VFM Facility Experts begeleidt vernieuwing van drankenvoorziening bij TNO
Toen de bestaande overeenkomst voor de warme- en koudedrankenvoorziening afliep, startte TNO een Europese aanbesteding voor een nieuwe dienstverlener. VFM Facility Experts begeleidde het aanbestedingstraject.
Doelstelling van de aanbesteding was om de warme- en koudedrankenvoorziening die beschikbaar wordt gesteld in de verschillende kantoren aan te laten sluiten bij de behoeften van de medewerkers. Ook had TNO doelstellingen opgesteld op het gebied van onder meer prijs-kwaliteit en duurzaamheid.
Het team van TNO en VFM Facility Experts is het project gestart met een visietraject. Hierbij werden de wensen en ervaringen van medewerkers in kaart gebracht, onder andere door het organiseren van inloopsessies op diverse TNO-locaties. Op deze manier werd inzicht verkregen in wat medewerkers écht belangrijk vinden. Tegelijkertijd werden ook de huidige situatie en het daadwerkelijke verbruik geanalyseerd.
Uit deze analyse kwamen verschillende behoeften naar voren. De kwaliteit van de koffie werd daarbij nadrukkelijk genoemd als verbeterpunt. Daarnaast was er behoefte aan meer plantaardige alternatieven, gekoeld water, een breder assortiment aan thee en een hogere beschikbaarheid van de automaten.
Een duurzaam serviceconcept
Met deze inzichten ontwikkelde het projectteam een nieuw serviceconcept. Het uitgangspunt hierbij was het creëren van een omgeving die uitnodigt tot verbinden en ontmoeten.
De warme- en koude drankenvoorziening wordt niet langer gezien als functioneel, maar juist als een middel om sociale interactie te stimuleren. Door strategische plaatsing op centrale ontmoetingsplekken draagt het serviceconcept bij aan een werkomgeving waarin verbinden en ontmoeten worden gestimuleerd.
Het verhogen van de algehele servicebeleving stond ook centraal in het serviceconcept, met aandacht voor kwaliteit, smaak en vitaliteit. Hierbij is aandacht besteed aan onderwerpen als transparantie in de keten, het gebruik van energie-efficiënte apparatuur, herbruikbare verpakkingen en een zo laag mogelijke ecologische voetafdruk.
Nieuwe leverancier
VFM Facility Experts verwerkte het serviceconcept en de uitgangspunten in de aanbestedingsdocumenten, zodat de uitvraag volledig aansloot op de behoefte van de gebruiker.
De aanbesteding is inmiddels succesvol afgerond met de selectie van één leverancier die volgens TNO “uitstekend aansluit” bij de wensen en ambities. TNO zocht een toekomstbestendige dienstverlening die niet alleen kwalitatief en duurzaam is, maar ook financieel verantwoord. Ook moest de leverancier ruimte bieden voor innovatie.
De afgelopen periode is het vernieuwde concept met succes uitgerold over de verschillende TNO-locaties.
