Interne communicatie binnen organisaties: De stand van zaken 2024
Bedrijven zetten steeds vaker extra stappen om hun medewerkers op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen binnen het bedrijf. Over hoe effectief de interne communicatiemiddelen daadwerkelijk zijn, lopen de meningen echter uiteen, zo blijkt uit onderzoek van Evolve.
Voor zijn onderzoek vroeg Evolve meer dan 120 communicatieprofessionals uit verschillende sectoren naar hun visie op interne communicatie en de effectiviteit van de diverse kanalen en digitale platforms.
De onderzoekers constateren dat interne communicatie vooral wordt ingezet om informatie te delen over de koers en strategie van de organisatie, en voor het stimuleren van kennisdeling en het binden en boeien van medewerkers .
Het belang van communicatie is volgens de ondervraagde professionals de laatste jaren toegenomen. “Dat uit zich in de vorm van beleid op kanalen, beleid over waar content wordt gepubliceerd en het is zichtbaar in de opkomst van de inzet van de contentkalender voor interne communicatie”, zegt Peter Haan, directeur van Evolve.
Opvallend is dat, ondanks de snelle opkomst van datagedreven werken binnen organisaties, interne communicatieafdelingen op dit gebied achterblijven. Slechts één op de vijf organisaties heeft kpi’s opgesteld om hun interne communicatiedoelen te meten. Vooral grotere organisaties hebben dit goed geregeld, terwijl kleinere organisaties hierin minder ver ontwikkeld zijn.
“Van de deelnemers aan ons onderzoek kan 78% niet aantonen of hun werk op het gebied van interne communicatie überhaupt van meerwaarde is, door de afwezigheid van criteria waaraan succes wordt afgemeten”, stelt Haan. “Cijfers en communicatiemensen lijken geen natuurlijke fit te zijn, dat bleek ook uit al onze eerdere onderzoeken. Dat is jammer, want uit ervaring weten we dat op veel plekken goed en zinvol werk wordt verricht.”
Interne communicatie. Maar hoe?
Net zoals drie jaar geleden (toen de vorige editie van de benchmark uitkwam) blijkt het intranet een zeer belangrijk kanaal voor interne communicatie. Maar liefst 95% van de organisaties heeft zo’n platform. MS SharePoint van Microsoft is met afstand marktleider onder de deelnemende organisaties, gevolgd door Harmonics van Winkwaves en Iris Intranet van Triptic.
Met z’n allen in een vergaderruimte zitten blijkt weer helemaal terug van weggeweest en is met 98% de meeste gebruikte vorm voor interne communicatie. Online overleg via programma’s als Teams, Zoom en Google Meet is ook onverminderd populair.
Podcasts zijn sterk in opkomst: 47% van de organisaties heeft anno 2024 podcasts in het leven geroepen. Hierbij is opvallend dat deze podcasts in minder dan de helft van de gevallen worden ingezet door de communicatieafdeling. Met andere woorden: het middel wordt vaker door de business zelf ontwikkeld en ingezet.
Ook WhatsApp is inmiddels niet meer weg te denken als middel in interne communicatie. In maar liefst 70% van de organisaties wordt WhatsApp gebruikt, hoewel dit in slechts 28% van de gevallen een formeel middel voor interne communicatie is.
Het versturen van e-mails blijft echter de motor van interne communicatie. Meer dan 40% van de respondenten geeft aan dat ze gemiddeld 70% of meer van hun populatie bereiken met e-mails, en bijna 10% geeft zelfs aan dat ze iedereen binnen de organisatie bereiken met informatieve mails. Het is daarmee het middel met het hoogste bereik.
Werk aan de winkel
Volgens het onderzoek zijn interne communicatieprofessionals over de hele linie niet heel tevreden met de effectiviteit van de verschillende kanalen die ze tot hun beschikking hebben. Het meest tevreden zijn ze over fysiek overleg en online overleg, hoewel deze kanalen nog slechts 7,6 en 7,2 op een schaal van 10 scoren. De gemiddelde tevredenheidscore over de elf onderzochte kanalen ligt op een magere 6,5.
De onderzoekers constateren dat er nog volop werk aan de winkel is voor interne communicatieafdelingen. AI zou hierin een handige ruggensteun kunnen zijn. Nu al wordt 15% van alle interne content door de afdeling communicatie gemaakt met behulp van AI. De komende jaren gaat dat percentage naar verwachtingen in rap tempo stijgen, vooral door de groeiende adoptie van generatieve AI.
Generatieve AI is bij uitstek een technologie die interne communicatieteams kan ontzorgen. Tools zoals ChatGPT kunnen snel teksten genereren en personaliseren, presentaties maken, beelden creëren en veel meer. Ook kan generatieve AI repetitieve taken automatiseren, waardoor communicatieteams meer tijd hebben om te werken aan taken die meer toegevoegde waarde leveren.
Evolve adviseert communicatieteams om aan de slag te gaan met (generatieve) AI, maar hierbij wel eerst te werken aan een gedegen beleid en ethische kaders. Ook zou de interne communicatieafdeling het voortouw moeten nemen in het opstellen van leidende principes van Generatieve AI als het gaat om communicatie binnen de hele organisatie.
Nederland telt volgens de meest recente schatting ongeveer 110.000 communicatieprofessionals, waarvan er zo’n 90.000 actief zijn als interne communicatiemedewerker.
