CitizenM professionaliseert projectmanagement met Jira en Devoteam
Designhotelketen citizenM heeft samen met Devoteam de processen voor portfolio- en projectmanagement naar een hoger niveau getild. Een terugblik op het traject en wat het citizenM heeft opgeleverd.
CitizenM werd in 2006 opgericht in Nederland. Vandaag de dag heeft de hotelketen 36 trendy hotels in 20 steden in de Verenigde Staten, Europa en Azië. De hotelketen richt zich op reizigers die op zoek zijn naar betaalbare luxe en waarde hechten aan technologie. Gasten kunnen bijvoorbeeld inchecken via self-servicekiosken en hun kamertemperatuur bedienen via een tablet.
Groei vraagt om structuur
Voor projectmanagement en interne samenwerking maakt citizenM al enkele jaren gebruik van Atlassian-producten. Door de sterke groei van het bedrijf was het gebruik van Atlassian-producten sterk toegenomen, maar de manier waarop deze producten werden toegepast verschilde per land/domein. Ook verschilde de werkwijze.
Deze situatie maakte het voor de teams lastig om gezamenlijk te werken aan de strategische doelstellingen en zodoende de tooling op een zo optimaal mogelijke manier te gebruiken. Hierdoor ontstonden inefficiënties en werden doelstellingen niet altijd op de juiste manier nagestreefd.
Van analyse naar best practices
Om deze kloof te dichten, schakelde citizenM de hulp in van Devoteam. Het IT-consultancybureau ging aan de slag met een duidelijk doel: citizenM meer inzicht geven in zijn huidige Atlassian Cloud-omgeving en mogelijke verbeterpunten.
Het project begon met een uitgebreide ‘health check’, waarbij Devoteam een grondige beoordeling uitvoerde van de Jira Cloud-omgeving. Het bureau keek onder meer naar de configuratie (zoals workflows, permissies en schema’s), het gebruikersbeheer en inefficiënties in automatiseringen en toepassingen.
Dankzij deze health check kreeg citizenM een compleet beeld van zijn Jira-omgeving, inclusief knelpunten en mogelijkheden voor standaardisatie en optimalisatie.
Meer grip op projecten en betere samenwerking
Een van de kernaanbevelingen was om de portfolio-oplossing in Jira te implementeren. Medewerkers van citizenM hadden voorheen moeite om overzicht te houden over hun vele lopende projecten, vooral omdat teams vaak tegelijkertijd aan verschillende initiatieven werkten. Dit zorgde soms voor miscommunicatie en inefficiëntie.
Met de portfolio-breakdown in Jira hebben medewerkers nu de beschikking over een visueel en dynamisch overzicht van al hun projecten, inclusief de afhankelijkheden, mijlpalen en de voortgang per team.
“Het grootste voordeel voor citizenM is dat ze nu strategisch kunnen plannen op zowel korte als lange termijn”, aldus Devoteam over de waarde van de nieuwe tooling. “Het management bekijkt gemakkelijk de details van specifieke projecten, terwijl ze tegelijkertijd het totaaloverzicht behouden van de voortgang van grote initiatieven.”
“Dit verbetert hun besluitvorming aanzienlijk, omdat ze sneller kunnen inspelen op problemen en beter kunnen prioriteren. Daarnaast versterkt het de samenwerking tussen teams, omdat iedereen dezelfde doelen voor ogen heeft en duidelijk ziet hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel.”
Naast de uitrol van de portfolio-oplossing van Jira ging CitizenM aan de slag met andere aanbevelingen en best practices van Devoteam.
Samenwerking met Devoteam
Bojan Pavic, Director Technology & Digital bij citizenM, blikt tevreden terug op de samenwerking. “We hebben vooral samengewerkt rondom Jira en verschillende initiatieven binnen ons bedrijf, waaronder ‘big room planning’. Ze hebben ons geholpen om stappen te zetten richting een meer gestroomlijnde en strategische manier van werken.”
“Devoteam is een geweldige technische partner en ze waren in staat om al onze verzoeken op een betrokken en betekenisvolle manier te realiseren”, vat hij samen.
CitizenM en Mariott
CitizenM is eerder deze week voor $355 miljoen ingelijfd door Marriott, een van de grootste spelers in de hotelsector. CitizenM blijft zijn hotels zelf beheren, maar verwacht onder de vlag van de Amerikanen de winst te kunnen opschroeven en het aantal hotels in de portefeuille versneld te kunnen uitbreiden.
