Vijf praktische tips voor consultants om klantdata beter te beschermen

Consultants werken vaak met vertrouwelijke en gevoelige informatie van opdrachtgevers. Dat maakt informatiebeveiliging een essentieel onderdeel van hun professionele verantwoordelijkheid – zowel voor de bescherming van de opdrachtgever als voor het behoud van hun eigen reputatie. Een overzicht van 5 tips om klantdata beter te beschermen.

Verlies of diefstal van apparaten

Een belangrijk risico voor consultants is het verlies of de diefstal van apparaten zoals laptops, smartphones of USB-sticks waarop klantgegevens zijn opgeslagen of toegankelijk zijn. Omdat consultants vaak onderweg werken en op verschillende locaties inloggen, is de kans groter dat een apparaat wordt vergeten, verloren raakt of wordt gestolen.

Wanneer een apparaat niet is voorzien van volledige schijfversleuteling, sterke wachtwoorden, multifactor-authenticatie of mogelijkheden voor remote wipe, kunnen onbevoegden toegang krijgen tot gevoelige klantinformatie. Dit kan leiden tot datalekken, reputatieschade, contractuele gevolgen en mogelijke overtredingen van privacywetgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Daarom is het essentieel om mobiele apparaten goed te beveiligen en het opslaan van vertrouwelijke gegevens op lokale apparaten zoveel mogelijk te beperken.

Vertrouw niet blind op een onbekend netwerk

Consultants werken regelmatig op locatie bij klanten. De ene week bevindt een consultant zich bij een verzekeraar in Amsterdam, de week erna in een vergaderzaal van een productiebedrijf in Brabant. Werken vanaf verschillende locaties brengt echter ook risico’s met zich mee, omdat daarbij vaak gebruik wordt gemaakt van onbekende netwerken.

Hierin schuilt een belangrijk risico: het is vaak onduidelijk hoe goed een netwerk is beveiligd en wie er nog meer toegang toe heeft. Zeker bij grote organisaties die veel externe medewerkers inhuren, is een bedrijfsnetwerk niet altijd zo goed afgeschermd als verwacht mag worden.

De meest effectieve maatregel is het versleutelen van de internetverbinding zodra verbinding wordt gemaakt met een netwerk. Met een VPN voor Windows of macOS loopt al het internetverkeer via een versleutelde tunnel, ook wanneer het onderliggende netwerk onvoldoende beveiligd is. Hierdoor blijft verzonden informatie onleesbaar voor anderen die zich op hetzelfde netwerk bevinden.

Wees kritisch op links

Phishing is een vorm van online fraude waarbij criminelen zich voordoen als een betrouwbare partij om wachtwoorden, persoonsgegevens of financiële informatie te bemachtigen. Deze vorm van cybercriminaliteit wordt steeds geavanceerder, waardoor zelfs ervaren digitale professionals slachtoffer kunnen worden.

Het risico is met name groot wanneer consultants nieuw zijn binnen een organisatie of digitale werkomgeving. Interne processen en communicatiestromen zijn dan nog onvoldoende bekend om verdachte signalen direct te herkennen. Een e-mail die afkomstig lijkt van de IT-afdeling kan daardoor sneller worden vertrouwd.

Een bekend voorbeeld is het incident bij Odido, waar aanvallers via een phishingaanval toegang kregen tot systemen door zich voor te doen als de ICT-afdeling. De aanvallers verkregen toegang tot Salesforce en konden klantgegevens buitmaken.

Consultants werken regelmatig met vergelijkbare systemen, zoals ERP- en CRM-platformen, waarin grote hoeveelheden gevoelige informatie zijn opgeslagen. Het is daarom verstandig om altijd het afzenderadres zorgvuldig te controleren en waar mogelijk rechtstreeks via een officiële portal in te loggen in plaats van via links in berichten.

Let op met AI-tools

Het gebruik van generatieve AI is inmiddels een vast onderdeel geworden van het dagelijkse werk van consultants. Deze tools worden onder meer ingezet voor het samenvatten van documenten, het analyseren van agenda’s, het automatiseren van repetitieve werkzaamheden, het uitvoeren van onderzoek en het versnellen van de productie van documenten en presentaties.

Hoewel dergelijke toepassingen aanzienlijke efficiëntievoordelen bieden, brengen zij ook risico’s met zich mee die vaak worden onderschat. Dat generatieve AI-tools zoals Gemini, Claude en ChatGPT fouten kunnen maken, is inmiddels algemeen bekend. Minder bekend is dat dergelijke systemen ook kunnen worden gemanipuleerd.

Onderzoekers hebben bijvoorbeeld aangetoond hoe aanvallers Google Gemini konden misleiden via een techniek die bekendstaat als indirecte prompt injection. Hierbij worden instructies verborgen in documenten of andere informatiebronnen die een AI-systeem later verwerkt of samenvat.

Wanneer een consultant een AI-tool gebruikt om documenten of agenda’s van een opdrachtgever te analyseren, bestaat het risico dat dergelijke verborgen instructies worden uitgevoerd zonder dat dit direct zichtbaar is. Daarom is het belangrijk zorgvuldig af te wegen welke informatie in AI-tools wordt ingevoerd, zeker wanneer het gaat om vertrouwelijke klantgegevens.

Houd schermen en documenten afgeschermd

Wanneer het onderwerp informatiebeveiliging ter sprake komt, denken veel professionals vooral aan digitale dreigingen. Toch vormen ook fysieke beveiligingsrisico’s nog altijd een belangrijk aandachtspunt.

Veel organisaties werken nog regelmatig met geprinte documenten. Wanneer deze documenten onbeheerd achterblijven bij een printer of in een vergaderruimte, kunnen vertrouwelijke gegevens eenvoudig in verkeerde handen terechtkomen. Extra alertheid is daarom geboden bij het gebruik van gedeelde printers en fysieke documentatie.

Hetzelfde geldt voor het werken op locaties waar anderen kunnen meekijken. In open kantooromgevingen, flexwerkplekken of gedeelde vergaderruimtes kan gevoelige informatie op een laptopscherm eenvoudig zichtbaar zijn voor onbevoegden. Een privacyfilter kan voorkomen dat derden meelezen en vormt een relatief eenvoudige en betaalbare beveiligingsmaatregel. Daarnaast is het verstandig om apparaten automatisch te laten vergrendelen na een korte periode van inactiviteit, zodat onbevoegden geen toegang krijgen wanneer een werkplek tijdelijk onbeheerd wordt achtergelaten.