Valcon stoomt uitvoeringsorganisatie klaar voor impactvolle wetswijziging
Hoe neem je in korte tijd een organisatie mee in de veranderingen die een complexe wetswijziging met zich meebrengt? Valcon heeft een interactieve roadshow georganiseerd waarin medewerkers door middel van korte opdrachten en een kennisspel klaargestoomd werden om conform de gewijzigde wet te werken.
De wetswijziging bestond uit meerdere inhoudelijke veranderingen die resulteerden in diverse aanpassingen in de processen, systemen en de manier van werken voor medewerkers. Zo kwamen er meer mogelijkheden voor burgers om zelf de regie te nemen het proces.
Om de verandering te faciliteren moest de uitvoeringsorganisatie onder andere een nieuw depot inregelen waaruit de facturen betaald konden worden.
De wetswijziging was niet alleen complex, ook is de wet meerdere malen uitgesteld en is het één van de vele wijzigingen die de organisatie moest absorberen. Resulterend had dit een negatieve impact op de veranderbereidheid van medewerkers.
Het was dus niet alleen belangrijk om iedereen goed te informeren over de wetswijziging. Het ging er juist ook om medewerkers te enthousiasmeren en te motiveren om de nieuwe werkwijze te omarmen.
De organisatie van een interactieve roadshow
Valcon heeft in samenwerking met de betrokken collega’s bij de uitvoeringsorganisatie een serie aan interactieve sessies georganiseerd. Medewerkers met verschillende functies uit de organisatie werden uitgenodigd voor een sessie en hierbij in gemengde groepen geplaatst. Een dergelijke roadshow-sessie zag er als volgt uit:
- Voorbereiding
Een week voor de sessie kregen deelnemers een korte vragenlijst toegestuurd met vijf meerkeuzevragen, met als doel de eerder gedeelde kennis over de wetswijziging weer ‘top of mind’ te hebben. - Op een rijtje
Elke sessie begon met een herhaling van de belangrijkste veranderingen door de wetswijziging. Aangezien de vorige kennissessie inmiddels een tijd geleden was, was dit een goed moment om alles op een rijtje te zetten. Deelnemers kregen hierbij de mogelijkheid om vragen stellen over de veranderingen. - Snelkookpan
In deze stap werden de deelnemers zelf aan de slag gezet. Zij kregen de opdracht een set met kaarten van de aangepaste processtappen (1) in de juiste volgorde en (2) bij de juiste functie te plaatsen op een groot vel. Tijdens deze opdracht kwamen de gemengde groepen goed van pas, omdat ieder groepslid kon redeneren vanuit zijn eigen takenpakket. - Kennisspel
Het door Valcon ontwikkelde kennisspel hielp de medewerkers de complexe informatie uit de wet beter te begrijpen en onthouden. In het spel werd de kennis van de deelnemers getest met meerkeuzevragen en stellingen. Hierdoor kwamen onderwerpen op een luchtige manier nogmaals terug.
“Het verwerken van de nieuwe wet en bijbehorende processen in spelvorm hielp de medewerkers om een positievere houding te ontwikkelen ten opzichte van de verandering”, aldus Valcon. “Tijdens het spel nam het enthousiasme van de deelnemers toe en vergaten ze bijna dat ze aan het leren waren. Zo werd de sessie positief afgesloten“
- Vragenuur
Na elke 4 à 5 sessies volgde een online vragenuur. Vragen die tijdens de sessie zelf niet direct beantwoord konden worden, werden tijdens dit vragenuur behandeld. Deelnemers kregen ook de mogelijkheid om nieuwe vragen te stellen na het laten bezinken van alle informatie. Zo werden de inhoudelijke vragen zoveel mogelijk afgevangen voordat de ICT-trainingen plaatsvonden. - ICT-trainingen
Voor sommige medewerkers veranderden de taken niet alleen in de processen zelf, maar ook in het verwerken hiervan in het ICT-systeem. Deze medewerkers kregen hiervoor een zogenaamde knoppentraining of demo over de aangepaste acties in het ICT-systeem.
Conclusie
De aanpak heeft bijgedragen aan een succesvolle implementatie van een complexe wetswijziging. Met een roadshow van 22 sessies zijn ruim 500 medewerkers meegenomen in wat de nieuwe wet betekent voor hun dagelijkse werkzaamheden.
“De kern van het succes is de uitgebreide voorbereiding, de interactieve opzet en veel aandacht voor de beleving van medewerkers”, concludeert Valcon. “Veel medewerkers waren enthousiast over het in gemengde groepen uitvoeren van de opdrachten en vonden het kennisspel een leuke en effectieve manier om de wetswijziging te leren.”
Een manager van de organisatie reageerde als volgt: “De roadshow was goed georganiseerd. Naast een presentatie ook een interactief deel, waaronder een eigen gemaakt spel gebaseerd op de wet. Complimenten!”
