Nieuwe koplopersgroep zet AI in om groeiende stroom Woo-verzoeken te beteugelen
Overheidsorganisaties krijgen steeds meer verzoeken op grond van de Wet open overheid, terwijl de afhandeling grotendeels handwerk blijft. BECIS | DIOR neemt daarom het initiatief voor een koplopersgroep waarin gemeenten, provincies, ministeries en uitvoeringsorganisaties samen AI-toepassingen ontwikkelen. Het bureau werkt samen met het Instituut Maatschappelijke Innovatie.
Een verzoek op grond van de Wet open overheid (Woo) komt binnen en dan begint op veel plekken het handwerk: document voor document doorlezen, dubbelingen eruit halen, persoonsgegevens markeren en elke passage langs de uitzonderingsgronden leggen.
Ondertussen tikt de wettelijke termijn door. Doorlooptijden lopen daardoor fors op, terwijl Woo-specialisten en technische expertise schaars zijn en de informatie verspreid ligt over verschillende systemen.
Daarmee is de Woo-uitvoering in de kern onvoldoende schaalbaar, constateren BECIS | DIOR en het Instituut Maatschappelijke Innovatie in het voorstel waarmee zij de Koplopersgroep AI en Open Overheid lanceren. Elke organisatie krijgt afzonderlijk een groeiende werklast te verwerken, en op meerdere plekken worden intussen vergelijkbare oplossingen ontwikkeld, met dubbel werk en oplopende kosten als gevolg.
De meeste tijd gaat zitten in het documentonderzoek, de selectie en de toetsing op uitzonderingsgronden. Juist daar kan kunstmatige intelligentie volgens de initiatiefnemers het verschil maken: grote documentverzamelingen doorzoeken, relevante stukken selecteren en ontdubbelen en persoonsgegevens herkennen. Ook het voorbereiden van conceptbesluiten en samenvattingen leent zich ervoor.
Coalition of the willing
In de koplopersgroep worden toepassingen beproefd voor de selectie van documenten en de detectie van persoonsgegevens, maar ook voor een eerste lakvoorstel op andere uitzonderingsgronden, het opvragen van zienswijzen, het opstellen van een conceptbesluit, samenvattingen voor burgers en het maken van tijdlijnen. De winst zit niet alleen in tijd: besluiten worden consistenter en de druk op schaarse capaciteit neemt af.
De initiatiefnemers noemen de koplopersgroep een ‘coalition of the willing’: kleine en grote overheidsorganisaties die zich voor twee jaar committeren. Zij bouwen niet ieder een eigen oplossing, maar samen één voorziening waarin AI-toepassingen voor de Woo worden ontwikkeld en beheerd. Ontwikkelkosten en praktijkervaring worden gedeeld, en de deelnemers stellen gezamenlijk kwaliteits- en governancekaders op.
Deelname kost €15.000 per jaar. Daarvoor krijgen organisaties onder meer een nulmeting van hun informatiehuishouding, advies over een passende AI-oplossing en toegang tot een kennisbank en leerkring.
BECIS | DIOR, dat dagelijks in het informatiedomein werkt, heeft het initiatief tot de samenwerking genomen, voert de regie en stuurt op de ontwikkeling en realisatie van de gezamenlijke voorziening.
Het Instituut Maatschappelijke Innovatie van oprichter en directeur Guido Enthoven brengt kennis en het netwerk in. Enthoven adviseerde in ruim 30 jaar alle ministeries en tientallen provincies en gemeenten over de transparante overheid en deed recent onderzoek naar AI en open overheid.
“Elke organisatie die dit alleen probeert, loopt tegen dezelfde vragen aan over leveranciers en privacy”, zegt Odmar van den Berg, consultant business development bij BECIS | DIOR. “Die vragen hoef je maar één keer goed te beantwoorden, als je het samen doet.”
Snel zien wat werkt
De aanpak is bewust praktisch. Er wordt gewerkt in korte cycli en met meerdere leveranciers naast elkaar, van gevestigde aanbieders tot startups, zodat snel zichtbaar wordt wat werkt. Wat werkt wordt uitgebouwd, wat niet werkt valt af.
De toepassingen worden getest op echte dossiers uit de eigen Woo-praktijk, maar pas nadat in een veilige omgeving is geoefend. De experimenten voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en er gelden afspraken over de opslag en het gebruik van data.
De informatiehuishouding pakken de initiatiefnemers alleen aan waar een toepassing dat vraagt; het breed op orde brengen daarvan is een meerjarig traject dat buiten het programma valt. Wel verschilt de opgave per deelnemer: een middelgrote gemeente handelt circa 40 Woo-verzoeken per jaar af, een ministerie of uitvoeringsorganisatie zo’n 200. Vooral bij gemeenten, waar de druk op de uitvoering het grootst is, valt daarmee capaciteit te winnen.
Na twee jaar moeten er werkende AI-toepassingen liggen voor meerdere fasen van het Woo-proces, met een bewezen set leveranciers en concrete implementatiepaden waar ook andere overheden op kunnen aansluiten. “Het doel is niet nog een pilot”, aldus Van den Berg. “Over twee jaar moet AI in het Woo-proces gewoon standaardpraktijk zijn, ook voor de overheden die nu nog niet meedoen.”
