10 business process management-trends voor 2024
Het domein van business process management (BPM) is in 2024 volop in beweging. Experts van BPM Consult delen tien trends die het komende jaar van grote invloed zullen zijn op de ontwikkelrichting van het vakgebied.
1: Werkgeluk wordt ontwerpcriterium
Waar ‘lean’ lang het ultieme kenmerk voor goede processen was, wordt ‘werkgeluk’ de nieuwe maat. Organisaties ontdekken hoe procesgericht werken werkgelukfactoren als betekenis, vrijheid, talenten en relaties tot bloei laat komen. De Lean Belts leveren hun populariteitsmedaille in bij de werkgelukfacilitators, en de zakelijke maat maakt plaats voor sociale factoren.
De nieuwe reversed-engineering-toets is ‘hoe kan ik processen zo ontwerpen dat mensen ongelukkig worden?’. Dus, dag Six Sigma-staatjes, welkom emoticons en happiness officers. Processen krijgen betekenis als hoe de mens in verbinding staat met anderen en zingeving ervaart.
2: Doe-het-zelf automatisering versnelt
Workflowmanagement en automatiseren van werkprocessen krijgen andere vormen. Waren proceseigenaren lang afhankelijk van ICT’ers en softwarespecialisten voor de felbegeerde geautomatiseerde workflows, nu gaan low-codeplatforms, RPA-oplossingen, nocode apps- en tools helpen om het zelf te doen. Makkelijker en sneller dus.
Proceseigenaren nemen het automatiseringsheft in eigen handen en maken gebruik van gebruiksvriendelijke en laagdrempelige automatiseringstooling. Dat scheelt frustratie door onbegrip en vertaalproblemen, en levert flexibiliteit en tempo in workflowautomatisering. Geen eindeloze trajecten meer, maar oplossingen in de namiddag.
3: Toegang voor iedereen
Blinden en slechtzienden, anderstaligen, doven en slechthorenden, laaggeletterden, generatie A tot Z – iedereen krijgt toegang tot procesontwerpen. Teksten en schema’s gaan hun vastgewortelde plaats in documentatieland afstaan aan aantrekkelijke beelden en visuals, medewerkers willen in één oogopslag zien hoe iets moet.
Effectief visualiseren en ontsluiten is de nieuwe richting. Dus, einde verhaal voor dorre procedureteksten en technisch onbegrijpelijke schema’s, welkom vrolijke procescartoons. Dag statische schema’s, welkom procesvideo’s. QR-codes en audio-files helpen nieuwe medewerkers snel en effectief door de werkprocessen. Augmented reality wordt de nieuwe techniek voor process stewards.
4: Architectuur wordt onderscheidende factor
Organisaties die huiverig blijven voor ontwerp van hun waardestromen moeten vrezen voor hun voortbestaan. Technologische complexiteit vaart wel bij architectuur om grip te houden op waardestromen. Maar waak voor verzuipen in een topzware enterprise-architectuur.
De koplopers in enterprise-architectuur sturen proces en data hand in hand en ontwerpen hun processen integraal, verbinden de bedrijfsvoeringsdomeinen en houden architectuur licht en eenvoudig.
Enterprise-architecten komen IT-hokjes uit en fuseren de business, informatie en applicatiearchitecturen tot werkbare hulpmiddelen. Procesarchitectuur wordt het operationeel geweten van de organisatie, het vliegwiel voor innovatie en verbinding. Pragmatici en verbinders geven het de goede vormen. Proces en IT komen bij elkaar en doen het samen, begrijpen elkaars taal en staan samen midden in de leefwereld.
5: Implementeren wordt belevingsspektakel
Het nieuwe credo voor implementeren is ‘samen het nieuwe beleven’. Echt begrijpen is het voor je zien, er onderdeel van zijn, het voelen en ervaren en geïnspireerd worden. Processimulaties en procesgames zijn weer helemaal terug als populaire vormen om mensen mee te nemen in procesvernieuwing.
