Coppa ondersteunt Dijklander bij switch naar nieuw ERP-systeem
Het Dijklander Ziekenhuis is met succes overgestapt op een nieuw ERP-systeem. Coppa was vanaf het begin betrokken bij de veranderopgave.
Met het nieuwe AFAS-systeem is het Dijklander Ziekenhuis beter voorbereid op de toekomst en kan meer waarde worden gehaald uit digitalisering en automatisering. De nieuwe mogelijkheden van het ERP-systeem hebben onder meer geleid tot efficiëntere processen en workflows, verbeterde samenwerking, hogere datakwaliteit, en slimmere rapportages.
Medewerkers verspreid over de vier locaties in Hoorn, Purmerend, Enkhuizen en Volendam maken gebruik van het ERP-systeem.
Aanvankelijk was het niet de bedoeling dat het Dijklander Ziekenhuis de switch naar AFAS zou maken. Het ziekenhuis maakte hiervoor gebruik van het ERP-systeem AX4Health, een op Microsoft Dynamics AX gebaseerde oplossing van Avanade. Het oorspronkelijke plan was om AX4Health te upgraden naar de modernste versie in de cloud.
Toenmalig manager Financiën en Zorgadministratie Pieter Vroon haalde Coppa aan boord om dit proces te begeleiden. De voorgestelde migratie had een aanzienlijke omvang, waardoor in 2019 werd besloten een analyse uit te voeren om de impact op de organisatie, functionaliteit en kosten inzichtelijk te maken (een ‘impactanalyse’).
Uit deze analyse bleek dat AFAS een grotere functionaliteit kon aanbieden tegen een lagere prijs. Het management volgde het advies op, en dus werd groen licht gegeven voor de overstap naar de ERP zorgtemplate van AFAS.
Implementatiefase
In september 2020 zijn de projectgroepen, bestaande uit circa 50 medewerkers uit diverse disciplines, en consultants van AFAS gestart met de implementatie. Bas Dohé, partner bij Coppa, gaf als projectleider leiding aan het team.
Op 1 januari 2022 is het Dijklander Ziekenhuis live gegaan met AFAS. “Bij een project van deze omvang is er altijd wel ergens brand als je live gaat. De enige vraag is hoe hoog de vlammen oplaaien en hoe lang het vuur blijft branden,” aldus Dohé. “Voor de 700 eindgebruikers van het Dijklander Ziekenhuis verliep het proces zeer voortvarend. In juni 2022 heeft de stuurgroep de projectfase afgesloten en is de beheerfase ingegaan.”
Theofiel Jetten, manager Financiën en Zorgadministratie, kijkt tevreden terug op het traject. “De ERP zorgtemplate is conform scope, tijd, budget en naar tevredenheid opgeleverd. De meest veronachtzaamde fase in een dergelijk project, de nazorgfase, heeft voldoende body gekregen en de overdracht naar de beheerfase is goed geborgd.”
Over de samenwerking met Coppa zegt Jetten: “Bas is een verbinder die de vaart erin houdt. Hij pakte zijn rol goed op. Hij creëert een klimaat van natuurlijk samenwerken. Het voelt daarom écht als een gezamenlijk resultaat. Dat vind ik de kern van projectmatig samenwerken.”
