Terugblik op het fast close seminar van Tacstone

13 december 2017 Consultancy.nl

Eind november organiseerde Tacstone een evenement over ‘fast close’ binnen de financiële functie. Een terugblik op de middag en de belangrijkste take-aways.

Met een team van circa 30 senior professionals en een netwerk van ervaren (interim) managers is Tacstone, in 2006 opgericht door voormalige senior partners van KPMG Consulting, een middelgroot advieskantoor en fondsbeheerder. Het bedrijf specialiseert zich in consultancy op het gebied van financiële vraagstukken, waaronder finance transformation, credit management, shared service centers, rapportages en risk management. Ook levert het bureau verschillende digital diensten, zoals ERP-selectie en -implementatie en het inrichten van IT-beheerorganisaties, en heeft het een business process outsourcing/managed services-praktijk. Tenslotte is Tacstone actief als fondsbeheerder, en investeert zij op regelmatige basis in innovatieve en veelbelovende start-ups.

State of the Art

Om opdrachtgevers en relaties op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen op het vlak van closing en financiële rapportageprocessen, organiseerde Tacstone medio november jongstleden het 'Fast Close: State of the Art’ event. Na een warm welkom door Rick Teunissen, partner bij Tacstone, ging Janpieter Koning, ook partner bij het bureau, in op het belang van snelle afronding van het rapportageproces. 

Uit een eerdere analyse op Consultancy.nl bleek dat beursgenoteerde bedrijven het belang van fast close-processen lijken te hebben onderkend. Hadden AEX- en AMX-bedrijven in 2015 na afsluiting van het boekjaar gemiddeld 51 kalenderdagen nodig om hun cijfers te openbaren, in 2016 was dit gemiddelde gedaald tot 49 dagen. De verbetering was zichtbaar over de hele linie – 77% van de bedrijven wist een versnelling te realiseren.

Terugblik op het fast close evenement van Tacstone

Koning benadrukte in zijn verhaal de waarde die een fast close kan leveren aan zowel de finance afdeling als het management en de business, en richtte zich vervolgens op de grootste knelpunten die voortuitgang in de weg kunnen staan. Daarna zoomde hij in op de belangrijkste elementen van een succesvolle fast close-aanpak, waaronder een integrale keten, de klaverblad-methode en een plateauplanning met snelle realisatie van quick wins.

Ook kwam de noodzaak van goed verandermanagement uitgebreid aan de orde, en daarbij de essentiële waarde van participatie door de eigen organisatie door middel van learning by doing. Vervolgens ging het over de implementatie: waar en hoe begin je hieraan? Koning gaf een overzicht van verschillende methoden zoals Business Process Redesign (BPR) en Lean, en liet zien dat een mix van elementen nodig is voor succesvolle implementatie. 

Naast BPR en Lean kunnen CFO's die een snellere close nastreven, veel profijt halen uit de mogelijkheden die nieuwe technologieën bieden. Door gebruik te maken van automatisering, slimme tooling en kunstmatige intelligentie kunnen processen die nu handmatig of sequentieel worden uitgevoerd, efficiënter worden ingericht. Volgens internationaal onderzoek van zowel EY als KPMG komt naar voren dat doorlooptijden hiermee – op termijn bij een hoge volwassenheidsfase – met tot wel 75% kunnen worden verminderd. Business cases gepresenteerd tijdens het event van Tacstone lieten zien dat een halvering van de doorlooptijd van de maandrapportage vandaag de dag zeker niet langer een utopie is. 

Een aanpak van binnenuit

Na een korte pauze was het de beurt aan Rob van den Wijngaard, Hoofd Financial Shared Service Center van de Universiteit Leiden. Van den Wijngaard vertelde over zijn missie om binnen de Universiteit Leiden te zorgen voor continuïteit, kwaliteit en kostenbesparing, oftewel: continuous improvement. Aan de hand van de succesvolle professionaliseringsslag van het Financial Shared Service Center gaf hij praktijkgerichte oplossingen en deelde hij best practices. 

Zijn belangrijkste les: een aanpak van binnenuit is essentieel, waarbij mensen de ruimte moet worden gegeven en verwachtingen moeten worden gemanaged. Het systeem is hierin de enabler om dingen voor elkaar te krijgen, maar het draait in de kern om de mensen en cultuur in de organisatie. Ook kwam de klaverbladmethode weer terug en deelde Van den Wijngaard zijn overtuiging dat succesvolle procesoptimalisatie vereist dat best practices van verschillende methoden worden toegepast. De rode draad in het verhaal: focus op kwaliteit. 

De derde presentatie werd verzorgd door Rob Kerkhofs, Sales Manager Benelux bij Celonis, een bedrijf dat process mining-software levert ten behoeve van data analytics en big data mining. Kerkhofs ging in op de kracht van process mining en hoe de methode kan worden ingezet om afwijkingen en knelpunten in procesketens objectief inzichtelijk te maken zodat de problemen kunnen worden verholpen . De theorie werd gevolgd door een demo – aan de hand van een bestaande business case werd zichtbaar hoe met een paar drukken op de knop de grootste knelpunten inzichtelijk konden worden gemaakt. Aan de hand van analyses werden vervolgens quick-wins en oplossingsrichtingen in kaart gebracht.

Deelnemers beoordeelden de seminar gemiddeld met een 8/10. Enkele ingestuurde reacties van deelnemers beschrijven de sessie als “een goede sessie zonder verbeterpunten”, “een goede en plezierige inhoudelijke bijeenkomst waarin diverse actualiteiten zijn toegelicht”, en “een zinvolle bijeenkomst met veel leerpunten die wij goed kunnen toepassen bij onze organisatie”. Tacstone hoopt in het eerste halfjaar van 2018 een volgende sessie te organiseren.

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company KplusV KPMG Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zestgroup