamenlijk beeld van hoe het verder moet. Dat zouden verbeteringen kunnen zijn op het gebied van processen, methoden, IT-applicaties, personeel en – inderdaad – hiërarchische organisatie. 

Controllers zijn goed opgeleid en experts in hun vak. In zo’n ontwerpproces geven ze hun professionaliteit in de regel bij voorkeur voorrang boven de loyaliteit aan hun bedrijfsonderdeel. Ze zijn hierdoor uitstekend in staat los te komen van een bepaalde persoonlijke positie en erkennen moeiteloos het belang van een goed werkende control-functie.

Gerelateerd: Business Control maakt nog te weinig gebruik van big data.

Nieuws

Meer nieuws over