Stichting ORO werkt met BDO aan RPA als katalysator voor organisatieverandering
Hoe blijf je als zorgorganisatie toekomstbestendig? Voor Stichting ORO komt een deel van het antwoord neer op slimmer werken. Samen met BDO koos de zorgorganisatie daarom voor robotic process automation (RPA). Die keuze leverde niet alleen efficiëntere processen op, maar brengt ook een bredere verandering binnen de organisatie op gang.
Stichting Othmarus Rijtven Organisatie (ORO) ondersteunt circa 2.400 cliënten met een verstandelijke beperking op het gebied van onder meer dagbesteding, huisvesting, onderwijs en zorg. Op ruim honderd ORO-locaties in Helmond en regio De Peel werken zo’n 1.600 medewerkers en ongeveer 1.000 vrijwilligers.
De afgelopen jaren is de druk op de stichting flink toegenomen. De zorgvraag wordt almaar complexer, personeel is schaarser en de wet- en regelgeving zorgt voor meer administratief werk. Daardoor ontstond de noodzaak om met hetzelfde aantal mensen slimmer en efficiënter te werken.
Beginnen waar snel resultaat mogelijk is
Via Fizi, de beroepsvereniging voor zorgfinancials, kwam Charles van Eemeren, directeur Bedrijfsvoering bij ORO, in contact met BDO.
“BDO stelde voor om na te gaan waar het anders kon”, vertelt hij. “Die aanpak sprak mij erg aan, hij straalde eenvoud en kleinschaligheid uit, gericht op waar snel resultaten te boeken vallen. Dat past bij ons, open staan voor nieuwe dingen is een kernhouding binnen ORO.”
Het traject begon met een quickscan naar processen die geschikt waren voor RPA. Daarbij werd gekeken naar vaak terugkerende handelingen, de belasting daarvan op medewerkers en mogelijke quick wins. Zes processen bleken kansrijk. ORO besloot te starten met een proces binnen de finance-afdeling.
“Dat was een relatief beheersbaar proces, niet verbonden aan heel de organisatie”, zegt Marina Martens-Teeuwen, teammanager Finance & Control bij ORO. “Het afbreukrisico was klein en tegelijkertijd kon veel repeterend werk geautomatiseerd worden.”
Dertig uur per maand gewonnen
De eerste softwarerobot die BDO bouwde, automatiseert het afsluiten van de kassen van de ORO-locaties. Voorheen gebeurde dat handmatig. De robot voert nu de afsluiting uit, controleert op afwijkingen en betalingsverschillen en maakt vervolgens een lijst met punten die een medewerker nog moet beoordelen. Daarmee bespaart ORO ongeveer dertig uur per maand. Bovendien worden fouten sneller ontdekt en voorkomen.
“Uiteindelijk is de samenwerking met BDO een kleine katalysator voor een grotere verandering binnen onze organisatie.”
De winst zit volgens Martens-Teeuwen niet alleen in tijd. “Ik zie in mijn team dat collega’s blij zijn dat ze het repeterende werk niet meer moeten doen. Dertig uur kassen afsluiten zorgt niet voor heel veel arbeidsvreugde. Onze mensen zijn nu bezig met waar ze eigenlijk mee bezig moeten zijn: het beheersen van processen.”
RPA levert daarmee volgens ORO en BDO meerdere voordelen op: minder fouten door handmatige invoer, lagere kosten door tijdrovende werkzaamheden te automatiseren en meer ruimte voor inhoudelijk werk. Tegelijkertijd dwingt deze automatisering de organisatie om opnieuw naar bestaande werkwijzen te kijken.
Van automatisering naar organisatieverandering
De impact van RPA reikt bij ORO ondertussen verder dan het automatiseren van repeterend werk. Binnen de stichting worden processen sinds enige tijd nadrukkelijker tegen het licht gehouden.
“We kijken kritischer naar ons eigen werk, op allerlei fronten”, zegt Martens-Teeuwen. “Zijn alle dingen die we doen écht nodig? Welke zaken zijn nog niet op orde, waar kan het professioneler? Tot voor kort hadden we bijvoorbeeld nog handgeschreven aanmeldformulieren. Die worden nu gedigitaliseerd. Het initiatief heeft de verbinding tussen veel disciplines versterkt doordat we nu beter nadenken over hoe we met elkaar samenwerken.”
Inmiddels werkt ORO aan een tweede RPA-traject. Een nieuwe softwarerobot van BDO moet het intakeproces van cliënten en mutaties in de zorgadministratie automatiseren. Op die manier worden wijzigingen automatisch in het elektronisch cliëntdossier verwerkt.
Daarmee groeit een betrekkelijk kleine automatiseringsproef uit tot een bredere beweging binnen de stichting. “Uiteindelijk is de samenwerking met BDO een kleine katalysator voor een grotere verandering binnen onze organisatie”, aldus Van Eemeren.
