Risicobeheersing als fundament voor voorspelbare projectresultaten
Projectgestuurde organisaties – van bouw en infra tot machinebouw en technische projecten – werken aan complexe en kapitaalintensieve opdrachten. Dit soort projecten brengt onvermijdelijk grote risico’s met zich mee. Om projecteigenaren te helpen deze risico’s effectief te beheersen, heeft HillFive het GRiP-model (Gezond Resultaat in Projecten) ontwikkeld. Het implementatieadviesbureau zet de aanpak uiteen.
De praktijk leert dat projecten zelden exact verlopen zoals gepland. Denk aan veranderingen binnen de organisatie, leveringsproblemen, klantwijzigingen, uitvoeringsuitdagingen en afhankelijkheden in de keten. Het resultaat? Deadlines schuiven op, kosten lopen uit en marges komen onder druk.
Risicobeheersing is het proces waarbij een organisatie risico’s identificeert, analyseert en maatregelen neemt om de kans en impact ervan te beperken.
Waarom risicobeheersing vaak tekortschiet
In onze ervaring bij HillFive bieden traditionele risicomanagementprocessen onvoldoende houvast. Een aantal terugkerende patronen:
- Tenderfase gebaseerd op aannames – Begrotingen steunen vaak op ervaringscijfers en aannames. Kleine afwijkingen in productiviteit of omstandigheden veroorzaken grote impact.
- Verlies van informatie bij overdracht – Cruciale inschattingen verdwijnen tussen tender, werkvoorbereiding en uitvoering. Teams beginnen daardoor opnieuw, met verlies aan kennis en samenhang.
- Strategisch inkleuren van risico’s – Risico’s worden in de tenderfase vaak bewust laag ingeschat om een project binnen te halen. Tijdens uitvoering worden ze juist overschat om ruimte te creëren.
- Reageren in plaats van voorkomen – Risico’s krijgen pas aandacht als ze zich voordoen. Het gevolg: vertragingen en hoge herstelkosten.
- Niet structureel leren – Waardevolle lessen blijven binnen uitvoeringsteams hangen en bereiken tender- of calculatieteams niet.
Het resultaat: grote afwijkingen tussen begroting en realiteit, ondanks rapportages en dashboards.
GRiP: Risicobeheersing als stuurmechanisme
Om dit patroon te doorbreken, hebben we bij HillFive het model GRiP (Gezond Resultaat in Projecten) ontwikkeld. Het raamwerk bestaat uit vier pijlers:
- Projectbeheersing versterken
- Processen zoals risicomanagement, contractmanagement, inkoop en financiële sturing worden geharmoniseerd, zodat risico’s niet versnipperd worden aangepakt, maar onderdeel vormen van één samenhangend sturingsproces.
- Teams ontwikkelen vaardigheden om risico’s op een consequente en professionele manier te beheren, zodat beslissingen niet afhangen van individuele ervaring maar van gedeelde expertise.
- Risico’s verdwijnen uit losse Excel-lijsten en worden organisatiebreed vastgelegd en gevolgd, zodat management en uitvoering altijd werken vanuit één actueel risicobeeld.
- Inzicht bieden
- Digitalisering zorgt voor een actueel risicobeeld, zichtbaar voor alle betrokkenen, zodat afwijkingen vroeg worden gesignaleerd en bijsturing tijdig kan plaatsvinden.
- Een gezamenlijke taal voorkomt interpretatieverschillen en versnelt besluitvorming, zodat teams en afdelingen elkaar beter begrijpen en sneller kunnen handelen.
- Hulpmiddelen zoals risicodashboards en tender-transfer templates borgen continuïteit tussen fases, zodat kennis en afspraken niet verloren gaan bij overdracht van tender naar uitvoering.
- Resultaatgericht werken
- Impactanalyses maken duidelijk welke risico’s écht bepalend zijn voor het resultaat, zodat de focus ligt op de risico’s met de grootste invloed op marge en planning.
- Scenario’s en maatregelen kunnen vooraf worden doorgerekend, zodat keuzes onderbouwd zijn en niet gebaseerd op aannames.
- Teams sturen niet langer reactief, maar preventief en onderbouwd op resultaat, zodat verrassingen tijdens uitvoering tot een minimum worden beperkt.
- Continu verbeteren
- Evaluaties worden organisatiebreed benut, inclusief tender- en calculatieteams, zodat leerpunten direct worden meegenomen in nieuwe projecten.
- Door systematisch data te delen ontstaat een leercyclus: risico-inschattingen worden steeds scherper en voorspelbaarder, zodat de voorspelbaarheid van projecten structureel toeneemt.
- Feedback-loops zorgen dat ervaringen niet lokaal blijven, maar terugvloeien in de hele organisatie, zodat risicobeheersing zich ontwikkelt tot een kerncompetentie van de organisatie.
Concreet resultaat van GRiP
Organisaties die GRiP toepassen ervaren meetbare verbeteringen in hun risicobeheersing:
- Lagere faalkosten – Risico’s worden proactief aangepakt, waardoor dure noodmaatregelen minder vaak nodig zijn.
- Beter voorspelbare marges – Door scenarioanalyse en uniforme sturing sluiten begroting en resultaat dichter bij elkaar aan.
- Betere overdracht – Doordat risico’s uniform zijn vastgelegd en besproken, ontstaat meer continuïteit tussen tender, voorbereiding en uitvoering.
- Groter vertrouwen – Transparantie en consistente resultaten versterken de betrouwbaarheid richting klanten en partners.
- Sterkere positie – Voorspelbare prestaties geven organisaties meer slagkracht in onderhandelingen en investeringsbeslissingen.
De rol van HillFive
De implementatie van GRiP is meer dan een nieuwe methodiek of systeem. Het vraagt om een verandering in de manier van werken en samenwerken. HillFive begeleidt organisaties bij dit traject met structuur, ervaring en een onafhankelijk perspectief.
Ons doel is helder: organisaties helpen om niet alleen grip te krijgen op hun risico’s, maar vooral om duurzame, gezonde en toekomstbestendige resultaten te realiseren. We zien dit als operational excellence in risicomanagement.
