Contractaudits in facilitair management: Een stappenplan
In de wereld van facilitair management is het regelmatig uitvoeren van contractaudits een belangrijke pijler binnen een samenwerkingsverband. Ook fungeert een contractaudit als een strategisch instrument voor continue verbetering en waardecreatie. Experts van VFM Facility Experts nemen ons mee in hoe een contractaudit kan worden uitgevoerd.
Een contractaudit is een systematische evaluatie van een contract om te bepalen of de contractant voldoet aan de eisen die zijn vastgelegd in het plan van Programma van Eisen, het contract zelf, de aanbieding van de contractant en eventuele aanvullende afspraken. Het doel van een audit is om te verifiëren of de contractant zijn verplichtingen nakomt en om mogelijke verbeteracties te identificeren en te monitoren.
Binnen facility management spelen contractaudits een cruciale rol in het waarborgen van de kwaliteit en integriteit van facilitaire dienstverlening. Dit proces stelt organisaties niet alleen in staat om de huidige situatie te beoordelen, maar ook om proactief verbeteracties te initiëren die de facilitaire dienstverlening naar een hoger niveau tillen. Bovendien staat een contractaudit aan de basis van het versterken van de relatie tussen opdrachtgever en leverancier.
Het proces van een contractaudit
Het auditproces kan worden onderverdeeld in vijf stappen:
1: Initiëren van de audit
De audit start met het bepalen van de auditor, die samenwerkt met de contactpersoon van de klant om de communicatielijnen te definiëren. Hierbij worden ook doelstellingen, diepgang, reikwijdte en methoden van de audit vastgesteld. Toegang tot relevante informatie is hierbij essentieel om de voorbereidingen op de audit goed te kunnen starten.
2: Voorbereiden van de audit
De auditor verzamelt alle benodigde informatie en stelt op basis daarvan werkdocumenten op voor het uitvoeren van de audit. Het resultaat is een auditmodel dat de reikwijdte en criteria van de audit bevat, evenals de afspraken rondom communicatie tijdens het proces.
3: Uitvoeren van de audit
De audit wordt uitgevoerd via bureauonderzoek, waarbij de door de contractant aangeleverde documenten worden beoordeeld. De contractant heeft de mogelijkheid om auditpunten onderbouwd aan te leveren. Deze informatie wordt vervolgens vergeleken met de auditcriteria, wat leidt tot bevindingen en uiteindelijk een auditconclusie.
4: Opstellen van het auditrapport
Op basis van de bevindingen wordt een auditrapport opgesteld, met daarin de criteria, bevindingen, onderbouwing en conclusies van de audit.
5: Afronden van de audit
Het voorlopige rapport wordt besproken met de klant, waarna eventuele aanpassingen worden doorgevoerd en het rapport definitief wordt gemaakt. Hierna is het aan de contractant om, afhankelijk van de contractafspraken, een verbeterplan op te stellen en te implementeren.
Aandachtspunten
Voor een succesvolle contractaudit zijn er enkele aandachtspunten en succesfactoren. Het is belangrijk dat er voorafgaand aan de audit afstemming plaatsvindt over de aanvullende contractafspraken en eventuele andere aanpassingen in het auditmodel. Daarnaast moet de contractant geïnformeerd zijn over de audit en zich bewust zijn van de aanpak.
Succesfactoren voor het voorbereiden en uitvoeren van de contractaudit zijn onder andere de beschikbaarheid van een contactpersoon van de klant voor tussentijds overleg, toestemming tot inzage in alle benodigde documenten, actuele gegevens van handboeken, processen en registraties en begeleiding naar en beschikbaarheid van betrokkenen van de contractant.
