Integratie en uitvoeringsregie steeds belangrijker bij techimplementaties
Technologische transformaties zijn per definitie complex. Succes hangt af van uiteenlopende factoren, van de IT-strategie en platformkeuze tot een effectieve uitvoering. Volgens Herman Shao van LeadingMile krijgen integratie en duidelijke regie op de uitvoering een steeds prominentere plek op de agenda. Tegelijkertijd zoeken organisaties naar manieren om hun technologie-investeringen te vertalen naar duurzame bedrijfsresultaten.
Uit onze recente gesprekken met klanten en binnen transformatieprogramma’s blijkt dat de focus verschuift. Eerdere gesprekken draaiden vaak om functionaliteit, het vergelijken van features en de mogelijkheden van verschillende platforms.
Die aspecten blijven belangrijk, maar in recente transformatieprojecten en gesprekken met bestuurders gaat het steeds vaker over de manier waarop systemen met elkaar verbonden zijn en hoe de uitvoering over verschillende teams en leveranciers heen wordt gecoördineerd.
Naarmate technologieomgevingen omvangrijker worden en organisaties met meerdere gespecialiseerde systemen werken, wordt de interactie tussen platforms steeds belangrijker voor de prestaties op de lange termijn. De vraag is daarmee niet langer alleen wat een systeem op zichzelf kan, maar ook hoe het functioneert als onderdeel van het bredere technologielandschap.
Van systeem- naar architectuuraanpak
Technologieomgevingen bestaan tegenwoordig dan ook zelden uit één platform. De meeste organisaties gebruiken een combinatie van gespecialiseerde systemen voor onder meer deal sourcing, portfoliomanagement, rapportage en analytics. De uitdaging ligt daarom niet alleen in het selecteren van geschikte tools, maar ook in het ontwerpen van een betrouwbare manier waarop informatie tussen deze systemen wordt uitgewisseld.
Zonder een dergelijke structuur kunnen zelfs goed gekozen systemen moeite hebben om binnen de organisatie tot consistente resultaten te leiden. Rapportages kunnen afhankelijk blijven van handmatige controles, data kan door verschillende teams op uiteenlopende manieren worden verwerkt en wijzigingen binnen het ene platform kunnen onverwachte gevolgen hebben voor andere systemen.
Dit verandert ook de manier waarop systeemtransformaties moeten worden benaderd. Steeds vaker worden deze niet alleen gezien als een vervanging van een platform, maar als een architectuur- en uitvoeringsvraagstuk. De houdbaarheid van rapportages, prognoses en risicomanagement hangt niet alleen af van de mogelijkheden van een platform, maar ook van het integratieontwerp en de manier waarop het werk binnen de bredere technologieomgeving wordt aangestuurd.
De mogelijkheden van een systeem creëren potentieel, maar integratie en duidelijk eigenaarschap bepalen of dit potentieel ook duurzaam kan worden benut.
Systemen integreren in het technologielandschap
Een goed integratieontwerp is daarbij niet alleen een technische opgave. Integratie raakt ook aan de strategie, het eigenaarschap en de manier waarop informatie binnen het veranderende technologielandschap consistent blijft.
Toch is een goed integratieontwerp alleen niet voldoende. Er is ook behoefte aan duidelijke regie op de uitvoering. Zo zijn bij systeemtransformaties vaak verschillende interne teams, technologieleveranciers en implementatiepartners betrokken. Iedere partij kan verantwoordelijk zijn voor een eigen platform of werkstroom, maar het succes van het programma hangt af van de manier waarop die afzonderlijke onderdelen samenkomen.
Duidelijk eigenaarschap is nodig om het overzicht over de totale architectuur te behouden, afhankelijkheden te managen en ervoor te zorgen dat beslissingen op het ene gebied elders geen problemen veroorzaken.
Dit is vooral belangrijk wanneer meerdere partijen verantwoordelijk zijn voor verschillende onderdelen van de oplossing. Een leverancier kan zijn afgesproken scope succesvol opleveren, terwijl het totale proces toch niet aan de bedrijfsbehoefte voldoet. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer niet duidelijk is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de integraties, het voorbereiden van data of het uitvoeren van end-to-end-tests.
Ook kan een nieuw platform voor portfoliomanagement op zichzelf goed functioneren, terwijl rapportages alsnog worden beïnvloed wanneer datadefinities tussen systemen verschillen of benodigde integraties pas in een laat stadium worden meegenomen.
Een technisch succesvolle implementatie hoeft bovendien niet automatisch tot operationele verbetering te leiden. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer eindgebruikers niet bij belangrijke beslissingen worden betrokken of wanneer het testen geen goede afspiegeling vormt van het volledige proces.
Regie op de uitvoering
Regie op de uitvoering brengt deze elementen bij elkaar. Het biedt een gecoördineerd overzicht van architectuur, bedrijfsvereisten, data, testen en implementatieactiviteiten. Het doel is niet om een extra bestuurslaag toe te voegen, maar om ervoor te zorgen dat beslissingen met elkaar verbonden blijven en dat de verantwoordelijkheid voor het totale resultaat niet versnippert.
Daarmee veranderen ook de vragen die organisaties zich tijdens een transformatieprogramma moeten stellen. Het selecteren van het juiste platform blijft belangrijk, maar organisaties moeten ook begrijpen hoe het platform wordt verbonden met de bestaande omgeving, wie eigenaar is van de end-to-end-datastroom en hoe afhankelijkheden tussen interne teams en externe leveranciers worden beheerd.
Applicaties moeten in de praktijk dan ook niet los van elkaar worden beoordeeld. Hun waarde hangt af van de manier waarop ze binnen het totale applicatielandschap met elkaar verbonden zijn en hoe verantwoordelijkheden binnen de organisatie zijn belegd. Door integratie, eigenaarschap en afhankelijkheden vanaf het begin mee te nemen, neemt de kans toe dat een technisch solide implementatie ook het beoogde bedrijfsresultaat oplevert.
Harmen Shao is CTO bij LeadingMile, een business- en IT-consultancybureau met een exclusieve focus op de alternatieve investeringssector.
