Process mining: expectation versus reality

17 maart 2023 Consultancy.nl 4 min. leestijd
Meer nieuws over

Steeds meer bedrijven zetten process mining in om inzicht te krijgen in hoe ze hun processen kunnen verbeteren en stroomlijnen. Maar wat is process mining precies? En hoe zet je het in? Gert van der Lugt en Marnix Pilon van RedPack Innovators geven uitleg.

Bedrijfsprocessen ontdekken waarvan je niet wist dat ze bestonden. Processen versnellen door extra stappen toe te voegen. En procesafwijkingen die de standaard blijken te zijn. Deze drie situaties komen we regelmatig tegen als we processen optimaliseren met behulp van process mining.

Met behulp van process mining analyseer je de bedrijfsprocessen aan de hand van data en krijg je inzicht in de manier waarop deze daadwerkelijk uitgevoerd worden.

Gert van der Lugt en Marnix Pilon - RedPack

Process mining helpt je knelpunten en inefficiënties in processen te vinden. Deze kun je analyseren. Het inzicht dat je hierdoor krijgt, gebruik je om processen te verbeteren. Mogelijke resultaten zijn kortere doorlooptijden, een kleinere foutmarge en een hogere klanttevredenheid.

Drie methoden

Process mining kan op drie manieren worden toegepast:
1) Process discovery: het creëren van een visuele weergave van het proces op basis van data. Hieruit kun je aflezen hoe processen daadwerkelijk worden uitgevoerd in de organisatie.
2) Conformance checking: het vergelijken van het werkelijke proces met de beoogde procesopzet. Hiermee maak je afwijkingen van de ‘happy flow’ inzichtelijk.
3) Performance Analysis: het inzoomen op de afwijkingen in het proces. Hierdoor krijg je inzicht in hoe vaak deze afwijkingen voorkomen en in de oorzaken.

Interesse bedrijven groeit

Steeds meer bedrijven zetten in op process mining om hun bedrijfsprocessen te verbeteren. Uit onderzoek van Forrester Consulting blijkt dat ruim 60% van de Nederlandse bedrijven experimenteert met process mining óf van plan is dit binnen twee jaar te gaan doen.

Daarnaast wijst marktonderzoek van Fortune Business Insights uit dat het marktaandeel van process mining zal doorgroeien in de komende jaren. Deze trend wordt gezien in Europa en Nederland.

Verwachting versus realiteit

Met behulp van een process discovery tool kunnen verschillen tussen het daadwerkelijke proces en het model proces worden vergeleken. Zo kan op basis van data een feitelijke analyse gedaan worden van de werkelijke uitvoering van een bepaald proces, en hoe dit wel of niet strookt met de ‘happy flow’.

Process mining voorbeeld: expectation vs reality

In bovenstaande figuur zie je een voorbeeld van het verschil tussen de ‘happy flow” en de realiteit. Door actie te ondernemen op de afwijkingen kan het proces geoptimaliseerd worden. En dit kan leiden tot verschillende voordelen.

Process mining in de praktijk

Een concreet voorbeeld is een casus van AkzoNobel. De effectiviteit van het inkoopproces moest beter en er miste een visuele weergave van de inkoopprocessen. Bijvoorbeeld van het handmatig aanpassen van inkooporders. Er waren afwijkingen, maar de oorzaak van de afwijkingen was niet duidelijk. Omdat handmatig op individuele afwijkingen inzoomen tijdrovend is, heeft het bedrijf gekozen voor process mining.

Hieruit bleek dat 18% van alle transacties onnodig handwerk vergde. Waarop per oorzaak een gerichte verbeteractie is ondernomen, onderbouwd met de feitelijke data vanuit process mining. Het resultaat was dat één vijfde van de facturen die eerst handmatig aangepast werden, nu de ‘happy flow’ volgt. En dat na twee jaar het aantal tijdig uitgevoerde betalingen met 20% is toegenomen.

Het voorbeeld van AkzoNobel laat zien dat de vervolgstappen minstens zo belangrijk zijn als de constatering van de afwijkingen. In de wereld van procesoptimalisatie is process mining uitermate geschikt als verkenner voor automatisering. In beschikbare data kan bijvoorbeeld gericht gezocht worden naar knelpunten die veroorzaakt worden door frequent repeterende (handmatige) handelingen. Deze kun je optimaliseren door verschillende digitale tools te gebruiken.

Tot slot

Samenvattend geeft process mining op basis van data inzicht in de afwijkingen binnen bedrijfsprocessen en dit kan gebruikt worden voor procesoptimalisatie.