Agile werken? Pas op voor deze vijf valkuilen
Agile werken: is het een essentiële strategie of overdreven hype? De meningen verschillen, maar feit blijft dat organisaties die agile serieus nemen vaak overeind blijven waar anderen struikelen, zien Corine Beerepoot en Sophie van Snippenberg. De twee Emixa-consultants laten zien hoe je agile succesvol toepast en valkuilen vermijdt.
1: Onvoldoende begrip van agile-principes
Agile begint met een goed begrip van de onderliggende principes. Veel organisaties gebruiken tools zoals sprints en stand-ups. Dat is mooi, maar zonder inzicht in de filosofie achter agile kan de implementatie oppervlakkig blijven en niet de beoogde voordelen opleveren. Wat teams ontwikkelen, heeft dan onvoldoende waarde voor de klant.
Oplossingen hiervoor zijn onder meer:
Training en opleiding
Investeer in diepgaande training voor alle betrokkenen: van teamleden tot management. Dit helpt om het ‘waarom’ van agile te begrijpen.
Praktische ervaring opdoen
Creëer ruimte voor teams om te experimenteren met agile-methoden, zoals het testen van nieuwe functionaliteit in een app of het uitvoeren van pilotprojecten.
Durf te falen
Zorg voor een cultuur waarin falen is toegestaan, zolang er maar van geleerd wordt. Unilever reikt zelfs een prijs uit voor de grootste ‘mislukking’ van de maand. In agile heet dit license to fail.
Cultuurverandering
Agile is meer dan een methode; het is een mindset. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden begrijpen dat het doel van agile is om waarde te leveren aan klanten, niet om blindelings processen te volgen.
2: Scrum verandert in een bureaucratisch proces
Met agile werken staat het individu en diens interacties voorop, in plaats van processen en hulpmiddelen. Wanneer teams zich te veel richten op de agile processen zelf, kan dit ten koste gaan van effectiviteit en efficiëntie. Dan duurt de stand-up 30 minuten of langer en is soms een projectteam of afdeling aanwezig. Of worden retrospectives pas maanden na het einde van een fase gepland, of juist elke twee weken volgepraat.
Oplossingen hiervoor zijn onder meer:
Houd stand-ups kort en bondig
Beperk ze tot vijftien minuten en richt je op obstakels en vooruitgang. Stel problemen aan de orde, maar bespreek ze buiten de stand-up. Zo houd je het relevant.
Varieer met terugblikken
Plan ze rond specifieke thema’s om ze prikkelend te houden en herhaling te vermijden. Soms volstaat een korte evaluatie, terwijl op andere momenten een meer diepgaande sessie waarde kan toevoegen.
Introduceer vergadervrije dagen
Sommige bedrijven hebben er baat bij om één dag per week geen vergaderingen te houden, zodat teams ononderbroken kunnen werken en hun focus en productiviteit verbeteren.
Gebruik technologie
Hoewel persoonlijke samenwerking het beste is, is dit niet altijd mogelijk. Dan helpen tools zoals Slack of Trello met asynchrone statusupdates. Miro of Mural zijn essentieel voor creatief teamwerk, zoals brainstormsessies, draaiboeken of retrospectieven.
3: Denken vanuit eigen solutions in plaats van klantbehoeften
Mensen hebben de neiging om te denken vanuit oplossingen die ze klanten kunnen bieden. Hierin zitten veel, soms onterechte, aannames. Zo ging meubelverkoper Beter Bed ervanuit dat klanten bedden zo snel mogelijk geleverd wilden hebben. Klanten gaven echter de voorkeur aan een latere levering met een exacte tijd boven een snelle levering met een breed tijdvenster.
Op dezelfde manier verwachtte modemerk G-Star dat zijn basiscollectie (zoals gewone T-shirts) het best online zou verkopen, maar dure, exclusieve producten verkochten sneller omdat klanten wisten dat ze dure artikelen konden retourneren als ze niet pasten.
Oplossingen hiervoor zijn onder meer:
Creëer feedbackloops
Vraag regelmatig feedback van klanten. Meet hoe zij zich gedragen door middel van A/B-tests, systeem- of data. Of voer kwalitatief onderzoek uit. Gebruik deze inzichten om aannames te valideren en prioriteiten aan te passen.