Proefopstellingen, maquettes, spellen, terugspeeltheater en acteurs – het komt allemaal in de toolingkit van de procesverbeteraar. En er mag gelachen worden. Verandermanagement wordt een belevingsspektakel. Je moet niet veranderen, je wilt het! Push wordt pull bij procesvernieuwing. Niks verandermoeheid, liever leuk en sprankelend!
6: Datamaturity bepaalt tempo
Het tempo van procesverbetering wordt afhankelijk van de datavolwassenheid. Realtime inzicht in procesprestaties, kwaliteit, first time right en herstelwerk wordt een onderscheidende succesfactor. Zonder cijfers geen inzicht, business case of risicogestuurd werken. Data die verstoppertje speelt in pdf-bestanden of in viltstift is geschreven helpt niet, datakwaliteit moet op orde.
Databeschikbaarheid, data security en privacy worden voorwaardelijk voor AI-toepassing en geven richting aan de verbetering.
7: BPMN rukt op als wereldtaal
In een wereld waar supply chains verder integreren zijn taalproblemen ongewenst. Juiste verbindingen in de procesflows steunen op eenduidige begrippenkaders. Open uitwisselingsstandaarden rukken verder op. Zo ook Business Process Modelling Notation (BPMN) als uniform ontwerppatroon en standaard om processen te begrijpen.
Maar modelleer de specifieke business wel in het juiste dialect. Een goed ontwerp heeft geen handleiding nodig. Komend jaar schakelen veel bedrijven over op BPMN als modelleringstaal. Ze vormen beleid voor procesarchitectuur en brengen deze op orde en mengen zich zo makkelijker in de afstemmingsbewegingen binnen en buiten de organisatie.
8: Robots en AI worden medespelers
De oude bondgenoten in de waardestroom-business en IT krijgen er een derde bij. Hybride spelers als robots en AI bieden hun diensten aan/gaan een grotere rol spelen in de sleutelprocessen. Ze gaan bestaande activiteiten overnemen of ondersteunen.
Softwarerobots gaan een rol spelen bij de orderafhandeling. Voor organisaties de uitdaging om de interactie met de digital assistants natuurlijk in te passen binnen werkprocessen.
Populaire procestuningsoefening wordt het intekenen van ChatGPT als beschikbare speler in de functiestroom. Of verplichte winkelnering van AI bij alle decisions in kennisintensieve processen. Maar ook de robot wacht op instructie. AI-potentieel benutten betekent invlechten in de werkprocessen.
9: Controls worden intelligent
Met de opkomst van AI wordt niet alleen een deel van het uitvoerende werk overgenomen. Ook de controle op de uitvoering wordt volledig opgepakt door AI. Process & data mining vraagt nu nog een menselijke analyse, maar dit is straks volautomatisch. Dus geen uren besteden aan het verzamelen, opschonen en interpreteren van data en schrijven van rapporten, maar een realtime, volautomatische, proactieve check op het reilen en zeilen van de organisatie.
En dat niet alleen voor wat er feitelijk gebeurt in de organisatie (bereiken van strategische doelstellingen), maar ook op mogelijke impact van wet- en regelgeving, wijzigingen in brancheafspraken en nieuwe ontwikkelingen in de eigen sector.
Een AI-controller zorgt ervoor dat mensen alles te weten komen over wat ze willen weten en wat ze zouden moeten weten over de prestatie van hun organisatie.
10: Sommige verbeteringen gaan vanzelf
De krappe arbeidsmarkt gaat helpen voor efficiënte processen. Mensen willen alleen nog zinnig werk doen; voor alles wat niet zinnig is, vind je eenvoudig geen mensen meer. Bullshitbanen blijven vacant en schaarse arbeidscapaciteit vloeit naar de waardetoevoegende activiteiten. Zo wandelt verspilling vanzelf de deur uit.
Er is meer meewind voor proces-verbetering in 2024: de ‘op iedere dag beter’ ingerichte economie, de drive voor ‘leven lang ontwikkelen’, en de roep naar de toekomstbestendige wereld.
