Datagestuurd werken: Breng de werelden van proces en data samen

06 april 2023 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Organisaties kunnen veel winst behalen op het gebied van datagestuurd werken als ze proces en data nauwer op elkaar laten aansluiten. Aan de informatiemanager en de proceseigenaar de uitdaging om het geheel te stroomlijnen, schrijft Pieter Wolswinkel van BPM Consult.

Er zijn meerdere redenen dat het lastig is om de verbinding tussen proces en data te leggen. In de eerste plaats zien we in de praktijk dat de verantwoordelijkheid voor het proces is belegd in de lijnorganisatie, terwijl de verantwoordelijkheid voor datamanagement vaak is belegd bij een ondersteunende dienst.

Deze versplinterde verantwoordelijkheid brengt de uitdaging met zich mee om proces en data aan elkaar te verbinden. Dit wordt versterkt door de verschillende ‘talen’ van data- en procesmanagement, waarbij de taal van data voor veel lijnmanagers geen moedertaal is en de taal van proces niet voor datamanagers.

Datagestuurd werken:  Breng de werelden van proces en data samen

Zelfs in het ontwerp van organisaties zijn proces en data vaak op zichzelf uitgewerkt en is er geen sprake van een geïntegreerde data- en procesarchitectuur. Dit laat de kracht (en complexiteit) van een goed ontworpen én begrepen enterprise-architectuur zien.

De proceseigenaar en informatiemanager zijn vaak de sleutelfiguren in organisaties om het datagestuurde proces werkelijkheid te maken. Welk type proceseigenaren en informatiemanagers zijn er en wat kunnen zij doen om proces en data meer aan elkaar te verbinden?

De proceseigenaar

De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het ontwerpen, doorlichten, verbeteren en besturen van een proces. Met het oog op een datagestuurd proces kunnen de volgende typen gekenmerkt worden:

De startende proceseigenaar ontwerpt en verbetert het proces, en werkt de kritieke prestatie-indicatoren(kpi’s) op hoofdlijnen uit. De uitdaging is om de kpi’s door te vertalen naar het specifieke bedrijfsproces én te onderzoeken welke data nodig is om hier op te kunnen gaan sturen.

De datageïnteresseerde proceseigenaar weet de kpi’s op procesniveau te benoemen en is zich bewust van het belang van goede datavastlegging gedurende het proces. De opgave is om samen met de informatiemanager te kijken hoe hoog-over-rapportages beter kunnen aansluiten bij de zorgvuldig gedefinieerde proces-kpi’s.

De datagestuurde proceseigenaar is in staat om te sturen op de vastgestelde kpi’s aan de hand van een real-time dashboard. De normen zijn bekend, waardoor het voor iedereen duidelijk is wanneer er bijgestuurd dient te worden. Aan de hand van de werkelijke procesprestatie kan de proceseigenaar verbeterprojecten definiëren. De proceseigenaar betrekt de informatiemanager actief om te bepalen hoe de stuurinformatie verbeterd kan worden.

De informatiemanager

De informatiemanager is verantwoordelijk voor het inrichten en verbeteren van de informatiestromen binnen de organisatie. Vanuit een datagestuurd proces kunnen de volgende typen gekenmerkt worden.

De startende informatiemanager beschikt over heel veel data vanuit de verschillende systemen. De focus ligt op het verkrijgen van veel procesdata vanuit de ondersteunende systemen. De uitdaging is om zicht te krijgen op de exacte informatiebehoefte van de proceseigenaren.

De procesgeïnteresseerde informatiemanager kent op hoofdlijnen de wensen van de proceseigenaren en is in staat om standaardrapportages beschikbaar te stellen aan de proceseigenaren. De uitdaging is om samen met de proceseigenaar de datakwaliteit te verhogen en snel in te kunnen spelen op nieuwe rapportagewensen.

De procesgestuurde informatiemanager stelt proceseigenaren in staat om vanuit een procesdashboard actief op de procesprestatie te sturen. Hierin maakt de informatiemanager slim gebruik van alle beschikbare data in de verschillende systemen. Daarbij denkt hij of zij kritisch mee met de proceseigenaar hoe de processturing door de inzet van data verbeterd kan worden.

De informatiemanager en proceseigenaar

Het maakt niet uit waar een organisatie staat én ook niet hoe volwassen de organisatie is op het gebied van procesmanagement of informatiemanagement. De sleutel ligt bij het zetten van de volgende stap en samenwerking.

Informatiemanagers: zoek de proceseigenaren op en leer de processen nog beter kennen. Ontdek samen met de business op basis van welke data belangrijke besluiten genomen kunnen worden. Probeer niet te denken in onmogelijkheden, maak je niet direct zorgen om de slechte datakwaliteit, maar begin met een eerste stap.

Proceseigenaren: zoek de informatiemanagers op en leer de mogelijkheden van de data nog beter kennen. Ontdek welke inzichten de data al geeft en maak samen een plan rond wat er nodig is om te komen tot (betrouwbare) stuurinformatie.

Stel jezelf hierbij de vraag: welk besluit neem ik op basis van bepaalde rapportages? Helpt het je niet in besluitvorming, vraag je dan af of je het nodig hebt. Begin klein door te starten met de meest essentiële kpi’s om vervolgens stap voor stap de datakwaliteit te verbeteren en hier actief op te gaan sturen. Deze ervaringen zijn de basis voor het verbeteren van het proces én de data.

Conclusie

De proceseigenaar en informatiemanager maken alleen samen de droom van een datagestuurd proces werkelijkheid. Dashboard en tooling heeft ten slotte alleen maar nut als het de business in staat stelt om hierop te sturen. En een tot in detail uitgedachte kpi-boom van organisatie snijdt geen enkel hout als de data niet voorhanden is. 

Over de auteur: Pieter Wolswinkel werkt als organisatieadviseurs bij BPM Consult, een adviesbureau gespecialiseerd in procesmanagement.