Hospitality: 10 tips voor slim huisvesten in de zorg

Het speelveld van zorginstellingen is in rap tempo aan het veranderen. Nieuw overheidsbeleid leidt tot krimp en stelt organisaties voor grote opgaven, ook op het gebied van huisvesting. Hoe ga je daar als zorgorganisatie mee om? Rick Steinmann en John Dommerholt, respectievelijk Managing Partner van Hospitality Consultants en Directeur van Hospitality Group, geven 10 praktische tips voor hoe zorgspelers slimmer om kunnen gaan met huisvesting.

1. Zorg voor strategische alignment
Huisvesting binnen een zorginstelling raakt meerdere disciplines en organisatieniveaus. Afstemming is daarom niet altijd eenvoudig. Een goede huisvestingsstrategie sluit naadloos aan bij de visie, missie en strategie van de gehele organisatie. Door het duurzame karakter beïnvloeden vastgoed en huisvesting op hun beurt ook de organisatiestrategie, zeker nu. Maak van huisvesting een focusgebied zodat structureel aandacht voor huisvesting ontstaat. 

2. Zorg voor onderscheidende dienstverlening
Goede zorg en behandeling zijn vanzelfsprekend. Maar ook omgeving, faciliteiten en dienstverlening moeten onderscheidend zijn. Denk aan betere bereikbaarheid en parkeerfaciliteiten, voorzieningen op de kamers, clustering van dure behandelkamers of inhuizing van een zorghotel. Deze en andere ideeën maken duidelijk dat het verpleeg- of verzorgingshuis van de toekomst niet alleen een andere uitstraling, maar ook een andere businesscase heeft. 

3. Zorg voor een slim huisvestingsbeleid
Zorgorganisaties hebben een grote verantwoordelijkheid wat betreft hun vastgoed en huisvesting. Het gaat om grote aantallen vaak specifieke gebouwen, veel vierkante meters en omvangrijke budgetten. Het eigen vastgoed moet waar mogelijk worden gesaneerd en, waar het woonvastgoed betreft, op basis van ‘scheiden wonen en zorg’ op afstand worden gebracht. Het nieuwe huisvestingsbeleid moet gericht zijn op gebruik en passen bij flexibele toepassingswensen, wisselende ruimtebehoefte en toenemende complexiteit.

4. Zorg voor professionalisering van de huisvestingsfunctie
Zorgaanbieders van nu worden uitgedaagd om oplossingen te vinden voor lastige vraagstukken als flexibiliteit verhogen, rendement verbeteren, veranderingen faciliteren en risico’s beheersen. Daarmee neemt de druk op de huisvestingsfunctie toe en is verdergaande professionalisering van de vastgoed- en huisvestingsfunctie snel nodig. Een goede start kan zijn het inrichten van een professionele en integrale huisvestingsorganisatie op regiebasis. Het samenvoegen van de afdelingen Vastgoed / Huisvesting, FM en andere ondersteunende disciplines als ICT, HRM en Finance is ook een mogelijkheid. Zo’n integrale service-organisatie zal beter in staat zijn de strategische verbinding te maken en te investeren in professionalisering. 

5. Zorg voor een huisvestingsprogramma
Het financieel en organisatorisch in balans krijgen van vraag en aanbod naar huisvesting, nu en in de toekomst, is de opdracht. Aan de vraagkant betekent dat zorgen voor aansluiting op de organisatiestrategie en het verkrijgen van inzicht in de behoeften van huidige en toekomstige cliënten en gebouwgebruikers. Aan de aanbodkant betekent dat het in kaart brengen van de kansen en bedreigingen binnen de vastgoedportefeuille, de betrokken spelers en hun verantwoordelijkheden. Maak goed onderbouwde keuzes uit mogelijke gebruiksscenario’s. Deze keuzes vormen op hun beurt een helder huisvestingsprogramma voor de komende jaren. 