Werk met persona’s
Ontwikkel duidelijke klantpersona’s om teams te helpen hun publiek te begrijpen. Dit maakt het gemakkelijker om beslissingen te nemen die aansluiten bij de behoeften van de klant.
Geef prioriteit aan klantwaarde
Maak van klantwaarde een kernonderdeel van het dagelijkse werk. Prioriteer backlogitems regelmatig op basis van gevalideerde klantwaarde. Een eerder bedachte requirement kan meer of minder belangrijk worden op basis van nieuwe informatie. Plan maandelijkse sessies in om het backlog op te ruimen en alleen de meest waardevolle items te behouden.
4: Slecht backlogbeheer
Een goed beheerde backlog is essentieel om teams gefocust te houden en efficiënte samenwerking te bevorderen. Veel backlogs raken echter overvol, waardoor teams hun focus en productiviteit verliezen. Dit leidt tot problemen met het vaststellen van gemeenschappelijke sprintdoelen en het maken van een roadmap of het besteden van buitensporig veel tijd aan management.
Oplossingen hiervoor zijn onder meer:
Regelmatig schoonmaken
Plan maandelijks korte sessies om de backlog op te ruimen. Verwijder items die geen waarde meer toevoegen of niet meer aansluiten bij de huidige prioriteiten.
Gebruik clustering
De Product Owner moet zorgen voor focus. Groepeer gerelateerde user stories in thema’s of probleemstellingen, of gebruik een user story map.
Denk in termen van MVP
Richt je op het ontwikkelen van een minimum viable product (MVP) dat de klant waarde biedt en breid dan stapsgewijs uit. Ontwikkel je een webshop, dan kun je al feedback ophalen met alleen de ‘etalage’ en bouw je daarna pas die check-out.
Backlog 99
Houd een aparte backlog bij voor nieuwe, gefragmenteerde verzoeken, zodat deze tijdelijk geparkeerd kunnen worden voordat ze worden toegewezen aan een Epic of specifiek teamlid.
Zeg nee
‘Maximalise the work not done.’ Het is belangrijk om nee te zeggen tegen bepaalde verzoeken om ervoor te zorgen dat de meest waardevolle verzoeken voor de eindgebruiker worden afgeleverd.
Gebrek aan managementondersteuning
Zonder de juiste ondersteuning vanuit het management kunnen agile teams niet optimaal functioneren. Ze kunnen worden belast met operationele rollen naast hun agile verantwoordelijkheden, wat leidt tot conflicterende prioriteiten, gebrek aan focus en teleurstellende resultaten.
Oplossingen hiervoor zijn onder meer:
Creëer focus
Geef teams duidelijke verantwoordelijkheden en voorkom dat ze worden afgeleid door operationele taken.
Mandaat voor de Product Owner
Zorg ervoor dat de Product Owner onafhankelijke beslissingen kan nemen en prioriteiten kan stellen zonder inmenging vanuit het management.
Stimuleer samenwerking en verbeterplannen
Het management moet een ondersteunende rol spelen door obstakels voor teams weg te nemen. Train teams en het management over agile planning en wat ze van hen kunnen verwachten.
5: Gebrek aan flexibiliteit bij opschaling
Agile opschalen binnen een organisatie brengt uitdagingen met zich mee. Er ontstaan afhankelijkheden tussen teams die aan dezelfde of aanverwante producten werken, waardoor coördinatie complexer wordt. Slecht management hiervan kan leiden tot vertragingen bij releases, dubbel werk en onderbenutting van organisatorische kennis en expertise.
Oplossingen hiervoor zijn onder meer:
Gebruik een schaalbenadering voor agile
Frameworks zoals SAFe (Scaled Agile Framework) helpen bij het beheren van een gedeelde backlog, het effectief coördineren tussen teams en het op de juiste manier toewijzen van budgetten. Ook als je agile nog niet opschaalt, zijn bepaalde elementen van SAFe zeer waardevol.
Afhankelijkheden beheren
Gebruik een centrale backlog, tools en meeting om teamafhankelijkheden in kaart te brengen en te beheersen.
Kies een duidelijke teamstructuur
Definieer en communiceer een duidelijke teamstructuur, georganiseerd rond customer journeys, functionaliteit, platforms, vaardigheden of capaciteit.
