BPM Consult helpt Grafisch Lyceum Utrecht bij stroomlijnen examenprocessen
Ter voorbereiding op het nieuwe cursusjaar zocht het Grafisch Lyceum Utrecht naar een manier om de examinering te evalueren en stroomlijnen. BPM Consult ondersteunde het traject.
Het mbo bevindt zich in een aantal transities. Zo vraagt de dynamische arbeidsmarkt een andere ordening van het onderwijs, gericht op meer samenwerking met de regio en flexibilisering van het onderwijs.
Daarnaast zijn keuzedelen in het Onderwijsprogramma een belangrijk uitgangspunt in de nieuwe kwalificatiestructuur. Studenten kunnen daarbij kiezen voor verbredende en verdiepende vakken en zo de studie laten aansluiten bij persoonlijke interesses en ambities. Het werkveld participeert in en profiteert van keuzedelen door betere aansluiting op specifieke en regionale behoeften en krapte op de arbeidsmarkt.
Ten slotte telt het examenresultaat van de keuzedelen sinds studiejaar 2020/2021 mee voor het diploma. Opgeteld vormen deze transities een ingewikkeld vraagstuk om uit te voeren.
Impact op examinering
Door de individuele keuzedelen is het goed organiseren van examinering voor mbo-instellingen extra uitdagend geworden. Er zijn veel actoren betrokken, zoals examencommissies, examenbureau, teamleiders, examenleiders en regiegroepen per opleiding. Deze moeten allen binnen een krappe examenperiode gecoördineerd samenwerken.
Daarbovenop komen de versnellingen rond digitalisering die ingepast moeten worden en de toenemende eisen rond digitale veiligheid van studenten en onderwijsmedewerkers.
Hoe organiseer je examinering zo dat diploma’s compleet en op tijd zijn, en eenieder kan vertrouwen op veilige digitale (leer)systemen en op bescherming van zijn/haar persoonlijke gegevens? En dat alles foutloos, binnen de wettelijke termijnen en met een rimpelloze student- en medewerkersreis?
Grafisch Lyceum Utrecht legt de lat hoger
Het Grafisch Lyceum Utrecht (GLU) heeft ook met deze uitdaging van doen. Als vakschool voor creatieve doeners in media, vormgeving en communicatie met circa 2.400 studenten en meer dan 200 medewerkers is grip op examinering een vereiste.
Het bestuur zocht naar een manier om de examinering grondig te evalueren en verder te stroomlijnen ter voorbereiding op het nieuwe cursusjaar, en benaderde BPM Consult voor een goede aanpak.
Stroomlijnoperatie
Er werd gekozen voor een aanpak om met de verantwoordelijke actoren de processen samen uit te tekenen en te analyseren, om te komen tot stroomlijning van de processen. De aanpak is toegespitst op vijf prioritaire processen: aanbod van keuzedelen, transfer van examenresultaten naar diploma, de examenplanning, het praktijkexamen en gebruik van de digitale kluis.
Een large scale analysedag met 50 man gaf de goede inzichten en energie. In de stroomlijnperiode zaten proceseigenaren aan het stuur die voortdurend prioriteren en acties coördineerden. De belangrijkste aangrijpingspunten voor hen zijn rolverduidelijking, verbeteren systeeminrichting, vormgeven instructies en handleidingen, en de verschillende actoren in hun kracht zetten.
Peter Dreijer, hoofd Examenbureau: “Voorheen stonden teamleiders aan mijn bureau als het niet ging, maar daar kon ik niet zoveel mee. Nu we samen werkprocessen hebben uitgetekend, zijn we beter in staat aan te geven waar de oorzaak zit”.
Als resultante van de stroomlijnoperatie beschikt GLU over een stevige basis om alle belanghebbenden te bedienen, zodat ieder op het juiste moment het juiste ding doet, uitmondend in complete en juiste cijferlijsten en soepele student- en medewerkersreizen.
“Ik ben heel trots op wat we bereikt hebben. In het land merk ik dat we vergevorderd zijn”, besluit Dreijer.
