De menselijke maat (onderstroom) zorgt voor projectresultaat
Om projecten tot een succes te maken, moeten projectmanagers aandacht schenken aan zowel de boven- en onderstroom. De praktijk is echter weerbarstig – vaak krijgt de onderstroom (aanzienlijk) minder aandacht gedurende de levenscyclus. Een gemiste kans, schrijven Franka Buitenhuis en Maud Bruijs van Improven.
Om projectuitvoering te verbeteren, wordt vaak gekeken naar het verbeteren van de processen en optimaal inzetten van resources, dit is de bovenstroom. Hoewel die bovenstroom belangrijk is voor het managen van een project, ligt het onbenutte potentieel in de onderstroom.
Het Pareto-principe, ook wel de 80/20-regel, kan hier worden toegepast: 80% van de resultaten worden bereikt met 20% van de input. In projectmanagement is dit net zo: 80% van de verbetering kan gerealiseerd worden door 20% sturen in de onderstroom.
Mensen zijn de fundamentele kracht achter de planning, uitvoering en voltooiing van een project en juist daarom ligt voor projectmanagement het onbenut potentieel in de onderstroom. Projectteamleden hebben namelijk hun eigen denkwijzen, gevoelens, inzichten en ideeën over de gestelde projectprioriteiten.
Zodra dit conflicterend is met de projectaanpak en doelen, kan dit leiden tot negatieve gevoelens en weerstand tegen verandering met als gevolg dat de uitvoering van het project wordt belemmerd en resultaten niet worden behaald.
Om de onderstroom te managen moet je afgaan op andere zintuigen dan hetgeen je kunt waarnemen. Je gaat verbinding creëren door te luisteren, te voelen en te proeven wat er speelt in je projectteam en bij de ontvangende partij. Denk hierbij aan de verbinding creëren voor de juiste interactie tussen:
- Volbrenging van het werk en de waardering die men hiervoor krijgt;
- Weten waarom iets gedaan wordt en het willen doen;
- Uitvoering van werk en de zaken die daarvoor gelaten moeten worden.
Door te sturen op de onderstroom worden niet alleen negatieve symptomen verminderd (kwaliteitsverlies, fouten, weerstand), maar ook positieve symptomen gecreëerd (plezier, succes, moeiteloosheid).
Resultaten boeken via de onderstroom: Connectie met het projectteam
De resultaten van projecten zijn dus sterk afhankelijk van het menselijke aspect en het creëren van verbinding.
Als je bijvoorbeeld kijkt naar de interactie uit de onderstroom tussen werk en waardering, zijn projectteamleden gemotiveerder en zetten zij dat stapje extra voor een project wanneer ze zich gewaardeerd voelen en verbonden zijn met het werk dat ze doen. Bovendien houden teamleden het werk langer vol als ze het gevoel hebben dat hetgeen wat hun werk brengt én wat ze ervoor moeten doen in balans is.
Deze twee aspecten (de waardering en balans) zorgen ervoor dat medewerkers intrinsiek gemotiveerd zijn en meer plezier ervaren in het werk, wat weer kan leiden tot een hogere productiviteit en daarmee betere projectresultaten. Die verbinding creëer je als projectmanager door te investeren in het welzijn van de teamleden, hen te ondersteunen in de te nemen stappen en ze te inspireren om het beste uit zichzelf te halen.
Om dit te bereiken is het hebben van een hoge emotionele intelligentie (EQ) cruciaal.
Resultaten boeken via de onderstroom: Verbinding met stakeholders
Naast de verbinding met de projectteamleden, is het cruciaal om als projectmanager verbinding te maken met stakeholders. Want voor het succes van een project is de betrokkenheid, inzet en support vanuit de ontvangende partij benodigd. Je moet daarom de belangen en verwachtingen van verschillende stakeholders verstaan en managen en daarnaast de ontvangende partij laten begrijpen waarom dit project van belang is en wat het hen oplevert.
Met de juiste energie uit de onderstroom ontstaat er verbinding en krijg je als projectmanager de stakeholders achter je in het doorvoeren van de projectverandering. Om deze situatie te creëren is het van belang dat je regelmatig en open communiceert en gezamenlijke contactmomenten organiseert, input en feedback vanuit de stakeholders verzamelt en hen ook meeneemt in (bepaalde) besluitvorming.
“Het is essentieel om de connectie te versterken met zowel projectmedewerkers als stakeholders.”
Door de stakeholders actief te betrekken in het project, versterk je de connectie en kun je ervoor zorgen dat de ontvangende partij zich eigenaar voelt van de projectresultaten. Het gevoel van waardering en gehoord worden, zorgt voor een betere samenwerking tussen het projectteam en de ontvangende partij, met als gevolg succesvolle projectuitkomsten.
Kortom, het is essentieel om de connectie te versterken met zowel projectmedewerkers als stakeholders. Betrek ze, laat ze meedenken en laat ze inzien waarom bepaalde deliverables belangrijk zijn en houdt daarin vooral ook rekening te houden met hun tijdslijnen.
Door een evenwicht te vinden tussen het toepassen van de menselijke maat en de traditionele sturing op deliverables en planning, kun je als projectmanager beter inspelen op de behoeften van jouw teamleden én de ontvangende partij, en zo effectiever naar de projectdoelen toewerken.
Tips voor projectmanagers
Aan de slag gaan met onderstroommanagement? Zeven tips op een rij:
1: Communiceer effectief
Zorg voor regelmatige, duidelijke en open communicatie met zowel je projectteam als stakeholders.
2: Toon empathie
Luister naar je projectteamleden en begrijp en waardeer de gevoelens en behoeftes die daar spelen.
3: Werk samen
Bevorder samenwerking voor een holistische aanpak; tussen change managers en projectmanagers en tussen projectteam en ontvangende partij
4: Focus op stakeholdermanagement
Betrek alle stakeholders, houd rekening met hun verwachtingen en zorg voor een gemeenschappelijk belang.
5: Verbind met stakeholders
Vraag regelmatig input en feedback en werk intensief samen met de ontvangende partij.
6: Investeer in soft skills
Ontwikkel je communicatieve, leiderschaps- en sociale vaardigheden om een positieve en productieve werkomgeving te creëren.
7: Ondersteun jouw team
Motiveer je teamleden en ondersteun hen zodat zij het beste uit zichzelf kunnen halen.
Over de auteurs: Franka Buitenhuis en Maud Bruijs werken binnen de Projectmanagement-praktijk van Improven, een toonaangevend adviesbureau binnen het vakgebied.
