Voorbereiden op de Workday 2026 R1-update
In maart verschijnt R1, de aankomende feature-update van HR-managementplatform Workday. Deze release introduceert een breed scala aan functionele, technische en AI-gedreven verbeteringen. Kaya Can Kayali van HR Path deelt drie praktische tips om organisaties te helpen zich goed voor te bereiden op de R1-uitrol.
Elk jaar brengt Workday twee feature-updates uit voor zijn gebruikers. De eerste release voor 2026, 2026 R1, staat gepland voor medio maart en bevat een combinatie van functionele verbeteringen, optimalisaties in de gebruikerservaring en verdere automatisering van kernprocessen binnen HR en finance.
Net als bij eerdere R1-releases wordt klanten aangeraden gebruik te maken van het Preview Window (dat op 7 februari opent) om de wijzigingen vooraf te testen en te verkennen, en zo een soepele adoptie binnen hun specifieke configuraties te waarborgen. Het Preview Window is bedoeld om nieuwe functionaliteiten te valideren, niet om achterstallig onderhoud van het afgelopen jaar alsnog op te lossen.
Tip 1: Tijdig beginnen
Veel organisaties denken dat het echte werk voor 2026 R1 pas begint zodra het Preview Window opent. Vanuit het perspectief van een Solution Architect is dat moment eigenlijk al te laat.
De sterkste upgrades starten niet met het testen van nieuwe features, maar met discipline in de ‘tenant’ (het gestructureerd beheren, opschonen en actueel houden van de Workday-omgeving). De weken vóór het Preview Window zijn cruciaal om de basis te stabiliseren en die basis bepaalt of februari een gecontroleerde testfase wordt of een chaotische poging om achterstanden weg te werken.
Wanneer een tenant bijvoorbeeld belast is met ongebruikte componenten, tijdelijke beveiligingsconstructies of verouderde logica, wordt de testomgeving onnodig complex. Die ruis vertraagt niet alleen het werk, maar vertroebelt ook het beoordelingsvermogen, omdat fouten moeten worden onderzocht die gekoppeld zijn aan objecten waar niemand nog afhankelijk van is.
Het gevolg is dat een periode die bedoeld is voor helderheid verandert in een fase vol afleiding, waardoor organisaties kansen missen om nieuwe mogelijkheden goed te verkennen.
“AI verwerkt niet alleen informatie, maar versterkt patronen.”
Deze opschoning vooraf draait minder om cosmetische verbeteringen en meer om het beschermen van toekomstige capaciteit. Door ongebruikte berekende velden te auditen, tijdelijke security groups te verwijderen en oude logica op te schonen die ooit voor kortetermijndoelen was ingericht, wordt regressieruis (ruis door oude of ongebruikte elementen in de tenant) actief verminderd voordat die zich voordoet.
Het is misschien geen spectaculair werk, maar het zorgt voor een schonere uitgangssituatie en maakt het mogelijk om de tests in februari te richten op de daadwerkelijke impact van de release.
Tip 2: Onvoltooide veranderingen
Een andere vaak onderschatte valkuil is het opstapelen van onafgeronde veranderingen. Als 2025 R2 functionaliteiten heeft geïntroduceerd die wel zijn geactiveerd maar nooit volledig zijn geadopteerd, dan maakt het meenemen van die onopgeloste situatie naar 2026 R1 alles complexer, van training tot het vertrouwen van stakeholders.
Het probleem is niet alleen operationele overbelasting, maar ook een overvloed aan uitleg: teams hebben moeite om helder te communiceren wat er verandert, waarom dat belangrijk is en hoe succes wordt gemeten. Door de bestaande basis eerst te stabiliseren voordat nieuwe mogelijkheden worden toegevoegd, wordt change management eenvoudiger, geloofwaardiger en aanzienlijk effectiever.
Tip 3: Datakwaliteit
Datakwaliteit verdient dezelfde mate van urgentie. Als 2026 R1 inderdaad zwaarder inzet op AI-gedreven functionaliteiten, zoals Workday heeft aangekondigd, dan zullen de gevolgen van slechte data zichtbaarder en kostbaarder zijn dan ooit.
AI verwerkt niet alleen informatie, maar versterkt patronen. Dat betekent dat rommelige functieprofielen, inconsistente organisatiestructuren en onduidelijke roldefinities directe obstakels vormen voor succesvolle adoptie.
In dat licht is een ‘pre-AI dataopschoning’ (het opschonen en controleren van data voordat AI-functionaliteiten ermee werken) geen technische hygiëneklus, maar een bepalende factor voor de vraag of nieuwe AI-functionaliteiten betekenisvol, betrouwbaar en veilig inzetbaar zijn.
“Door ruis te verminderen, functionaliteiten te stabiliseren en kerngegevens op orde te brengen, leg je het fundament voor duurzame waarde.”
Deze upgradegewoonten reiken verder dan één enkele release. AI-ondersteunde configuratie komt steeds dichterbij. Het is goed denkbaar dat er in de nabije toekomst tools beschikbaar komen die een customer workbook kunnen inlezen en bedrijfsprocessen, security groups (toegangs- en machtigingsinstellingen binnen Workday) en notificaties automatisch configureren, en dat met ongekende snelheid.
Dat biedt enorme efficiëntie, maar introduceert ook een nieuw type risico dat gemakkelijk wordt onderschat.
Het grootste gevaar is niet dat AI een slordige fout maakt. Het subtielere risico is dat een proces perfect wordt opgebouwd, terwijl dat proces inhoudelijk slecht aansluit bij de cultuur, governance of het risicoprofiel van de klant. Wanneer configuratie vrijwel instant wordt, ontstaat de verleiding om snelheid gelijk te stellen aan succes, terwijl snelheid zonder ontwerpkwaliteit juist verkeerde beslissingen sneller kan opschalen dan ooit tevoren.
Concurrentievoordeel behalen
Terwijl Workday-experts zich voorbereiden op 2026 R1, is het aan te raden om ruim op tijd te beginnen met zorgvuldige voorbereiding, heldere scopebepaling en het oplossen van onafgeronde veranderingen, nog voordat het echte werk in het Preview Window start.
Door ruis te verminderen, functionaliteiten te stabiliseren en kerngegevens op orde te brengen, bereid je je niet alleen voor op 2026 R1 – je legt ook het fundament voor een succesvolle uitrol en het realiseren van duurzame waarde uit het Workday-systeem op de lange termijn.
Over de auteur: Kaya Can Kayali is Solution Architect bij internationaal HR-consultancykantoor HR Path.
