Grantor Management zorgt voor gestroomlijnd subsidieproces in SAP

Met de module Grantor Management van SAP kunnen overheidsinstanties die gebruik maken van SAP hun processen voor subsidiemanagement digitaliseren en optimaliseren. Hoe verloopt zo’n proces? Experts van iQibt delen de zeven belangrijkste stappen bij ieder subsidietraject. 

Het subsidieproces is doorgaans een behoorlijk tijdrovend proces voor veel overheidsinstanties. Zo kan het proces maanden in beslag nemen en moeten er tal van stappen en goedkeuringen plaatsvinden. Van het verwerken van de aanvraag, tot de gunning en het uiteindelijk verstrekken van de subsidies. 

De vele correspondentie tussen een subsidieaanvrager en een subsidieverstrekker brengt bovendien veel papieren rompslomp met zich mee. Hierdoor kan het een uitdaging worden om overzicht te behouden, of belangrijke informatie snel terug te vinden. Dit kan leiden tot vertragingen in het proces, inefficiënt gebruik van middelen en frustratie bij zowel de aanvragers als de verstrekkende instanties.

Gelukkig biedt de introductie van Grantor Management een alternatief. Met deze oplossing heeft SAP grote stappen gezet in het verbeteren van het end-to-end proces van subsidieverstrekking. De blauwdruk ligt in lijn met het Uniform Subsidie Kader (USK), dat door de Rijksoverheid wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat het subsidieproces op dezelfde manier wordt uitgevoerd binnen alle ministeries en departementen.

Maar hoe ziet het proces van Grantor Management er precies uit? Experts van iQibt zetten de zeven belangrijkste stappen uiteen die gelden voor elk subsidietraject:

Stap 1: De aanvraag 

Wanneer een subsidieaanvraag via het burgerloket wordt ingediend, opent zich een digitaal proces dat de aanvrager door alle benodigde stappen leidt. Deze stappen omvatten onder meer het selecteren van de juiste subsidieregeling, waarbij het systeem de aanvrager begeleidt bij het kiezen van de meest geschikte optie. 

Afhankelijk van de gekozen regeling, kunnen er verschillende vervolgstappen volgen. Tijdens dit proces heeft de aanvrager de mogelijkheid om eventuele benodigde bijlagen toe te voegen, zoals relevante documenten of rapporten. Nadat de aanvraag is ingediend, wordt deze direct zichtbaar in de persoonlijke omgeving van de aanvrager binnen het burgerloket. Vanuit deze omgeving kan de voortgang van de aanvraag worden gevolgd, inclusief updates over eventuele wijzigingen of vereiste acties.

Stap 2: Toetsen en beoordelen 

Nadat een subsidieaanvraag succesvol is ingediend, wordt deze automatisch opgenomen in de werkvoorraad van de subsidiebehandelaar. Hierdoor kan de behandelaar de aanvraag direct oppakken en beginnen met het beoordelingsproces. Het systeem voorkomt dubbele invoer door de gegevens rechtstreeks uit de aanvraag te halen. De eerste stap in het beoordelingsproces is het toetsen van de ingediende documenten en informatie om te controleren of alles volledig en correct is ingevuld. 

Indien er ontbrekende stukken zijn, kan de behandelaar via het systeem rechtstreeks communiceren met de aanvrager om de ontbrekende informatie aan te vullen. Deze communicatie kan plaatsvinden via e-mail of als openstaande taak in de persoonlijke omgeving van de aanvrager binnen het burgerloket.

Het proces wordt bovendien vereenvoudigd door automatisch gegenereerde berichten naar de aanvrager, waardoor de behandelaar geen handmatige berichten hoeft op te stellen. Dit bespaart tijd en minimaliseert fouten. Het systeem biedt de behandelaar een overzicht van de volledige aanvraaghistorie, inclusief alle communicatie en acties. De aanvrager kan op zijn beurt de voortgang van zijn aanvraag volgen vanuit zijn persoonlijke omgeving binnen het burgerloket.

Stap 3 & 4: Toekennen en verplichten 

Stap 3 & 4 omvatten het proces van het toekennen en verplichten van de subsidie. Nadat alle benodigde documenten zijn ontvangen, beoordeelt de subsidiebehandelaar de aanvraag en bepaalt of de aanvrager in aanmerking komt voor subsidie en voor welk bedrag. Het systeem voert vervolgens automatisch een budgetcontrole uit om te verifiëren of er voldoende budget beschikbaar is. Zo ja, dan creëert het systeem automatisch een financiële verplichting, oftewel een reservering op het beschikbare budget. 

