4Supplychain ondersteunt snackproducent bij logistieke vernieuwing

Een snelgroeiende Belgische bakkerijproducent kampte met de tijdelijke afwezigheid van een belangrijke medewerker, midden in een veranderingsproces met nieuwe teams. Vanuit 4Supplychain werd de interimfunctie ingevuld door Jens Michaelis, die aan de slag ging met de supply chain planning en services.

Het bedrijf waar Michaelis aan de slag ging met zijn interimopdracht, is succesvol en heeft een duidelijk groeiplan. De vraag naar bakkerijproducten is groot. Het bedrijf heeft meerdere fabrieken en een centraal distributiecentrum in België, aangevuld met extra fabrieken in Frankrijk.

“Het bedrijf investeert veel in zijn IT-landschap en heeft een zeer gemotiveerd team. Dat voelde als een prettige werkomgeving”, vertelt Michaelis. “Ondanks (of misschien juist door) de groei van het bedrijf waren er wel een aantal uitdagingen. De belangrijkste daarvan is waarschijnlijk dat het niet altijd mogelijk is om aan de vraag te voldoen.”

Wat was de focus van deze supply chain-opdracht?

De nadruk van de interimopdracht lag op het overnemen van de taken van de tijdelijk afwezige manager. “Omdat kort voor mijn komst twee nieuwe teams waren opgezet, was het belangrijk dat deze teams goed gingen samenwerken. Dit betekende het opzetten van nieuwe processen en het maken van duidelijke afspraken.”

“Hetzelfde gold voor andere afdelingen binnen het bedrijf, zoals marketing en sales. Er waren veel veranderingen in korte tijd. Mijn belangrijkste taak was het aansturen van de twee teams, het begeleiden en ondersteunen van teamleden en escaleren als iets niet soepel liep.”

Bij zijn start trof Michaelis een goed lopende machine aan, maar die wel hier en daar wat olie kon gebruiken. “Het idee was dat ik een inwerkperiode en overdracht van twee weken zou hebben, maar dit werd onverwachts slechts enkele dagen. Door veel te lezen en vragen te stellen, liep alles uiteindelijk goed.”

Welke logistieke aanpassingen werden doorgevoerd?

Er lag al een plan met projecten en investeringen alvorens Michaelis arriveerde. “Ik voegde daar enkele ideeën aan toe, zoals hoe we konden reageren op de hoge permanente bezetting van het magazijn. Door de standaardbehoefte aan externe opslagruimte en enorme pieken in de vraag, is het lastig om het ideale 85% intern te handhaven. Eerdere pogingen om dit te managen leidden tot frustratie, stress en extra kosten.”

Met de kennis van Michaelis werd een model opgezet met de verwachte verkoop- en productievolumes op weekniveau. “We hebben dit geconverteerd en gemonitord op dagniveau. Zo konden we beter voorspellen waar we over een week of twee zouden staan.”

“Het resultaat is dat we nu consequent een magazijnbezetting van 80-85% hebben op basis van een correct voorspellingsmodel.”

Kon er logistiek worden bespaard om de totale supply chain-kosten te verbeteren?

Desondanks had de supply chain van de producent meer structuur nodig. Daarom werden een aantal analyses uitgevoerd naar de omvang van leveringen. “Hierbij hebben we de mogelijkheden en voordelen berekend van bijvoorbeeld vaste leverdagen en het combineren van ritten tussen locaties. De potentiële besparingen zijn aanzienlijk.”

Een andere verbetering met groot effect op de logistieke keten zijn duidelijke afspraken tussen sales, marketing en supply chain. Michaelis: “Promoties worden nu logistiek beter voorbereid, waarbij we ruim van tevoren beginnen in plaats van soms pas enkele weken van tevoren. In het verleden zorgde dit voor veel stress binnen de organisatie en mogelijk leveringsproblemen.”

Wat was de sleutel tot succes bij de implementatie van de veranderingen?

Hoewel de interimfunctie bedoeld was om de logistieke processen te stroomlijnen, inclusief planning en druk in het magazijn, had het project vooral een menselijk aspect.

Zo concludeert Michaelis: “Als je iets moet veranderen terwijl er tijdens piekmomenten extreem veel werkdruk is, vraagt dat net dat beetje extra. Het is essentieel dat mensen goed blijven samenwerken en dat de sfeer goed blijft. Dat was waarschijnlijk de grootste uitdaging, maar het is zeker gelukt.”

Zo blikt de 4Supplychain-management consultant terug op een geslaagde interimopdracht. Op de vraag hoe het werken over de grens hem is bevallen, geeft Michaelis tot slot aan: “De rolverdeling is in België iets hiërarchischer dan in Nederland. Ik heb het werken daar als prettig ervaren en weinig negatieve zaken meegemaakt. Gent is bovendien een prachtige stad waar je makkelijk langer kunt verblijven.”