6. Zorg voor duurzaam (her)gebruik
Het besef dringt steeds meer door dat de vraag naar zorgvastgoed en zorggeschikte huisvesting niet alleen via nieuwbouw kan komen. Herbestemming kan soms sneller plaatsvinden dan nieuwbouw, omdat het minder weerstand in de omgeving oproept. Ook is herbestemming interessant vanuit het perspectief van milieu, duurzaamheid en cultuurhistorie. Deze laatste elementen dienen in alle gevallen meer aandacht te krijgen. Duurzame gebouwen en duurzaam management helpen de zorgdoelen te optimaliseren, het werkklimaat voor de zorgverleners te verbeteren en kosten te verlagen. 

7. Zorg voor slimme huurcontracten
Het aflopen van een huurcontract is het moment om de huisvestingssituatie te optimaliseren. Begin ruim op tijd om maximale kwaliteitsverbetering en kostenbesparing te kunnen realiseren. Een makelaar kent de marktomstandigheden, maar voor hem zijn verhuurders ook belangrijke (potentiële) opdrachtgevers. Het is dan ook aan te bevelen een makelaar te kiezen die uitsluitend voor huurders optreedt. Maar een makelaar is geen huisvestingsspecialist. Hij onderhandelt vooral over de huurprijs en incentives, terwijl voor de zorginstelling als huurder ook andere zaken essentieel zijn. Onderhandelingen dienen ook te gaan over zaken als flexibiliteit, recht van onderverhuur, naamsaanduiding, facilitaire diensten en technische services, minimale overlast bij werkzaamheden en reactietijd bij gebreken. Ook de eerder beschreven verduurzaming is een prima onderwerp om bij de verhuurder neer te leggen. Het maakt vastgoed voor de verhuurder hoogwaardiger en tegelijkertijd de exploitatie voor de huurder goedkoper. 

8. Zorg voor oplossen leegstand
Door de veranderende zorgproductie ontstaat leegstand. Met slim clusteren kunnen hele bouwdelen of gebouwen gesloten worden en kan alvast bespaard worden op variabele kosten. Maar wat als die ‘voorraad’ echt niet meer nodig of passend te maken is? Of herbestemming de leegstand van zorggebouwen kan oplossen, is onduidelijk maar wel het uitzoeken waard. Soms is de ligging van een pand logistiek interessant en zijn talloze alternatieve gebruiksvormen denkbaar. Slimme ondernemers springen nu al in het gat dat de zorg achterlaat. Zorgtoerisme en zorgwijken zouden zomaar eens een grote vlucht kunnen nemen.

9. Zorg voor slimmer werken
Ook voor de zorg geldt dat voordelen te halen zijn met een eigen variant op Het Nieuwe Werken. Het gaat daarbij niet alleen om de administratieve werkzaamheden, maar juist ook om de wijze van zorgverlening. Adaptieve huisvesting en hospitality zijn daarbij belangrijke en integrale onderdelen. Organisaties besparen flinke kosten omdat minder ruimte nodig is voor werkplekken, ruimten multifunctioneel ingezet kunnen worden en vanwege het kunnen delen van hulpmiddelen er dus minder nodig zijn. Bovendien verlopen processen efficiënter en vergen ze ook minder inzet. 

10. Zorg voor flexibiliteit
Om goed met veranderingen om te kunnen gaan, is het van groot belang een gebouwde omgeving te realiseren die relatief eenvoudig aangepast kan worden. Huisvesting dient daarom te voorzien in flexibiliteit, zodat: 

• de mogelijkheid bestaat later in het (ver)bouwproces beslissingen te nemen over de invulling van de bestemmingen;
• functies eenvoudig en tegen zo gering mogelijke kosten verplaatst kunnen worden;
• het gebouw in de toekomst makkelijk kan worden uitgebreid of ingekrompen. 

Door in de meerjarenplanning voor de huisvesting ook te kijken naar trends in zorgverlening en ondersteunende processen kan flexibilisering concreet worden vormgegeven.