Door het geautomatiseerde proces kunnen fouten en dubbele invoer van gegevens geminimaliseerd worden. Het systeem bewaakt tevens de voortgang en rapporteert de tijd in verschillende statussen, wat belangrijk is voor de interne termijnbewaking. Het biedt ook de mogelijkheid om de aanvraag ter goedkeuring aan te bieden bij de manager, wat de naleving van het 4-ogen principe bevordert. 

Daarnaast kent het systeem een Track & Trace-functionaliteit, waardoor alle statusovergangen in de aanvraag zichtbaar zijn voor de aanvrager, vergelijkbaar met een Track & Trace-systeem voor subsidies. Dit geeft aanvragers een helder overzicht van de voortgang van hun aanvraag, waardoor ze continue op de hoogte zijn en kunnen anticiperen op eventuele vereisten of verzoeken om aanvullende informatie. 

Deze functionaliteit verhoogt niet alleen de transparantie en efficiëntie van het proces, maar bevordert ook het vertrouwen en de betrokkenheid van de aanvragers.

Stap 5: Factureren en betalen

 Wanneer de toekenning is goedgekeurd en de financiële verplichting is gecreëerd, kan worden overgegaan tot het betalen. Binnen SAP Grantor Management worden verschillende rollen en autorisaties gebruikt. Zo kan de behandelaar geen betalingen vrijgeven, maar mag enkel de financieel medewerker dit. Omgekeerd kan de financieel medewerker alleen de betaling vrijgeven maar geen verdere wijzigingen doorvoeren in bijvoorbeeld de te betalen bedragen. Ook dit verkleint de kans op mogelijke fraude.

Op het moment dat een betaling moet worden uitgevoerd, ontvangt de financieel medewerker automatisch een melding vanuit het systeem om de betaling vrij te geven. Dit wordt gedaan vanuit de toekenning, waarna automatisch een facturatiedocument wordt aangemaakt in de financiële administratie. Dit document wordt vervolgens opgenomen in het dagelijkse facturatie- en betalingsproces, waardoor het subsidieproces naadloos aansluit op andere financiële processen binnen een subsidieverstrekker.

Vanuit de facturatierun wordt een open post gegenereerd, die real-time wordt gesynchroniseerd met de toekenning. Hetzelfde geldt voor de betalingsrun, waarbij het geld wordt uitbetaald aan de aanvrager en de open post wordt vereffend. Deze vereffening wordt ook weer real-time gesynchroniseerd met de toekenning, waardoor er altijd een actueel inzicht is in de voortgang van zowel facturatie als betaling.

Stap 6: Monitoring & voortgang

Afhankelijk van de vastgelegde afspraken, zal de aanvrager (tussentijdse) voortgangsrapportages moeten indienen. Wanneer deze niet zijn ontvangen op de afgesproken datum, zal het systeem de behandelaar er automatisch van verwittigen door middel van een notificatie, zodat de aanvrager kan rappelleren. 

Er kan er ook voor gekozen worden dat het systeem de aanvrager automatisch rappelleert. Dit kan door bijvoorbeeld een e-mail te versturen of een openstaande taak te creëren in de ‘mijn omgeving’ van het burgerloket van de aanvrager. Met name dit geautomatiseerde proces zorgt voor meer efficiency door te voorkomen dat de behandelaar zelf brieven en/of e-mails moet opstellen richting de aanvrager.

Stap 7: Vaststellen

Tot slot moet de subsidiebehandelaar aan einde van de looptijd het gehele dossier vaststellen. Oftewel, deze controleert of de aanvrager aan alle afspraken heeft voldaan. Is dit het geval dan zal de behandelaar de toekenning afsluiten. Hierbij wordt ook automatisch de bijbehorende verplichting afgesloten zodat er niet meer kan worden betaald. 

Indien blijkt dat de aanvrager zich niet aan de afspraken heeft gehouden, dan kan de behandelaar besluiten om het verleende bedrag te verlagen en voor het verschil een vordering in te stellen. Als de vordering is ontvangen kan vervolgens alsnog de toekenning en de bijbehorende verplichting worden afgesloten.

Meer weten? Lees ‘de 7 stappen van een geautomatiseerd subsidieproces en een papierloze toekomst’