HR Path helpt Q8 declaratieprocessen in Europa te standaardiseren
HR Path heeft Kuwait Petroleum International (Q8) ondersteund bij het harmoniseren van zijn declaratieprocessen binnen meerdere Europese landen. Met de implementatie van Workday Expenses beschikt Q8 nu over één centraal systeem voor expense management, met ruimte voor landspecifieke vereisten.
Kuwait Petroleum International (Q8) is een internationale olie- en gasmaatschappij met zo’n 3.600 medewerkers en activiteiten in meer dan veertig landen.
Door de internationale en gelaagde organisatiestructuur werkte Q8 met uiteenlopende declaratieprocessen per land en operating unit, wat leidde tot extra complexiteit en een inconsistente gebruikerservaring.
Workday Expenses als centrale oplossing
Om meer samenhang en efficiëntie te realiseren, koos Q8 voor de implementatie van de Expense-module van Workday, waarmee medewerkers uitgaven kunnen indienen en laten goedkeuren. Omdat Q8 Workday al gebruikte voor zijn HR-processen, vormde deze uitbreiding een logische vervolgstap. Internationaal HR-consultancykantoor HR Path werd aangesteld als implementatiepartner.
Binnen het project werd Workday Expenses ingericht als centraal platform voor het indienen, autoriseren en verwerken van declaraties. Daarbij is rekening gehouden met landspecifieke btw-regels en maatwerk goedkeuringsflows. Na goedkeuring worden declaraties automatisch doorgestuurd naar SAP voor boekhoudkundige verwerking en betaling.
“Inmiddels draait de oplossing stabiel binnen alle operating units.”
HR Path ondersteunde Q8 gedurende het traject zowel functioneel als technisch. Het team adviseerde over een passende inrichting van Workday, afgestemd op de complexe organisatiestructuur, en realiseerde de benodigde integraties tussen Workday en SAP.
Samenwerking, maatwerk en kennisoverdracht
Een nauwe samenwerking met stakeholders uit verschillende landen en operating units vormde een belangrijke succesfactor binnen het traject. Binnen de standaardmogelijkheden van Workday werd gericht maatwerk toegepast, ondersteund door uitgebreide test- en validatiefases.
Dit beperkte het aantal aanpassingen na livegang. Na afronding van de tests verzorgde HR Path trainingen en documentatie voor de toekomstige systeembeheerders, met als doel een duurzame kennisoverdracht.
Flexibiliteit leidend
Volgens Q8 was de flexibiliteit van de oplossing doorslaggevend voor het succes van het project.
“Met onze complexe bedrijfsstructuur, meerdere operating units en juridische entiteiten, elk met eigen vereisten, hadden we een oplossing nodig die kon worden aangepast zonder de consistentie binnen de organisatie te verliezen”, zegt Leen Van der Auwera, HR Digital & Data Management Coordinator bij Q8. “Dankzij de flexibele configuratie van Workday konden workflows en goedkeuringsprocessen worden afgestemd op die uiteenlopende behoeften.”
“De samenwerking en de kwaliteit van de communicatie waren bepalend voor het succes.”
Ook de integratie met SAP vroeg om extra aandacht. “Hoewel we onderweg met enkele integratie-uitdagingen te maken kregen, bracht het team van HR Path de juiste expertise mee om deze effectief te adresseren”, zegt Van der Auwera. “Hun kennis en duidelijke communicatie zorgden ervoor dat we gedurende het hele traject goed op één lijn bleven. Inmiddels draait de oplossing stabiel binnen alle operating units.”
Uniformiteit en gebruiksgemak
Met de implementatie van Workday Expenses heeft Q8 nu één uniform declaratieproces gerealiseerd voor alle Europese operating units. Medewerkers werken nu met één centrale omgeving voor personeelsgegevens, verlof en declaraties, met een consistente gebruikerservaring en ruimte voor beperkte lokale verschillen.
HR Path kijkt positief terug op het project. “De samenwerking en de kwaliteit van de communicatie waren bepalend voor het succes”, zegt Maud Bazerque, Co-stream Lead bij HR Path. “Met drie functionele en twee technische consultants hebben we deze complexe, niet-standaardimplementatie succesvol gerealiseerd.”
Tot slot wijst ze op de leerervaringen binnen het team: “Hoewel het kennisniveau hoog was, was de leercurve juist door het niet-standaard karakter van deze implementatie van grote waarde. We hebben de resultaten op tijd opgeleverd en konden tegelijkertijd inspelen op aanvullende wensen van de klant.”
