Grote verschillen in facilitaire regieorganisaties
De facilitaire regieorganisatie van Nederlandse bedrijven bestaat gemiddeld uit 50 FTE. De onderlinge verschillen in omvang zijn echter groot, met name als gevolg van uiteenlopende uitbestedingsmodellen en servicevolumes, blijkt uit onderzoek van Hospitality Consultants.
Om inzicht te krijgen in de omvang en inrichting van de facilitaire regieorganisatie lanceerde Hospitality Consultants, onderdeel van Hospitality Group, eerder dit jaar een meerjarig onderzoeksprogramma, met de titel ‘Regie in Beeld’. Het recent vrijgegeven eerste deel keek vooral naar de belangrijkste kenmerken van bestaande facilitaire regieorganisaties, terwijl het vervolg (2015) zich zal richten op de ontwikkeling van een theoretisch onderbouwd kader voor het ontwerp en de inrichting van facilitaire regieorganisatie.
Belangrijkste conclusie uit deel 1: het aantal FTE in facilitaire regieorganisaties varieert sterk, van 2 tot 70 FTE. De omvang van de portefeuille speelt hierin een grote rol – zo verschilt de variatie in het aantal te managen contracten bijvoorbeeld van 4 tot ruim 300. De gemiddelde organisatie heeft zo’n 50 FTE, die samen circa 80 contracten beheren. De grootte is volgens Tim van Asch, Managing Partner bij Hospitality Consultants, voor een belangrijk gedeelte te verklaren door het servicevolume (FTE en m2). “De ervaring is echter dat de omvang ook in grote mate tot stand komt door organische/situationele ontwikkelingen.”
De onderzoekers vergeleken de 27 onderzochte facilitaire regieorganisaties tevens op hun strategische keuzes. Hierbij is gebruik gemaakt van de zogeheten ‘regie-matrix’, opgebouwd langs de assen van het uitbestedingsniveau en de waardepropositie. “Ieder van de vier kwadranten vertegenwoordigt een achetypische organisatievorm,” aldus Van Asch. De uitkomsten tonen opvallende verschillen tussen de sectoren. Van Asch licht toe: “Organisaties in de profit- en energiesector kiezen voor een hoge uitbestedingsgraad. De energiebedrijven lijken hierbij te kiezen voor een kostengedreven strategie. Bovendien valt op dat met name onderwijsinstellingen een kwaliteitsgedreven strategie volgen.”
Verbeterpunten
Volgens Van Asch toont de benchmark aan dat er nog volop kansen liggen voor bedrijven om hun regieorganisatie verder te professionaliseren. Zo maakt minder dan de helft van de organisaties gebruik van SLA’s om de afspraken met klanten in vast te leggen. En op het gebied van performance management is het inzichtelijk maken van de toegevoegde waarde nog maar beperkt een thema, terwijl dit wel de essentie van support services als FM is. Tot slot laten regieorganisaties over de hele linie diverse efficiencykansen onbenut, zoals het slim bundelen van contracten en het optimaliseren van het kosten- versus serviceniveau vraagstuk.
