Risicomanagement verbetert kwaliteit van onderwijs
“Het belang van risicomanagement is de laatste jaren in het onderwijs steeds duidelijker geworden. Risicoanalyse en het beheersen van risico’s wordt over het algemeen nog gezien als een tijdrovend en bureaucratisch proces. Mits goed ingezet kan het helpen om samen te werken aan de verbetering van de kwaliteit van het onderwijs,” aldus Alma Kockx, manager Advies bij OSGMetrium, een adviesbureau gespecialiseerd in bedrijfsvoering, organisatieadvies en personeelsdiensten binnen de onderwijssector.
Onderwijsorganisaties worden geconfronteerd met een grote planlast. Naast alle verplichte documenten wordt sinds kort naast een risicoanalyse ook een beschrijving van het proces van risicobeheersing in het jaarverslag van besturen verwacht. Is dit een van de drie plagen van het onderwijs zoals Edith Hooge schets in het Onderwijsblad van de algemene onderwijsbond van 25 oktober 2014? Of zou risicomanagement onderwijsorganisaties ook iets kunnen opleveren?
Juist omdat het als een verplichting wordt ervaren, bestaat de mogelijkheid dat het maken van een risicoanalyse verwordt tot een jaarlijks terugkerende ritueel ten behoeve van het jaarverslag. “Maar risicoanalyse en -management zou een onderwijsorganisatie zoveel meer op kunnen leveren”, stelt Lucretia van der Wal, consultant bij OSGMetrium. Bij risicomanagement gaat het in essentie om de continuïteit van de organisatie. Je moet kijken naar die risico’s, die het bestaansrecht van het onderwijs en de organisatie aan kunnen tasten. Risico’s zijn in dit perspectief: alle in- en externe gebeurtenissen en gedragingen die het behalen van de doelstellingen in de weg staan of kunnen staan.
Dat betekent echter niet dat de risico’s uit de weg moeten worden gegaan. Risicomanagement start met het einde voor ogen. Het proces van risicomanagement start met het formuleren van de strategische doelstellingen van een onderwijsorganisatie. In een groot stedelijk gebied spelen andere uitdagingen dan in een krimpregio. Risicomanagement eindigt met het monitoren, bewaken en evalueren van de getroffen maatregelen binnen de normale cyclus van Planning & Controle. Zo ingezet is risicomanagement geen eenmalig jaarlijks terugkerende actie, maar een continu proces dat de inzet van iedereen in de organisatie vraagt.
Door risicomanagement zo als een cyclisch proces in de organisatie in te zetten ontstaat een ander denkraam. Het richt zich daarbij op de kwaliteit van het onderwijs en de daarmee te behalen resultaten, de onderwijsopbrengsten. Risicomanagement wordt daarmee een kwaliteitsinstrument.
Risicomanagement is net als andere kwaliteitsinstrumenten, gericht op het continue analyseren, waarderen, evalueren en verbeteren en vernieuwen van de onderwijsprocessen en de organisatie. Kwaliteitszorg start ook met het formuleren van de doelstellingen van de onderwijsorganisatie en eindigt met de waardering van diezelfde resultaten. Het onderwijsproces is te zien als een soort “black box”, die ervoor zorgt dat doelstellingen en resultaten al dan niet gehaald worden. De input van dit proces verschilt per locatie en onderwijsorganisatie. Er zijn veel verschillende actoren en factoren die dit onderwijsproces kunnen beïnvloeden. Het kan daarbij gaan om de leerling zelf, de leerkracht, ouders, leidinggevenden, medezeggenschapsorganen, het ministerie en de inspectie, of om de bestuurder en het toezicht houdend orgaan. Niet alleen mensen, maar ook de beschikbare middelen bepalen uiteindelijke hoe en hoe succesvol vorm en inhoud gegeven kan worden aan het onderwijsproces. Het gaat dan niet alleen om de euro’s, maar ook om het gebouw, de leermiddelen en de wijze waarop ICT in de organisatie wordt ingezet.
“Juist dat onderwijsproces moet aan kwaliteitseisen voldoen en leiden tot de beoogde en gewenste resultaten”, aldus Van der Wal.
Onderwijsinstellingen hebben veel risico’s gemeen. Toch vraagt risicomanagement altijd om een benadering op maat. Het succes van risicomanagement is vooral afhankelijk van de kwaliteit waarmee een individuele onderwijsorganisatie haar risico’s identificeert en op relevantie (kans & impact) beoordeelt. Het gaat er daarbij niet om alle mogelijke risico’s te beheersen, maar wel om het in beeld krijgen van de belangrijkste risico’s: die risico’s die op kortere of langere termijn een bedreiging vormen voor de kwaliteit van het onderwijs of de continuïteit van de organisatie.
Risicomanagement is daarmee niet slechts meer een verplichte exercitie, omdat de wet dat nu voorschrijft dat die uitgevoerd moet worden. Het is in de eerste plaats een instrument om te beoordelen hoe (strategische) doelstellingen tot stand komen, welke resultaten door de organisatie worden behaald en hoe die resultaten gewaardeerd worden. Als een organisatie op systematische wijze het totale proces van risicoanalyse en risicomanagement doorloopt en dat proces richt op de kwaliteit van het onderwijs en de resultaten, werkt ze daarmee meteen ook structureel aan kwaliteitsverbetering. Dan is risicomanagement geen energie en tijdverslindend proces op zich, maar maakt het onderdeel uit van de totale kwaliteitszorg van die organisatie.
Iedereen die betrokken is in en bij de onderwijsinstelling zou zich bewust moeten zijn van de belangrijkste risico’s en daarop moeten anticiperen. Minstens zo belangrijk als de analyse zelf, is dan ook dat binnen de organisatie op verschillende niveaus het gesprek aangegaan wordt over de belangrijkste risico’s die de kwaliteit van het onderwijs of de continuïteit van de organisatie (kunnen) bedreigen en de maatregelen die daarvoor getroffen kunnen worden.
Risicomanagement werkt in onze visie alleen als onderdeel van het totale proces van werken aan kwaliteit. Het gaat over het onderkennen van risico’s en het nemen van maatregelen. Het gaat over een structureel proces van anders denken over de doelstellingen. En het gaat over het reduceren van alles wat het behalen van die doelstellingen in de weg staat. Risicomanagement gaat vooral over bewustwording en over bewustzijn van zowel de eigen organisatie als van de omgeving. Het gaat om anticiperen op bedreigingen en om inspelen op kansen.
Wil dit zeggen dat onderwijsinstellingen na een gedegen risicoanalyse geen risico’s meer lopen? “Het gaat er niet om dat een onderwijsinstelling risicoloos wordt,” aldus Kockx. “Het is juist van belang dat een onderwijsinstelling zich net als andere organisaties bewust is van de doelen die worden gesteld en van de risico’s die die doelen in de weg kunnen staan."
Risicomanagement op deze manier helpt om de focus te blijven houden op datgene waar het in het onderwijs om gaat: zo goed mogelijk onderwijs geven aan kinderen, met optimale resultaten. Zie de whitepaper ‘Risicomanagement: Van papier tijger naar verbetering van kwaliteit’ van OSGMetrium voor meer informatie.
